Category Archives: communication

Pelajari Dasar-Dasar membuat Email secara Efektif

Posted on by
Reply

Walaupun banyak media Komunikasi yang saat ini ada seperti chat, phone, video conference, namun email tetap sangat vital digunakan dalam berkomunikasi terutama untuk formal.

Trend dalam bisnis, setiap orang dituntut untuk productive, artinya ketika kita melakukan sesuatu harus tepat, tujuannya bisa diraih maksimal dengan waktu yang singkat.

Menulis email adalah hal basic yang harus kita pahami dan terapkan dalam kegiatan kerja kita.

Terlebih, bekerja dari jarak jauh adalah bagian dari rutinitas rutin banyak orang, kemampuan Anda untuk berkomunikasi memegang peranan sangat lebih penting daripada sebelumnya. Meskipun komunikasi memiliki banyak bentuk, email tetap menjadi cara populer untuk terhubung dengan orang lain.

Email yang efektif adalah:

  • Dapat ditindaklanjuti: Setelah membacanya, Penerima paham, tahu apa yang harus dilakukan selanjutnya, dan kapan deadlinenya.

Kebiasaan kita setiap menerima email, setiap ditanya hanya memberikan jawaban sudah dibaca artinya kita akan membaca lagi, dan baru akan follow up.

  • Email yang efektif adalah Anda tidak perlu membaca ulang. Mereka sampai pada intinya.
  • Mudah dibaca: ditulis dengan cara percakapan.
  • Tulis Subjek atau judul Email Anda dengan tepat.

Tulis Subjek atau judul Email Anda dengan tepat.

Baris subjek email Anda adalah peluang terbaik pertama Anda untuk menjadi efektif. Jika baris subjek email tidak efektif tidak jelas, orang akan tidak termotivasi untuk membaca email secara keseluruhan.

contoh:

Tidak effectiveEffective
RequestReview: Proposal for Project Zs (due 6/1)
Approval RequestApproval Needed: Contract for Project QW (due 2 June 2020)
Kerja BaktiKerja Bakti: Perapihan Lingkungan (3 aug 2918)
  • Penting! Jangan Mulai Setiap Subjek Email dengan “Penting!” atau Urgent.

Anda harus menyimpan “Penting!” untuk email yang benar-benar penting. Jika Anda terlalu sering menggunakan ini di baris subjek email Anda, orang tidak akan lagi menganggap email Anda penting, dan menganggap semua email anda adalah biasa saja.

  • Pendek: Singkat, tidak mengandung detail yang tidak perlu.

Singkat, jelas, padat. Jangan menggunakan bahasa yang bertele, dan susah dipahami. Gunakan bahasa umum, langsung pada titik utama points yg ingin disampaikan

Email yang panjang tidak bisa dibaca, tidak peduli seberapa bagus tulisannya. Email yang baik mengikuti struktur dasar ini:

• Pendahuluan: Siapa Anda

• Konteks: Mengapa Anda menulis email

• Ajakan untuk bertindak: Apa yang Anda butuhkan dan kapan Anda membutuhkannya

Misalnya:

Hi Bonnie,

(Siapa anda)

Semoga anda dalam keadaan sehat, Perkenalkan saya dari bagian Marketing.

(Konteks.)

Kami akan mengadakan event marketing di Plaza X, untuk itu kami meminta waktu membahas detail apa yang kami butuhkan untuk hal itu.

(Call to action)

Event itu akan kami selenggarakan tanggal 2 June 1020, kami harapkan dua minggu sebelum hari H semua sudah siap persiapannya, Kami ingin bertemu anda lusa untuk memulai persiapannya. Terimakasih banyak sebelumnya untuk supportnya

Best regards,

  • Email Panjang
    • Terkadang , Anda perlu menulis sesuatu yang lebih panjang. Tetapi itu tidak berarti bahwa email Anda harus sulit diurai. Jika email Anda panjang, cobalah kiat ini untuk memandu pembaca Anda melalui konten:
      • Pisahkan setiap bagian, gunakan cara yang menarik yang bisa memikat orang.
      • Pemformatan: Gunakan huruf tebal, miring, garis bawah, atau ukuran font untuk menarik perhatian.
      • Emoji: Gunakan satu atau dua emoji. Jangan berlebihan — sedikit demi sedikit. Dan pilih emoji yang sesuai dan terjemahkan dengan baik, seperti bintang, jam, atau tanda centang.
    • Saat ini, banyak email dibaca di perangkat seluler, yang membuat paragraf panjang lebih sulit dibaca. Oleh itu buat email Anda lebih mudah diurai: anda bisa tes dengan mengirim ke email anda, lalu anda coba baca di gadget anda.

  • Berikan email dengan cara human, mudah dipahami, bukan seperti bahasa mesin.
    • Bahasa formal dan kaku adalah cara termudah untuk mengasingkan pembaca Anda. Selalu sampaikan apresiasi dan permintaan terimakasih, Atau  mereka tidak akan membaca email Anda, atau menanggapi permintaan Anda.

Jadi bagaimana Anda bisa membuat tulisan Anda kurang formal dan lebih manusiawi?

• Bacalah dengan lantang: Dengarkan bunyinya. Jika kedengarannya terlalu kaku, ubahlah menjadi lebih baik, Tulis dengan cara menarik: Jadilah percakapan dan otentik. Orang merespons keaslian.

• Hapus jargon dan singkatan yang berlebihan.

Misal seperti dibawah, gunakan bahasa yang lebih mudah, untuk semua orang, tidak berarti tidak boleh, anda bisa gunakan bila anda mengenal benar audience anda.

Buy-inAgreement; support; approval
Deep diveAnalysis; detailed description
All on the same pageAgree; understand; align
Circle backCome/get back to this; revisit
DeliverableOutput; product; result; document; work product
Double clickSee next level of detail
Drill downGet more details; learn more; inspect or explore
Ducks in a rowPrepared; organized; assemble
  • Sampaikan Email dengan Profesional dan memenuhi Etika
    • Anda harus paham siapa yang anda kirim, Jangan mengunakan kata kata yang terlalu akrab walaupun anda sekalipun sangat dekat, Email adalah bahasa formal dalam bisnis, hormati secara benar benar dan sampaikan secara tepat, isi email mencerminkan kadar professional anda.
    • Bila anda ingin non formal, gunakan media Komunikasi lain seperti Wa, ms teams dll.
  • Kirim email secara tepat.
    • Fokus  pada sasaran: Jangan kirim email kepada semua orang, Mulailah dengan yang terpenting.
    • Menangani email massal dengan hati-hati: Saat Anda mengirim email ke grup besar, gunakan daftar distribusi terbatas, di mana hanya orang-orang tertentu yang dapat membalas seluruh grup, atau letakkan seluruh daftar distribusi di BCC, untuk mencegah orang orang reply ke  semua orang.
    • Jangan balas reply to all, pilih ke orang yang anda anggap tepat, untuk anda balas.
    • Pilih to,cc,bcc  dalam email yang anda kirim dengan tepat, jangan misalnya satu email group yang tidak berkaitan anda kirim juga, ingat email punya resiko keamanan data yg terbatas, orang bisa bebas mem forward ke orang lain, competitor dll. Selain itu mengirim email ke banyak orang akan membuat orang terganggu bila tdk berkepentingan, karena mereka telah menggunakan waktunya utk membaca namun tidak ada hubungannya, mengirim email kebanyak orang juga akan menyibukkan anda, bila ada yang me reply all, dan membuat arah email bisa kemana mana, tidak fokus.
    • Selalu cc atasan atau superior anda, agar tidak merasa dilewati dan juga bisa mengawasi cara kerja kita.

Metode komunikasi dalam project management

Posted on by
Reply

Informasi adalah content yang ingin di sampaikan.

Komunikasi tidak hanya informasi tapi juga satu kesatuan dengan media atau channel dalam penyampaian.

Encoding, transmit dan decoding.
Prinsip dasar sederhana bagaimana komunikasi di sampaikan.

Jika pesan yang didekodekan yang diterima sama dengan yang dimaksudkan pengirim, komunikasi akan berhasil.

Untuk meningkatkan probabilitas bahwa komunikasi yang berhasil akan terjadi, sebuah pesan harus dikodekan sedemikian rupa sehingga pengalaman pengirim tentang bagaimana sinyal harus diterjemahkan diterjemahkan setara dengan pengalaman penerima tentang cara seharusnya diterjemahkan.

Dalam situasi ini, probabilitas lebih tinggi bahwa penerima akan menginterpretasikan sinyal sebagaimana dimaksud oleh pengirim.

Dalam prakteknya ada byk hal untuk memastikan komunikasi adalah berhasil.

Menjadi sangat komplek ketika era Omni channels seperti saat ini.

Sama informasi, beda channels akan menyasar target yang berbeda.

Sama informasi beda penyampaian akan beda persepsi.

Apalagi beda informasi.

Oleh itu Pesan harus benar benar tepat arti nya dan kemudian feedback, respons harus sesuai yang di inginkan.

Manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk berpikir secara logis dan berkomunikasi secara efektif.

Komunikasi interpersonal ada tiga bentuk: verbal/lisan, nonverbal, dan tertulis (atau grafik).

Komunikasi lisan.

Kemampuan kita untuk berbicara — untuk mengemukakan gagasan dan penekanan emosi dengan menggunakan simbol yang dipahami bersama — adalah jenis komunikasi yang kuat.

Dalam manajemen proyek, seperti di tempat lain, digunakan untuk mengirimkan informasi, penjelasan, dan instruksi dalam waktu singkat atau dalam situasi yang sangat interaktif.

Negosiasi, misalnya, sering dilakukan secara lisan sebelum diselesaikan, dan melalui komunikasi verbal pihak negosiasi dapat saling memahami masalah dan posisi masing-masing.

Dalam komunikasi verbal, pilihan kata dan kejelasan ekspresi penting untuk menyampaikan makna yang tepat dan mencapai dampak yang diinginkan.

Komunikasi verbal efektif dalam lingkungan proyek karena memungkinkan:

* Pertukaran informasi yang tepat waktu
• Umpan balik yang cepat
• Transmit pesan yang segera

Namun, ada beberapa kelemahan komunikasi verbal, terutama dalam proyek-proyek kompleks di mana jargon teknis membuatnya sulit untuk dipahami oleh orang luar dan personel nonteknis.

Manajer proyek harus mengenali keterbatasan komunikasi verbal ketika berkomunikasi dengan publik, pemangku kepentingan eksternal, tenaga pemasaran dan manajemen puncak, dan menggunakan bahasa yang sesuai atau jenis komunikasi alternatif. Gunakan bahasa yang paling mudah di pahami, hindari istilah2 teknik yang membuat salah paham.

Make simple things to understand. Breakdown complex issues into simple understanding things.

Presentasi atau komunikasi verbal / lisan yang efektif biasanya berisi tiga tahap atau bagian, masing-masing memiliki tujuan tertentu:

• Pendahuluan
(Beri tahu mereka apa yang akan Anda katakan)
• Penjelasan (Beri tahu mereka)
• Ringkasan (Katakan apa yang Anda katakan).

Rencana penulisan ini kadang-kadang disebut sebagai format “ABC”: Abstrak (pengantar), Badan (penjelasan) dan Kesimpulan (ringkasan).

Setiap tahap dapat dipecah menjadi berbagai kegiatan yang harus dilakukan.

Komunikasi nonverbal.

Ini merujuk pada penyandian pesan tanpa menggunakan kata-kata.
Gerakan, nada suara, ekspresi wajah, dan bahasa tubuh.
Secara umum, interpretasi penerima terhadap pesan didasarkan tidak hanya pada kata-kata dalam pesan, tetapi juga pada perilaku nonverbal pengirim.

Dalam situasi komunikasi interpersonal dalam proyek. faktor nonverbal umumnya memiliki pengaruh lebih besar terhadap dampak total suatu pesan daripada faktor verbal.

Dinamika ini diekspresikan dalam formula yang dikembangkan oleh Albert Meharabian:

Selain nada vokal dan ekspresi wajah, gerakan, jenis kelamin, dan pakaian juga dapat memengaruhi dampak pesan verbal.

Untuk mencapai komunikasi interpersonal yang sukses, manajer proyek harus menggunakan bahan nonverbal untuk melengkapi bahan pesan verbal.

Manajer proyek dapat menggabungkan faktor verbal dan nonverbal tetapi harus berhati-hati agar keduanya tidak menyajikan pesan kontradiktif.

Misalnya, dalam pertemuan proyek, jika kata-kata manajer proyek menyiratkan persetujuan tetapi faktor nonverbal menyatakan ekspresi ketidaksetujuan.

Merencanakan Presentasi Anda.

Konsep modern saat ini adalah memulai dengan bercerita, cerita akan memberikan pandangan menarik tentang isi yang anda sampaikan.

Langkah 1: Beri tahu mereka apa yang akan Anda beri tahu mereka
(Pendahuluan atau Abstrak) Dapatkan perhatian audiens.

Bangkitkan minat mereka.
Perkenalkan diri Anda, Ide Anda, dan tujuan Anda.

Langkah 2: Beri tahu mereka
(Penjelasan atau Badan)
Kembangkan ide Anda secara logis: gunakan contoh.
Beritahu audiens Anda bagaimana Ide berhubungan dengan mereka.
Gunakan bahasa yang bisa dipahami audiens Anda.

Tetap dalam jalur; singkat.

Gunakan alat bantu visual.
Undang pertanyaan dan komentar (umpan balik).

Langkah 3: Katakan apa yang Anda katakan kepada mereka (Ringkasan atau Kesimpulan)
Nyatakan ulang ide Anda: ingatkan audiens bagaimana manfaatnya atau
mempengaruhi mereka.

Ajukan pertanyaan: ajukan juga pertanyaan untuk memverifikasi bahwa
audiens memahami Anda.

Buat panggilan untuk bertindak.
Semua adalah ujung ujungnya untuk bergerak, apa yang anda sampaikan baru akan bermakna apabila ada tindakan.

Dan tindakan membutuhkan metode komunikasi yang tepat untuk memacu produktifitas , kualitas serta reputasi.

Meningkatkan Komunikasi interpersonal dalam project management.

Posted on by
Reply

Komunikasi memegang peranan penting dalam segala lini kehidupan, sukses atau tidaknya hubungan bergantung bagaimana komunikasi di jalin.

Bahkan dalam hubungan keluarga, pasangan dan teman, komunikasi menjadi hal utama.

Komunikasi Bukan saja apa yang Anda katakan, tapi bagaimana Anda mengatakannya.

Cara, ekspresi memberikan makna yang sangat berbeda.

Komunikasi adalah upaya dua arah, yang melibatkan transmisi informasi dan pemahaman dari satu orang atau kelompok ke orang lain melalui penggunaan bahasa yang saling dimengerti.

Simbol umum ini dapat berupa verbal atau nonverbal, tertulis, grafik, atau multimedia.

Dan itu dipengaruhi culture, budaya, gaya hidup.

Komunikasi menunjukkan pemimpin yang sebenar nya. Dalam keadaan genting, urgent situation, decisions, cara dan gaya menunjukkan komitment dari pemegang kekuasaan.

Informasi yang diwakili oleh simbol-simbol — yang dinyatakan sebagai pikiran, ide, subjects— hanya berguna jika cara menyampaikan, serta makna atau pengetahuan yang dipahami oleh penerima.

Oleh karena itu, baik pengirim dan penerima harus mencari saling pengertian yang tepat ketika berkomunikasi.

Dengan menggunakan keterampilan komunikasi, manajer proyek membantu merencanakan, mengarahkan, mengendalikan, dan mengoordinasikan operasi mereka sepanjang siklus hidup proyek atau project life cycle.
Dari persiapan, initiasi, mulai, pelaksanaan, monitoring, controlling, sampai project selesai.

Sebagian besar kegiatan komunikasi manajer proyek melibatkan komunikasi interpersonal dan komunikasi proyek, berbagi informasi dengan anggota tim proyek lain dan stakeholders atau pemangku kepentingan.

Pakar management, Peter Drucker menekankan pentingnya komunikasi bagi para manajer, dan menunjukkan bahwa kemampuan berkomunikasi sangat penting untuk kesuksesan.

Dia menyatakan bahwa efektivitas seseorang ditentukan oleh kemampuan seseorang untuk menjangkau orang lain melalui kata-kata yang diucapkan atau ditulis, dan kemampuan ini mungkin yang paling penting dari semua keterampilan yang harus dimiliki seseorang.

Dalam manajemen proyek, pentingnya komunikasi ditekankan oleh Sievert, yang mengatakan bahwa persentase tinggi dari gesekan, frustrasi dan ketidakefisienan dalam hubungan kerja dapat dilacak dari komunikasi yang buruk.

Dalam hampir setiap kasus, salah tafsir dari gambar desain, urutan perubahan yang disalahpahami, tanggal pengiriman yang terlambat, atau kegagalan untuk melaksanakan instruksi adalah hasil dari masalah dalam ber komunikasi.

Bahkan insinyur dan tenaga teknis biasanya menghabiskan 50-75 persen waktu mereka dalam berkomunikasi secara lisan — meskipun sebagian besar mengabaikan pentingnya aspek pekerjaan mereka ini.

Tujuan komunikasi interpersonal.

Semua komunikasi harus ditujukan untuk menghasilkan satu atau lebih tanggapan ini:

• Memahami makna dan maksud orang lain dengan tepat.

• Dipahami oleh orang lain.

• ide-ide atau pendapat yang berkualitas, dan dengan waktu yang tepat.

• Menghasilkan tindakan atau perubahan.

Semua tujuan ini menunjukkan bahwa, untuk memastikan bahwa pesan diterima dan dipahami dengan jelas, komunikasi dua arah diperlukan.

Ketika berkomunikasi dalam lingkungan proyek, baik pengirim dan penerima memiliki tugas untuk mencari pemahaman bersama — untuk dipahami dan dipahami.

Untuk mencapai pemahaman ini, setiap orang harus tahu arti dan niat orang lain.Ini membutuhkan umpan balik.

Satu atau kedua pihak tidak paham harus mengajukan pertanyaan untuk menentukan dengan tepat apa yang orang lain maksudkan.

Pengirim mungkin mendapatkan umpan balik ke pesan dengan meminta penerima dengan cara yang sopan dan professional (seperti apa yang dia pahami, daripada apakah dia mengerti) dan meminta penerima untuk merespons dengan cara yang akan mengungkapkan apakah pemahaman bersama telah tercapai atau tidak.

Simple tapi dalam praktek pelaksanaan sering diabaikan.

Culture, pengalaman, environment, pendidikan serta background industry sangat berpengaruh.

Kuncinya, aktif, proactive, sense of urgency dan memegang komitment tinggi.

Penghargaan kepada orang lain, berpikir positive juga sangat mempengaruhi anda menyampaikan komunikasi.

Cara Meningkatkan Kemampuan Komunikasi dalam mendengarkan

Posted on by
Reply

 

Mendengarkan adalah pondasi penting komunikasi, komunikasi adalah dua arah, bila anda ingin yang anda sampaikan sesuai yang anda maksud, maka anda harus bisa mendengarkan.

Sering kali orang berkata komunikasi dgn seseorang sangat susah, pertanyaannya apakah anda sudah bisa menangkap apa yang mereka sampaikan ?

 

Kiat tentang cara meningkatkan kemampuan Anda untuk tidak hanya mendengar apa yang dikatakan orang, tetapi untuk benar-benar mendengarkan. :

 

Pemahaman

Banyak kesalahpahaman dapat dihindari dengan beberapa pertanyaan sederhana. Jika Anda tidak yakin seratus persen apa yang dikatakan seseorang, cobalah untuk ulang kata-katanya dan tanyakan apakah itu yang mereka maksud.

Anda tidak akan terlihat bodoh

 

Image result for pinterest team goal gif

Matikan Ponsel Anda

Ini adalah dasar kesopanan, jika seseorang berbicara dengan Anda dan Anda sibuk update Instagram,

Sederhana, Anda tidak benar benar memperhatikan.

Mendengarkan bukan hanya telinga, menangkap, tapi lebih dari itu , itu perlu sikap,perhatian.

Sebagian besar komunikasi kita berasal dari lebih dari kata-kata,dan Anda tidak cukup memperhatikan seseorang untuk mendapatkan subteks.

Bahkan ketika berkomunikasi lewat ponsel

 

 

 

Tahan memaksakan opini anda.

 

“Mendengarkan membantu Anda menangani konflik, mengekspresikan rasa hormat dan menjadi pemimpin yang lebih baik,”. “Sayangnya, kebanyakan orang tidak ingat karena mereka tidak mendengarnya sejak awal.”

Tetapi ketika Anda mendiskusikan sesuatu, Anda tidak akan benar-benar dapat menerima apa yang dikatakan orang lain jika Anda tidak dapat melepaskan ide-ide Anda tentang apa yang mereka katakan lebih dulu.

Ada beberapa pendapat pribadi yang tidak pernah ingin lepaskan, tetapi jika Anda ingin benar-benar memahami sudut pandang seseorang, duduk di ujungnya tanpa mengganggu akan membantu.

Sampaikan pendapat anda, setelah mereka selesai bicara, “secara sadar memutuskan untuk memberi masukan.”

Anda memimpin seseorang sehingga Anda dapat mempelajari lebih lanjut,

Jangan biarkan keinginan Anda untuk mendominasi

Dalam situasi yang tepat, menahan diri bisa sama kuatnya.

 

 

Dengarkan keheningan.

Hal lain yang disebutkan oleh Psychology Today adalah pentingnya memperhatikan apa yang tidak dikatakan.

Mereka memberikan contoh berbicara dengan seseorang yang tidak pernah ingin mendiskusikan hubungan pribadi, tetapi selalu mau mengobrol tentang pekerjaan.

Itu semacam bendera merah jika Anda sedang berkencan, tetapi bagus jika Anda mencari mitra bisnis. Dan jika, katakanlah, Anda adalah reporter investigasi, Anda mungkin akan memperhatikan topik yang terus dihilangkan oleh subjek Anda — dan mendorong lebih keras ke arah itu.

Sebagian besar dari kita tidak melakukan interogasi, tetapi masih banyak yang harus dipelajari tentang seseorang berdasarkan pada apa yang mereka hindari untuk dibicarakan.

 

 

Justifikasi

Setelah memahami fakta, Anda perlu memahami alasan seseorang untuk membagikannya.

menganalisis apa yang mereka katakan saat ini, tetapi bukannya menanggapi dengan pendapat saya sendiri,

“Kamu telah mengatakan A dan B. Apakah itu berarti kamu percaya C?”

Itu memberi mereka kesempatan untuk mengklarifikasi, atau setuju.

Orang jarang menceritakan sebuah kisah tanpa alasan. Mencari tahu apa alasannya adalah tantangannya.

 

Terus mencoba

Ini semua terdengar melelahkan. Ini!

Mendengarkan dengan aktif adalah keterampilan yang diasah, dan yang dapat Anda gunakan atau tidak.

Ada juga seluruh kursus tentang mendengarkan, karena tidak semua orang yang Anda dengarkan adalah pembicara yang baik.

Terkadang orang-orang membosankan, berkelok-kelok, dan terganggu. Tetapi terkadang mereka memiliki informasi yang berguna. Anda harus tahu cara mengekstraknya.

 

Tahu Kapan Untuk Berhenti

Terkadang Anda tidak bisa mendengarkan! Saya tidak bisa memperhatikan seseorang ketika saya hangar, lelah atau stres, dan ketiga hal itu dapat muncul dalam pembicaraan panjang. Sunny Sea Gold menulis dalam Scientific American bahwa dia telah dituduh sebagai pendengar yang buruk oleh suaminya. Dia mewawancarai peneliti psikologi John Stewart, penulis U & Me: Berkomunikasi di Saat-Saat Itu, dalam upaya untuk meningkatkan. Stewart mengatakan bahwa sangat penting untuk mengetahui kapan Anda tidak dapat lagi memperhatikan:

 

“Mendengarkan dengan tulus membutuhkan kerendahan hati dan rasa ingin tahu — dan tidak dapat berhasil dipalsukan,” kata Stewart. Jika Anda merasa tidak enak badan, jika Anda terburu-buru, terburu-buru atau terlalu stres, Anda tidak akan dapat benar-benar bisa mendengar dan bisa selalu ingin tahu selama percakapan,

Meyakinkan seseorang bahwa sudah waktunya untuk berhenti adalah keterampilan yang sangat berbeda dari mendengarkan, tetapi inilah sesuatu yang dapat Anda katakan: “Saya pikir percakapan ini penting, tapi saya butuh waktu sehingga saya bisa memberikan perhatian saya yang tak terbagi.” Dan jika seseorang tidak mendapatkan itu, merekalah yang perlu bekerja untuk mendengarkan.