Jika Anda terlibat dalam banyak proyek di tempat kerja, Anda memerlukan cara untuk dapat sepenuhnya terorganisir, menyelesaikan pekerjaan dengan sebaik-baiknya, dan menyelesaikan proyek tepat waktu.

Bila anda dihadapi suatu project, anda harus tahu, kapan project itu akan selesai, bagaimana anda bisa memastikan kontrol terhadap project schedule tersebut. Ketika project sudah deadline, bagaimana cara anda bisa memangkas waktu project.

Jawabannya Anda bisa menambah resources atau melakukan parallel task yang ada dalam project tersebut.

Bagaimana kita bisa tahu bisa melakukan parallel bila urutan task, start activity, finish activity, duration, hubungan antar task kita tidak rancang dari awal.

Jadi, yang Anda butuhkan adalah mulai menggunakan Gantt Charts. Dan atasan dan klien Anda juga akan menyukai grafik Gantt karena betapa mudahnya memahami dalam presentasi.

Ini menunjukkan tugas setiap individu tanpa terlalu masuk ke dalam hal yang sangat technical.

Perencanaan project bukan hanya milik IT & Telecommunication, semua yang berhubungan dengan project, bisa menggunakannya, terlepas dari background yang anda miliki.

Gantt Charts adalah jenis bagan batang yang menggambarkan jadwal proyek, dinamai menurut penemunya, Henry Gantt (1861–1919), yang merancang bagan tersebut sekitar tahun 1910–1915.

Grafik Gantt modern juga menunjukkan hubungan ketergantungan antara aktivitas dan status jadwal.

Apa itu Gantt Charts?

Definisi Gantt chart.

Gantt chart, atau harmonogram, adalah jenis diagram batang yang menggambarkan jadwal proyek. Bagan ini mencantumkan tugas yang harus dilakukan pada sumbu vertikal, dan interval waktu pada sumbu horizontal.

Lebar bilah horizontal dalam grafik menunjukkan durasi masing-masing kegiatan.

Grafik Gantt menggambarkan tanggal mulai dan selesai kegiatan, juga ringkasan dari suatu proyek.

Elemen terminal dan elemen ringkasan merupakan struktur rincian kerja proyek.

Bagan Gantt modern juga menunjukkan hubungan ketergantungan antar aktivitas. Gantt chart dapat digunakan untuk menunjukkan status jadwal saat ini menggunakan persentasi pekerjaan yang telah selesai. (project percentage completed)

Gantt chart terkadang disamakan dengan bar chart.

Gantt chart biasanya dibuat pada awalnya menggunakan pendekatan waktu mulai awal, di mana setiap tugas dijadwalkan untuk segera dimulai ketika prasyaratnya selesai. Metode ini memaksimalkan floating time yang tersedia untuk semua tugas.

Nah, jika Anda bukan ahli dalam manajemen proyek, Anda mungkin tidak terbiasa dengan grafik ini. Tapi begitu Anda membiasakan diri dengan mereka, Anda akan bertanya-tanya bagaimana Anda bisa menyelesaikan proyek tanpa mereka.

Jadi, mari kita mulai dengan membicarakan tentang apa itu sebenarnya Gantt Chart.

• Bagan Gantt/ gantt chart adalah teknik manajemen proyek yang membantu Anda merencanakan aktivitas dan melacak semua jadwal proyek.
• Ini adalah cara yang hebat untuk dapat menampilkan semua tugas yang terkait dengan proyek tertentu dari waktu ke waktu.
• Pada dasarnya, ini adalah bagan sederhana yang memberi tahu Anda apa yang perlu Anda lakukan dan kapan Anda harus melakukannya.
• Sisi kiri bagan menunjukkan tugas yang perlu diselesaikan, dan sisi kanan digunakan sebagai garis waktu / time line.
• Setiap aktivitas ditampilkan pada garis waktu oleh sebuah bar yang menunjukkan berapa lama aktivitas harus dilakukan.

Gantt chart itu mudah, anda jangan terkecoh dengan istilahnya, ada banyak software aplikasi yang bisa membantu kita. Gantt chart adalah bagian dari alat perencanaan, kontrol manajemen proyek Anda – itu bukan menjadi solusi keseluruhan untuk project management.

Manfaat Menggunakan Gantt Charts

Ada beberapa manfaat menggunakan Gantt Charts, dan semuanya membuat pekerjaan Anda jauh lebih mudah.

Di sini, kita akan membahas manfaat utama menggunakan grafik ini untuk membantu Anda menyelesaikan proyek tepat waktu.

• Menuangkan isi Pikiran Anda secara terstruktur.

• Ini adalah cara terbaik untuk dapat menjaga pemikiran Anda tetap teratur saat Anda mengerjakan proyek.
  • Bila Anda bisa mengatur pemikiran, Anda dapat mengelompokkan berbagai bagian dari setiap proyek, dan ini membuat lebih mudah menyelesaikan sesuatu.
  • Anda bisa melakukan hal-hal kecil satu demi satu dan melihat hasilnya, daripada memusatkan perhatian pada segala hal sekaligus dan tidak menyelesaikan apa-apa.
  • Merampingkan proses kerja.
  • Melihat project secara Big Picture.

• Melacak project progress Anda

• Bila Anda memiliki Bagan Gantt untuk dilihat, Anda dapat melihat seberapa banyak kemajuan yang Anda buat pada proyek yang sedang Anda kerjakan.
  • Anda dapat menggunakan nya untuk tugas dgn prioritas tingkat paling tinggi dan mengalokasikan tugas tsb ke Pic dgn target waktu sehingga Anda bisa menyelesaikan task satu demi satu dgn tepat.
  • Anda akan selalu tahu apakah Anda berada di jalur / on track dan apa yg masih perlu dilakukan.

• Menetapkan waktu yg Realistis

• Karena sisi kanan Gantt Chart adalah garis waktu, Anda akan dapat melihat apa yang Anda lakukan, ketika tugas tertentu perlu dilakukan, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas Anda.
  • Pastikan saat Anda menetapkan kerangka waktu , Anda juga pertimbangkan hal-hal lain yang perlu dilakukan dalam jangka waktu yang sama.
  • Ini akan membantu Anda mempersiapkan atau menghindari interupsi dalam pekerjaan Anda yang dapat mencegah Anda menyelesaikan sesuatu.

• Resource utilization dan prioritas.

• Menampilkan Hal yang Jelas, clear simple tanpa multi tafsir.
  • Seringkali, diagram dan grafik bisa lebih mudah dibaca daripada informasi paragraf.
  • Gantt Charts memberi Anda informasi yang Anda butuhkan dalam diagram dan bagan formulir sehingga Anda dapat melihat keseluruhan gambar dan memahaminya sepenuhnya.
  • Ini jauh lebih jelas daripada harus mengumpulkan satu demi satu informasi dan mencari tahu semuanya sendiri.

• Menginformasikan ke Tim Anda, satu pandangan, satu tujuan, focus.

• Saat Anda menempatkan Gantt Chart di area di mana seluruh tim Anda dapat melihatnya, semua orang dapat tetap berada di puncak dan menyelesaikan proyek dengan lebih cepat.
• Gantt Chart akan membiarkan semua orang tahu apa tujuannya, kapan tugas harus diselesaikan, dan proses yang akan Anda gunakan untuk menyelesaikannya.
• Ini akan membuat perbedaan besar dalam kinerja tim Anda, dan proyek akan selesai dengan lebih baik dan lebih cepat.
• Time line proyek Anda
• Apa tugas proyek itu
• Siapa yang mengerjakan tugas-tugas ini
• Durasi tugas
• Urutan di mana tugas harus diselesaikan
• Bagaimana tugas-tugas proyek ini tidak tumpang tindih dan terhubung bersama
• Menjadwalkan tugas Anda, mengisi tenggat waktu, menemukan dependensi tugas, dan menugaskannya kepada anggota tim yang tepat.
• Manajer yang berpengalaman bahkan dapat menggunakan struktur rincian kerja untuk membagi pekerjaan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan menetapkan hasil yang sesuai untuk setiap bagian Gantt.
• Kemudian, setelah Anda selesai dengan perencanaan proyek, beralihlah ke timeline atau tampilan Gantt untuk melihat bagaimana semuanya saling terhubung.
• Dengan Gantt, Anda akan melihat:
  • Penghadang jalan potensial.
    • Bagian dari proyek yang berisiko dan tertinggal.
    • Masalah yang perlu ditangani
    • Identifikasi jalur kritis untuk bergerak maju.
    • Alternatif dan cara menemukan solusi.
• Manfaat lain membuat grafik Gantt adalah cara Anda bisa memvisualisasikan dependensi. Bagan Gantt menunjukkan kepada Anda bagaimana masing-masing bagian proyek terkait.
• Sangat mudah untuk membuat kegiatan bergantung pada orang lain, tetapi jika Anda memiliki beberapa tugas yang bergantung pada satu orang, itu bisa dengan mudah membuat hilang kendali atas target project, bila ada hal terjadi terhadap orang tersebut.

Berikut adalah beberapa istilah Gantt Chart penting yang harus Anda ketahui:

• Task atau activity
  • Ini adalah paling dasar, didalam project anda harus mengerti activity-activity apa saja yang harus dilakukan.
• Durasi activity atau waktu setiap kegiatan.
  • Berapa lama waktu dari setiap aktifitas yang harus dilakukan.
• Urutan dan hubungan antar aktifitas.
  • Ada banyak hubungan, Finish to start, Finish to Finish, Start to start, Start to finish, yang paling umum adalah Finish to Start.
• Milestone (tonggak waktu)
  • Ini menunjukkan tanggal-tanggal penting dan peristiwa penting dari suatu proyek. Misalnya Kickoff meeting, Detail Engineering Design completed dll.
• Struktur Perincian Kerja (WBS/ Work Breakdown Structure)
  • WBS memecah tugas-tugas proyek menjadi potongan-potongan kecil berdasarkan jenis pekerjaan yang mereka lakukan sesuai WBS tersebut. Menentukan ini adalah komponen penting dari sebuah proyek, karena membelah struktur membuat pekerjaan proyek lebih mudah dikelola. Apa yang harus dilakukan dan berapa lama untuk melakukan.
• Critical Point
  • Ini adalah urutan kegiatan dalam rencana proyek yang harus diselesaikan agar proyek selesai pada tanggal jatuh tempo. Ini dapat membantu Anda menentukan tugas mana yang akan diprioritaskan jika Anda kekurangan waktu.

Apa Software Management yang bisa membantu kita?

Software Gantt chart Berbayar yang sering digunakan:

• Microsoft Project

Software Gantt chart Gratis Terbaik di tahun 2020:

• ClickUp
• GanttProject
• TeamGantt
• Bitrix24 Gantt chart

Berikut adalah salah satu perangkat lunak Gantt chart gratis terbaik yang dapat Anda gunakan untuk mengelola proyek:

 ClickUp

Fitur Utama:

A. Bagikan Tugas dengan banyak penerima tugas.

ClickUp Memungkinkan Anda menetapkan tugas dengan banyak penerima. Dengan cara ini, Anda dapat langsung menggunakan timeline grafik Gantt Anda untuk mengalokasikan tugas ke orang yang tepat.Tentukan jumlah orang yang dibutuhkan dan tetapkan untuk tugas itu – semudah itu,

B. Filter.

Anda bahkan dapat mengatur tugas-tugas Anda di timeline Anda. Ini sangat berharga untuk bekerja dengan klien.  Anda dapat melihat bagaimana semua tugas klien itu terhubung di tampilan timeline.

C. Kontrol yang Kuat.

Tanggal Mulai dan Jatuh Tempo, memastikan Anda mengerjakan tugas yang tepat pada waktu yang tepat. Menggunakan Kalender ClickUp, Anda juga dapat melihat secara visual kapan tugas-tugas tertentu perlu dikerjakan.

D. Ketergantungan Tugas.

Tampilan grafik Gantt ClickUp membuatnya sangat mudah untuk membuat grafik Gantt online dan memvisualisasikan dependensi tugas.

E. Persentase Kemajuan

ClickUp memberi Anda persentase kemajuan proyek, Ini dilakukan dengan membagi tugas yang diselesaikan dengan jumlah tugas di bagan Gantt Anda.

F. Perhitungan Jalur Kritis.

Jalur kritis menentukan rantai tugas mana yang penting untuk penyelesaian proyek Anda. Ini memberi Anda gambaran tentang tugas individu mana yang dapat dijadwal ulang tanpa mempengaruhi kemajuan keseluruhan proyek Anda.

G. Milestone.

Tonggak sejarah digunakan dalam manajemen proyek untuk menandakan akhir dari sekelompok besar tugas, Mereka sering direpresentasikan sebagai bentuk berlian untuk membantu Anda melihat jelas kegiatan penting yang perlu diselesaikan dalam timeline proyek Anda.

H. Pelacakan Waktu

Anda mendapatkan banyak opsi pelacakan waktu dengan ClickUp.