Bagaimana Memperbaiki Tiga Masalah terbesar dalam Manajemen Proyek  yang dihadapi Bisnis Anda
Oleh Maren Hogan

Ketika kantor cabang pertama kali dimulai, saya adalah satu-satunya manajer proyek. Saat itu, staf saya tidak cukup berkembang untuk mengelola proyek sendiri. 
Tapi seiring bisnis telah berkembang, begitu juga kebutuhan saya untuk mendelegasikan.

 Bisnis lain mungkin terkait dengan ini, karena 97% organisasi percaya bahwa manajemen proyek sangat penting bagi kesuksesan dan kinerja bisnis organisasi. 

Sesuatu yang sangat penting bagi kesuksesan,  usaha kecil tidak boleh dianggap enteng, dan proses manajemen proyek yang salah dapat menghancurkan pertumbuhan bisnis secara keseluruhan.

Masalah Nomor 1: Tim Anda Tidak Mengerti Proyek

Salah satu masalah yang paling jelas terjadi saat tim Anda tidak mengerti proyeknya.
 Ini adalah hasil dari kurangnya komunikasi antara manajemen puncak, manajer proyek dan Anda. 
Sebagai pemilik perusahaan, adalah tugas Anda untuk memastikan tim manajemen dan manajer proyek Anda (PM) dilengkapi dengan alat yang mereka butuhkan untuk mendapatkan informasi yang akurat mengenai proyek tersebut.
  Anda perlu memastikan bahwa mereka memiliki semua yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan proyek.
 Apakah mereka memerlukan akses ke file, faktur, proposal klien, informasi anggaran atau jaminan komunikasi klien, pastikan PM Anda mengetahui cara mengakses informasi yang sesuai.

Soal No. 2: Manajer Proyek  Terlalu Santai Atau Tegang
Tidak semua orang bisa menjadi manajer proyek, dan memiliki seseorang yang terlalu lemah tentang tenggat waktu atau pekerjaan yang perlu dilibatkan membuat tim Anda menganggur dan frustrasi. 
Di sisi lain, seorang manajer proyek yang terlalu kaku dan micromanaging bisa membanjiri dan mendemotivasi tim Anda. 
Jika Anda memiliki pemula manajemen proyek, pastikan untuk memberikan evaluasi rekan sebaya yg lbh senior,
 Ini akan memberi Anda pandangan 360 derajat tentang bagaimana tim benar-benar tampil bersama, terutama PM.

 Pertanyaan yang harus Anda tanyakan meliputi:

Apakah manajer proyek Anda membantu dan bersedia membantu informasi yang tidak dapat Anda temukan sendiri?

Apakah manajer proyek Anda positif dan optimis tentang proyek ini?

Apakah mudah bagi Anda untuk menghubungi dan berkomunikasi dengan manajer proyek Anda?

Ajukan pertanyaan terbuka dan mintalah anggota tim untuk membagikan pengalaman mereka. 
Informasi ini akan membantu Anda menetapkan proyek masa depan, dan Anda akan melihat bahwa setiap PM memiliki gaya mereka sendiri – yang dapat bekerja dengan baik dengan gaya proyek yang spesifik.

Masalah No. 3:  target Waktu   yg Tidak realistik
Jika PM Anda tidak dapat membayangkan gambaran besarnya dan memahami beban kerja tim, maka proyek tidak akan selesai pada batas akhir. 
PM harus dapat melihat bahwa setiap anggota tim berkontribusi pada setiap proyek yang sedang berjalan dan meramalkan hasil akhirnya. 
Saya melihat perubahan yang paling banyak terjadi dalam jadwal proyek, dan memasuki praktik mendorong tenggat waktu kembali bisa menjadi mimpi buruk bagi produktivitas tim (dan pada akhirnya reputasi perusahaan Anda).
Meskipun Anda membutuhkan cukup waktu untuk memberikan pekerjaan yang melebihi harapan klien Anda, Anda juga perlu tahu di mana dan bagaimana Anda bisa mendapatkannya. 
Mintalah bantuan perangkat lunak manajemen proyek  yang memungkinkan manajer proyek menetapkan tugas, menetapkan tenggat waktu dan memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Karyawan kemudian dapat melacak waktu mereka, dan PM dapat memperoleh laporan terperinci mengenai setiap proyek untuk melihat apakah perkiraan tersebut terlalu tinggi (atau meremehkan) proyek tertentu.
Jika Anda sudah memiliki atau berpikir untuk mendelegasikan manajemen proyek, waspadalah terhadap ketiga isu ini. Jadilah proaktif dalam memperbaiki masalah ini, dan pertimbangkan bagaimana perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu Anda. 

Jangan lupa untuk melakukan peer review setelah proyek selesai, dan berikan akses PM Anda ke semua informasi penting yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
 Bagaimanapun, kesuksesan bisnis Anda pada akhirnya tergantung pada kinerja tim Anda.