Rapat dapat menjadi sesuatu yg sangat byk menyita waktu,
 Bagaimana untuk membuat meeting kita lebih produktif.
   Jika Anda  memiliki banyak meeting dlm hari hari kerja anda, beruntunglah… 
Anda berada di perusahaan yang baik.
 Seorang profesor Harvard Business School memperkirakan bahwa kurang lbh 11 juta pertemuan berlangsung setiap hari nya. 

Namun sepertiga nya sayangnya tidak produktif , 

Lbh mengejutkan lagi bila ditimbang dgn kerugian uang dari waktu yg dihabiskan utk meeting tersebut.

Dalam studi tahun 2014 tentang penggunaan waktu, 
Bain & Company menemukan bahwa hanya meeting level manajer tingkat menengah per minggu bisa menghabiskan biaya organisasi sebanyak $ 15 juta per tahun. 
Refer dari man hour per person yg harusnya bisa menjadi bernilai utk fokus ke activity business yg lain.

Dalam upaya untuk tidak mem buang waktu lagi-atau uang- dari pertemuan sia-sia,  
Dibawah  tips dari ahli untuk membuat pertemuan lebih produktif.

PASTIKAN  TUJUAN  / objectives  CLEAR Jelas.
 Pertanyaan sederhana yg harus dikemukakan: Apa yang harus kita capai?
Sebelum meeting invitation,
Pertimbangkan

Apakah  email , diskusi one to one dan telepon conference sudah kita lakukan.
Persiapkan semua dgn matang, apa input dan output dari meeting tersebut.
“Untuk menghasilkan ide-ide, untuk membuat keputusan, untuk mendapatkan buy-in dan menciptakan ownership accountability tanggung jawab, 
untuk menjawab pertanyaan tentang  inisiatif yang  datang, atau jika tujuannya adalah untuk mencari solusi dr problem yg muncul , untuk mengimplementasikan koordinasi sesuatu kebijakan, 

Buatlah meeting invitation dgn profesional jangan seadanya
Reservasi lah ruang meeting jgn meeting tanpa reservasi atau tanpa seijin yg sdh reserved.

Inti dari meeting adalah persiapan !

Jgn mendadak, key person hrs anda ty apakah bisa hadir agar meeting maksimal.

Persiapkan Buatlah presentasi , data tepat utk meeting.

Kenali audience cara penyampaian meeting
Buatlah daftar hadir.

Persiapkan minutes of meeting, jgn pernah meeting tanpa MOM.
Meeting maksimal bila hasil dari meeting difollow up dan dimonitor kelanjutannya.
Akhiri meeting dgn kesimpulan agar  audience satu pages satu pemahaman.
Inti dari meeting adalah output dari meeting bukan hanya meeting itu saja. 

Tindakan follow up action dr meeting itulah yg diharapkan.
Kendalikan meeting, dgn bersemangat.

Pancing semua orng utk berpendapat, everyone is an important.

Fokus, KEEP IT simple, PASTIKAN hanya orang yg berkepentingan utk  MENGHADIRI

Pertemuan dengan kelompok besar cenderung membuat meeting terjebak.

Arah meeting menjadi sering bias dan tdk fokus, bila anda ingin mengadakan meeting besar pastikan ada meeting2 pendahulu yg jelas dan ada arah keputusan.
  kelompok yang lebih kecil , lebih efisien, terutama ketika pembuat keputusan yang tepat duduk di meja.

SET WAKTU, dan ukur rinci dgn timer.

Disiplin tepat waktu,

Keterlambatan satu peserta, membuat beberapa bagian meeting harus diulang, akibatnya menjadi molor dan tdk efisien.
Pembiasaan keterlambatan akan menjadi  alasan dari culture di banyak organisasi.
Agenda anda harus jelas dan set duration, per agenda nya. 

Dlm satu meeting ada beberapa agenda, anda harus tentukan jelas agenda dan duration waktu yg disediakan utk membahas agenda tersebut.

Untuk menjaga orang di jalur tepat, banyak perusahaan telah mengadopsi pengaturan timer sehingga pertemuan memiliki akhir yang jelas ketika bel berbunyi. 
Harvard Business Review juga memiliki kalkulator biaya sehingga peserta dapat membuat koneksi yang lebih jelas antara waktu dan uang.

PENGATURAN TEMPAT DUDUK, atau bahkan tanpa tempat duduk.

Setelah Anda punya mereka di ruang, penting untuk diingat bahwa lingkaran yang lebih kondusif untuk kolaborasi. Duduk di baris dapat membuat orang lebih kompetitif, menurut sebuah studi dari dua sekolah bisnis Kanada.
Lebih baik lagi, membebaskan mereka dari duduk  dan tidak duduk di kursi.

Stand-up pertemuan melayani tujuan ganda: Menjaga orang di kaki mereka adalah sehat (sindrom kematian menetap dihindari) dan memotong waktu.
 Kita manusia lebih memilih untuk duduk dan mendengarkan atau sebaliknya, sehingga semakin lama kita berdiri, semakin gelisah kita dapatkan. 
Sains menemukan bahwa kelompok yang berdiri lebih bersemangat untuk bekerja sama, juga.

Singkirkan  laptop dan telepon

Gangguan yang menelepon, terutama ketika peserta dapat bersembunyi di balik layar. catatan tulisan tangan, meskipun, bisa menjadi keuntungan bagi perhatian dan retensi apa yang sedang dibahas. Sebuah studi mahasiswa yang mengambil catatan dengan tangan vs mereka yang diketik menemukan bahwa mereka yang menggunakan pena dan kertas memiliki recall konseptual yang lebih baik.

MEMBUAT AGENDA KERJA
Banyak pertemuan tidak produktif karena agenda ini hanya dibahas bukannya berubah menjadi tindakan. Satu saran untuk memerangi waktu yang terbuang ini adalah untuk mengubah item ke pertanyaan.
Pemimpin yang cerdas, Smarter Tim penulis Roger Schwarz menyarankan:

Jangan menulis: “Diskusikan jadwal Video”

Ttp  menulis: “Kapan video selesai?”

Dengan cara ini, semua orang tahu apa tujuan yang ingin dicapai.