Pelajari Dasar-Dasar membuat Email secara Efektif

Walaupun banyak media Komunikasi yang saat ini ada seperti chat, phone, video conference, namun email tetap sangat vital digunakan dalam berkomunikasi terutama untuk formal.

Trend dalam bisnis, setiap orang dituntut untuk productive, artinya ketika kita melakukan sesuatu harus tepat, tujuannya bisa diraih maksimal dengan waktu yang singkat.

Menulis email adalah hal basic yang harus kita pahami dan terapkan dalam kegiatan kerja kita.

Terlebih, bekerja dari jarak jauh adalah bagian dari rutinitas rutin banyak orang, kemampuan Anda untuk berkomunikasi memegang peranan sangat lebih penting daripada sebelumnya. Meskipun komunikasi memiliki banyak bentuk, email tetap menjadi cara populer untuk terhubung dengan orang lain.

Email yang efektif adalah:

  • Dapat ditindaklanjuti: Setelah membacanya, Penerima paham, tahu apa yang harus dilakukan selanjutnya, dan kapan deadlinenya.

Kebiasaan kita setiap menerima email, setiap ditanya hanya memberikan jawaban sudah dibaca artinya kita akan membaca lagi, dan baru akan follow up.

  • Email yang efektif adalah Anda tidak perlu membaca ulang. Mereka sampai pada intinya.
  • Mudah dibaca: ditulis dengan cara percakapan.
  • Tulis Subjek atau judul Email Anda dengan tepat.

Tulis Subjek atau judul Email Anda dengan tepat.

Baris subjek email Anda adalah peluang terbaik pertama Anda untuk menjadi efektif. Jika baris subjek email tidak efektif tidak jelas, orang akan tidak termotivasi untuk membaca email secara keseluruhan.

contoh:

Tidak effectiveEffective
RequestReview: Proposal for Project Zs (due 6/1)
Approval RequestApproval Needed: Contract for Project QW (due 2 June 2020)
Kerja BaktiKerja Bakti: Perapihan Lingkungan (3 aug 2918)
  • Penting! Jangan Mulai Setiap Subjek Email dengan “Penting!” atau Urgent.

Anda harus menyimpan “Penting!” untuk email yang benar-benar penting. Jika Anda terlalu sering menggunakan ini di baris subjek email Anda, orang tidak akan lagi menganggap email Anda penting, dan menganggap semua email anda adalah biasa saja.

  • Pendek: Singkat, tidak mengandung detail yang tidak perlu.

Singkat, jelas, padat. Jangan menggunakan bahasa yang bertele, dan susah dipahami. Gunakan bahasa umum, langsung pada titik utama points yg ingin disampaikan

Email yang panjang tidak bisa dibaca, tidak peduli seberapa bagus tulisannya. Email yang baik mengikuti struktur dasar ini:

• Pendahuluan: Siapa Anda

• Konteks: Mengapa Anda menulis email

• Ajakan untuk bertindak: Apa yang Anda butuhkan dan kapan Anda membutuhkannya

Misalnya:

Hi Bonnie,

(Siapa anda)

Semoga anda dalam keadaan sehat, Perkenalkan saya dari bagian Marketing.

(Konteks.)

Kami akan mengadakan event marketing di Plaza X, untuk itu kami meminta waktu membahas detail apa yang kami butuhkan untuk hal itu.

(Call to action)

Event itu akan kami selenggarakan tanggal 2 June 1020, kami harapkan dua minggu sebelum hari H semua sudah siap persiapannya, Kami ingin bertemu anda lusa untuk memulai persiapannya. Terimakasih banyak sebelumnya untuk supportnya

Best regards,

  • Email Panjang
    • Terkadang , Anda perlu menulis sesuatu yang lebih panjang. Tetapi itu tidak berarti bahwa email Anda harus sulit diurai. Jika email Anda panjang, cobalah kiat ini untuk memandu pembaca Anda melalui konten:
      • Pisahkan setiap bagian, gunakan cara yang menarik yang bisa memikat orang.
      • Pemformatan: Gunakan huruf tebal, miring, garis bawah, atau ukuran font untuk menarik perhatian.
      • Emoji: Gunakan satu atau dua emoji. Jangan berlebihan — sedikit demi sedikit. Dan pilih emoji yang sesuai dan terjemahkan dengan baik, seperti bintang, jam, atau tanda centang.
    • Saat ini, banyak email dibaca di perangkat seluler, yang membuat paragraf panjang lebih sulit dibaca. Oleh itu buat email Anda lebih mudah diurai: anda bisa tes dengan mengirim ke email anda, lalu anda coba baca di gadget anda.

  • Berikan email dengan cara human, mudah dipahami, bukan seperti bahasa mesin.
    • Bahasa formal dan kaku adalah cara termudah untuk mengasingkan pembaca Anda. Selalu sampaikan apresiasi dan permintaan terimakasih, Atau  mereka tidak akan membaca email Anda, atau menanggapi permintaan Anda.

Jadi bagaimana Anda bisa membuat tulisan Anda kurang formal dan lebih manusiawi?

• Bacalah dengan lantang: Dengarkan bunyinya. Jika kedengarannya terlalu kaku, ubahlah menjadi lebih baik, Tulis dengan cara menarik: Jadilah percakapan dan otentik. Orang merespons keaslian.

• Hapus jargon dan singkatan yang berlebihan.

Misal seperti dibawah, gunakan bahasa yang lebih mudah, untuk semua orang, tidak berarti tidak boleh, anda bisa gunakan bila anda mengenal benar audience anda.

Buy-inAgreement; support; approval
Deep diveAnalysis; detailed description
All on the same pageAgree; understand; align
Circle backCome/get back to this; revisit
DeliverableOutput; product; result; document; work product
Double clickSee next level of detail
Drill downGet more details; learn more; inspect or explore
Ducks in a rowPrepared; organized; assemble
  • Sampaikan Email dengan Profesional dan memenuhi Etika
    • Anda harus paham siapa yang anda kirim, Jangan mengunakan kata kata yang terlalu akrab walaupun anda sekalipun sangat dekat, Email adalah bahasa formal dalam bisnis, hormati secara benar benar dan sampaikan secara tepat, isi email mencerminkan kadar professional anda.
    • Bila anda ingin non formal, gunakan media Komunikasi lain seperti Wa, ms teams dll.
  • Kirim email secara tepat.
    • Fokus  pada sasaran: Jangan kirim email kepada semua orang, Mulailah dengan yang terpenting.
    • Menangani email massal dengan hati-hati: Saat Anda mengirim email ke grup besar, gunakan daftar distribusi terbatas, di mana hanya orang-orang tertentu yang dapat membalas seluruh grup, atau letakkan seluruh daftar distribusi di BCC, untuk mencegah orang orang reply ke  semua orang.
    • Jangan balas reply to all, pilih ke orang yang anda anggap tepat, untuk anda balas.
    • Pilih to,cc,bcc  dalam email yang anda kirim dengan tepat, jangan misalnya satu email group yang tidak berkaitan anda kirim juga, ingat email punya resiko keamanan data yg terbatas, orang bisa bebas mem forward ke orang lain, competitor dll. Selain itu mengirim email ke banyak orang akan membuat orang terganggu bila tdk berkepentingan, karena mereka telah menggunakan waktunya utk membaca namun tidak ada hubungannya, mengirim email kebanyak orang juga akan menyibukkan anda, bila ada yang me reply all, dan membuat arah email bisa kemana mana, tidak fokus.
    • Selalu cc atasan atau superior anda, agar tidak merasa dilewati dan juga bisa mengawasi cara kerja kita.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s