Metode komunikasi dalam project management

Informasi adalah content yang ingin di sampaikan.

Komunikasi tidak hanya informasi tapi juga satu kesatuan dengan media atau channel dalam penyampaian.

Encoding, transmit dan decoding.
Prinsip dasar sederhana bagaimana komunikasi di sampaikan.

Jika pesan yang didekodekan yang diterima sama dengan yang dimaksudkan pengirim, komunikasi akan berhasil.

Untuk meningkatkan probabilitas bahwa komunikasi yang berhasil akan terjadi, sebuah pesan harus dikodekan sedemikian rupa sehingga pengalaman pengirim tentang bagaimana sinyal harus diterjemahkan diterjemahkan setara dengan pengalaman penerima tentang cara seharusnya diterjemahkan.

Dalam situasi ini, probabilitas lebih tinggi bahwa penerima akan menginterpretasikan sinyal sebagaimana dimaksud oleh pengirim.

Dalam prakteknya ada byk hal untuk memastikan komunikasi adalah berhasil.

Menjadi sangat komplek ketika era Omni channels seperti saat ini.

Sama informasi, beda channels akan menyasar target yang berbeda.

Sama informasi beda penyampaian akan beda persepsi.

Apalagi beda informasi.

Oleh itu Pesan harus benar benar tepat arti nya dan kemudian feedback, respons harus sesuai yang di inginkan.

Manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk berpikir secara logis dan berkomunikasi secara efektif.

Komunikasi interpersonal ada tiga bentuk: verbal/lisan, nonverbal, dan tertulis (atau grafik).

Komunikasi lisan.

Kemampuan kita untuk berbicara — untuk mengemukakan gagasan dan penekanan emosi dengan menggunakan simbol yang dipahami bersama — adalah jenis komunikasi yang kuat.

Dalam manajemen proyek, seperti di tempat lain, digunakan untuk mengirimkan informasi, penjelasan, dan instruksi dalam waktu singkat atau dalam situasi yang sangat interaktif.

Negosiasi, misalnya, sering dilakukan secara lisan sebelum diselesaikan, dan melalui komunikasi verbal pihak negosiasi dapat saling memahami masalah dan posisi masing-masing.

Dalam komunikasi verbal, pilihan kata dan kejelasan ekspresi penting untuk menyampaikan makna yang tepat dan mencapai dampak yang diinginkan.

Komunikasi verbal efektif dalam lingkungan proyek karena memungkinkan:

* Pertukaran informasi yang tepat waktu
• Umpan balik yang cepat
• Transmit pesan yang segera

Namun, ada beberapa kelemahan komunikasi verbal, terutama dalam proyek-proyek kompleks di mana jargon teknis membuatnya sulit untuk dipahami oleh orang luar dan personel nonteknis.

Manajer proyek harus mengenali keterbatasan komunikasi verbal ketika berkomunikasi dengan publik, pemangku kepentingan eksternal, tenaga pemasaran dan manajemen puncak, dan menggunakan bahasa yang sesuai atau jenis komunikasi alternatif. Gunakan bahasa yang paling mudah di pahami, hindari istilah2 teknik yang membuat salah paham.

Make simple things to understand. Breakdown complex issues into simple understanding things.

Presentasi atau komunikasi verbal / lisan yang efektif biasanya berisi tiga tahap atau bagian, masing-masing memiliki tujuan tertentu:

• Pendahuluan
(Beri tahu mereka apa yang akan Anda katakan)
• Penjelasan (Beri tahu mereka)
• Ringkasan (Katakan apa yang Anda katakan).

Rencana penulisan ini kadang-kadang disebut sebagai format “ABC”: Abstrak (pengantar), Badan (penjelasan) dan Kesimpulan (ringkasan).

Setiap tahap dapat dipecah menjadi berbagai kegiatan yang harus dilakukan.

Komunikasi nonverbal.

Ini merujuk pada penyandian pesan tanpa menggunakan kata-kata.
Gerakan, nada suara, ekspresi wajah, dan bahasa tubuh.
Secara umum, interpretasi penerima terhadap pesan didasarkan tidak hanya pada kata-kata dalam pesan, tetapi juga pada perilaku nonverbal pengirim.

Dalam situasi komunikasi interpersonal dalam proyek. faktor nonverbal umumnya memiliki pengaruh lebih besar terhadap dampak total suatu pesan daripada faktor verbal.

Dinamika ini diekspresikan dalam formula yang dikembangkan oleh Albert Meharabian:

Selain nada vokal dan ekspresi wajah, gerakan, jenis kelamin, dan pakaian juga dapat memengaruhi dampak pesan verbal.

Untuk mencapai komunikasi interpersonal yang sukses, manajer proyek harus menggunakan bahan nonverbal untuk melengkapi bahan pesan verbal.

Manajer proyek dapat menggabungkan faktor verbal dan nonverbal tetapi harus berhati-hati agar keduanya tidak menyajikan pesan kontradiktif.

Misalnya, dalam pertemuan proyek, jika kata-kata manajer proyek menyiratkan persetujuan tetapi faktor nonverbal menyatakan ekspresi ketidaksetujuan.

Merencanakan Presentasi Anda.

Konsep modern saat ini adalah memulai dengan bercerita, cerita akan memberikan pandangan menarik tentang isi yang anda sampaikan.

Langkah 1: Beri tahu mereka apa yang akan Anda beri tahu mereka
(Pendahuluan atau Abstrak) Dapatkan perhatian audiens.

Bangkitkan minat mereka.
Perkenalkan diri Anda, Ide Anda, dan tujuan Anda.

Langkah 2: Beri tahu mereka
(Penjelasan atau Badan)
Kembangkan ide Anda secara logis: gunakan contoh.
Beritahu audiens Anda bagaimana Ide berhubungan dengan mereka.
Gunakan bahasa yang bisa dipahami audiens Anda.

Tetap dalam jalur; singkat.

Gunakan alat bantu visual.
Undang pertanyaan dan komentar (umpan balik).

Langkah 3: Katakan apa yang Anda katakan kepada mereka (Ringkasan atau Kesimpulan)
Nyatakan ulang ide Anda: ingatkan audiens bagaimana manfaatnya atau
mempengaruhi mereka.

Ajukan pertanyaan: ajukan juga pertanyaan untuk memverifikasi bahwa
audiens memahami Anda.

Buat panggilan untuk bertindak.
Semua adalah ujung ujungnya untuk bergerak, apa yang anda sampaikan baru akan bermakna apabila ada tindakan.

Dan tindakan membutuhkan metode komunikasi yang tepat untuk memacu produktifitas , kualitas serta reputasi.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s