Ketika kita dihadapkan banyaknya project, perlu ada nya prioritas, salah satunya adalah menampilkan, kondisi saat ini, as is, terutama kepada management, agar semua effort atau sumber daya yg kita kerahkan segera bisa menjadi revenue,
Cash flow,…
Ingat cash flow sangat penting, mulai dari bisnis yg sederhana, menuju bisnis yg lbh complex,

Prioritas, untuk mengerti titik crusial, yg menjadi foundation bagi arus revenue kita,
Bila dlm marketing ada segementasi, mengerti behavior, utk mengerti kebutuhan pelanggan kita, klasifikasi berdasar pattern, buying criteria, attitude n how they use our product. How we can improve within their opinion, how we can more competitive.
Didlm tulisan ini, ,saya akan menggambarkan , bagaimana memanage project –project , melakukan penerapan strategy, sehingga cash flow bisa berjalan , sehingga bisa memenuhi target dr management.
Dibawah hanya contoh sederhana , anda bisa mengembangkan ke tingkat lanjut, modifikasi tergantung tingkat kebutuhan.
Perlu pemahaman, program management, how to manage projects and operation to achieves program objectives,
Program management, adalah

• how to manage project inter dependencies,
• How to optimization manage among projects.
• How to resolve common problems: Resources,budget,infrastructure,
• How to align company strategy.

Terlalu teori ya .. wkkk.

Ingat dimanapun kita berada, semua problem hampir semua adalah sama, dari mulai yg kecil bisa kita hadapi, akan menjadi bekal menapak masa depan yg lbh baik.

Didalam project management , knowledge adalah sangat penting, implementasi dari knowledge akan mejadi performance, ditambah component dasar seorang management adalah, interpersonal skill, ( mendengar,mengerti , memahami people, led by example, leadership, communicative, negotiation, persuading, problem solving, persevering, persistence, patient, passion, anda harus mencintai pekerjaan anda, banyak orang yg bergantung, berharap, tanpa anda mencintai, hasil tak akan maksimal, yg anda lakukan tak bisa memberi kesan, yg terakhir adalah , praying, yes, praying, dalan project management, anda harus lbh byk mendekatkan diri, setiap detiknya, anda merasa harus bergantung dgn diatas, bergantung dgn melakukan yg terbaik yg bisa kita lakukan.

mainkan…

Contoh diatas, adalah sampel sederhana, bagaimana mapping project sederhana, ingat hanya sample, anda bisa atur, modifikasi, sesuai term anda.
Tabel nya hanya sederhana, tapi maknany cukup dalam, cielahh…
List semua project yg ada, misal project A, Project B dsb
Lalu pilih parameter yg paling penting , disini saya contohkan, business value,gak perlu mumet2 , contoh bisa kita asumsikan, sales amount, atau profit/margin, uang yg akan kita dapat. Bayangin tentang uang wah kita lebih melek, semakin tinggi score misal 5, berarti margin percentage lebih besar.
Lalu Complexity, bisa bearti technology, atau bisa kita anggap time frame, waktu yg kita butuhkan utk implementasi, ingat ini hy contoh.

Anda harus memberi kriteria yg jelas dan disepakati dulu, score utk menggambarkan nilai real dilapangan,

Kalau kita baca grafik dibawah, ada project yg waktunya cepat tapi margin nya tinggi, ini lah yg jadi pundi2 kita, contoh dibawah project A.

Yg juga penting, anda lihat hasil revenue, account receivable kita, itu berasal dari mana saja,
Umumnya, project2 yg berdurasi pendek, dgn tingkat komplesitas medium, biasanya yg menjadi revenue kita,
Nah inilah yg harus dijaga, agar target penerimaan tepat,
Utk project2 durasi panjang, mungkin bisa dinegosiasikan dgn term pembayaran, schema yg win win solution, jadi bisa ada milstone terpisah yg jadi POC, percentage of completed, sebagai reference utk pembayaran.
Selain itu tertib administrasi sangat penting, komunikasi sangat penting, bisa project selesai, segeralah BAST kan, invoicekan, tagihkan, reminder kan, lagi, tutup project dgn sempurna dan tepat. Bila perlu project kan, byk kejadian account payable tinggi, tapi receivable nya rendah, How Come? Case yg byk terjadi adalah ketidak sinambungan internal /coordinasi lintas department, banyak kita berhasil utk project customer tp gagal utk membangun komunikasi dgn internal department.
Tdk kalah penting scope creep , batasilah scope anda, jangan tdk berujung, Causes of Scope Creep,:
• Poor understanding of requirements: This occurs when we accept or rush into a project without fully understanding what must be done.
• ◾ Poorly defined requirements: Sometimes the requirements are so poorly defined that we must make numerous assumptions, and as we get into the later stages of the project, we discover that some of the assumptions are no longer valid.
• ◾ Complexity: The more complex the project, the greater the impact of scope creep. Being too ambitious and believing that we can deliver more than we can offer on a complex project can be disastrous.
• ◾ Failing to “drill down”: When a project is initiated using only high-level requirements, scope creep can be expected when we get involved in the detailed activities in the work breakdown structure.
• ◾ Poor communications: Poor communication between the project manager and the stakeholders can lead to ill-defined requirements and misinterpretation of the scope.
• ◾ Misunderstanding expectations: Regardless of how the scope is defined, stakeholders and customers have expectations of the outcome of the project. Failure to understand these expectations up front can lead to costly downstream changes.
• ◾ Featuritis: This is also called gold-plating a project and occurs when the project team adds in their own often unnecessary features and functionality in the form of “bells and whistles.”
• ◾ Perfectionism: This occurs when the project team initiates scope changes in order to exceed the specifications and requirements rather than just meeting them. Project teams may see this as a chance for glory.

Anda bisa modif menjadi seperti ini:

Pertanyaannya bagaimana membuat grafik diatas, ternyata tdk sesederhana kelihatan nya , wkk.

yg pertama,

siapkan table dulu, yg sederhana saja, kalau sudah bisa, bisa ditambah lbh kompleks.

block table, insert chart, bisa dari rekomendasi atau pilih charts : pilih scatter

kemudian,

Design, dibawah kiri, pilih add chart element, pilih data label.

Muncul dibawah,
Cara lain,
Click kanan pilih add data label,
setelah itu click kanan lagi, pilih format data label,
Terutama dilabel option, utk excel versi terakhir, ada muncul value from cells, ( utk versi lama, tdk muncul)
Ini yg jadi utama utk memunculkan label/ nama projects.

Click dulu value from cells, lalu pilih data label range
Pilih data label range, sesuai table anda

Muncul lah berikut:
Utk menghilangkan nama complexity, untick lah series name, dilabel options:

Kemudian manual, buatlah seperti dibawah:
Data table , sederhana, tapi membuat grafiknya cukup melalui banyak tahapan.

, maaf capture gambarnya tdk urut, tp setidaknya anda bisa mencoba dgn tahapan by text diatas.