COST – Schedule Performance, mengukur KPI Cost & Schedule dalam Project

Project performance adalah cara utk kita mengukur, measurement utk project , tidak bisa semua ujug2
dlm artian hanya mengandalkan proses, tanpa controlling.

konsep sederhananya, bahasa awamnya seperti ini:

Where are we now?
saat ini kita ada dimana,
Where do we want tobe?
Target yg telah dicanangkan, compare current vs target

How to we get there?
dgn cara apa menuju ke sana, bila, current vs target – blm tercapai

How to check we got there?
measurement utk memastikan, kita menuju sasaran tepat, sesuai yg telah disepakati.

keberhasilan project dpt kita lihat dari kombinasi byk faktor, istilah PMBOK nya balancing the competing of project constrain:

project on time/ on schedule,
approved budget,
On scope
On resources
on quality, comply dgn requirement, fullfill dgn requiremne
customer satisfaction
project team happy
on risk.

earned value management adalah salah satu cara utk mengukur kesuksesan project UTK Project COST & Schedule,

Earned Value can change quickly and actual costs and project progress rarely occur as budgeted. However, Earned Value does serve as an excellent early-warning system, and looking at Earned Value trends can provide very useful data. It is most common to report Earned Value weekly, but this could be more frequent for a shorter project.
Customer Satisfaction and Quality are not captured within Earned Value calculations. While Earned Value is helpful for measuring project performance relative to schedule and budget

tidak perlu khawatir , bila anda belum paham, langkah pertama adalah membaca dulu 🙂 :
————–
earned value,
value yang diperoleh : dr kegiatan yg telah dilakukan, dengan BUDGET YG telah disetujui.
, bukan activity yg masih belum dilakukan, bukan actual cost tp didasarkan dgn budget plan diawal.

karenanya earned value sering disebut BudgetED Cost WORK performED
pronuncation ed, menunjukkan past, yg telah dilakukan.
dlm bahasa yg mudah dicerna,

earned value adalah utk mengukur performance project dari sisi COST & Schedule,

EVM atau earned value, tdk bekerja sendirian, indikator yg utama yg dihasilkan dari EVM adalah SPI dan CPI,

SPI adalah schedule Performance: > 1, ahead schedule, < 1 adlh below schedule, =1 adlh on schedule , ( bila on schedule sja bagus, apalagi ahead schedule, slesai sebelum target waktu)
CPI adalah Cost Performance: > 1, under budget, < 1 adlh over budget, =1 adlh meet budget.

ketika kita misalnya renovasi rumah, target biaya kita 1000 usd,
bila actual 900 uSD : tentu bagus utk biaya, krn dibawah target. bayangkan kalau lebih,
dimana kita harus mencari sumber pembiayaaan lain. ini utk hal yg sederhana, dan kita ketahui di akhir project,
tujuan KPI Prject ini, adalah utk segera mungkin mengukur performance project ketika sedang berlangsung,
jadi bila ada trend over budget, kita segera melakukan langkah2 antisipasi.

kemudian,

bila scr plan harusnya kita mengeluarkan biaya 1000 di akhir project, tetapi EVM melebihi dari plan , misalnya 1200USD,
apakah ini bagus ataukah jelek?

EVM atau BCWP, perlu teman2 lainnya utk diukur.

siapakah teman2nya itu:

BCWS
ACWP

lalu anak2nya: SPI dan CPI

kita ulas sederhana:

BCWS: Budgeted cost work Schedule
ACWP: actual cost work performed

SPI: schedule performance index,
dari hasil hubungan : BCWP(EVM) / BCWS

CPI: cost performance index :
dr hasil hubungan, : BCWP (EVM) / ACWP

apa bedanya BCWS sgn baseline cost,
baseline cost, adalah total budget, tdk tergantung, waktu kita melihat, pokoknya total budget.
sementara BCWS adalah total budget, tergantung DGN dimana waktu kita melihat.

sederhananya,
satu project ditargetkan selesai dlm satu bulan dgn budget cost : 1000 USD, ( 1000 usd adlh baseline cost)
ketika dlm waktu 15 hari, berjalan, BCWS nya adalah 1/2 X budget cost dlm satu bulan. 500 USD

contoh:

dlm project plan : 5 hari workdays (satu minggu), target perhari menanam 10 pohon, dgn budget 100 USD per pohon,

setelah 3hari berjalan,:

kita ingin melihat performance project nya,

EVM/BCWP, :

data yg diperlukan, hari dimana kita ingin melihat performance, setelah berjalan 3 hari,
target pohon 3 days X 10 pohon: 30 pohon,

BCWS= budget perpohon, 100 USD, utk 30 pohon jadi, 30X 100= 3000 USD,

data actual, dalam 3 hari, pohon yg telah ditanam, 40 pohon
BCWP= 40 pohon X budgeted perpohon= 40X 100 USD = 4000 USD
biaya actual yg telah dikeluarkan utk 40 pohon tsb : 3500 USD (ACWP)

SPI=BCWP/BCWS = 4000/3000 ( >1, yg berarti bagus)
CPI=BCWP/ACWP = 4000/3500 ( >1, yg berarti bagus)
yg dimaksud bagus, dlm 3 hari, bukan berarti bagus sampai akhir project, karenanya pengukuran performance ini harus kontinue,
memastikan sampai akhir project, nilai selalu bagus. Dan segera dilakukan perbaikan bila dibawah nilai standar.

Secara prakteknya, anda bisa terapkan ke dalam project schedule yg anda buat di microsoft project.

Buat project schedule,
lau create baseline, di menu project, set baseline

lalu masuk ke view resource sheet:
lengkapi resource anda, bisa material, work atau cost ( typenya)
utk basic, lengkapi dulu
Resource name, contoh developer, type pilih work, max 100%, yg paling penting disini STD RATe, isi rate nya bisa dlm jam atau hari. ( angkanya harus mendelati real, utk menjadikan cost accurate, amount bisa kita dapatkan dr HRD, per function ( average per funtion), jgn person, utk mencegah kecemburuan gaji,

kemudian assign resource, misal yg diatas developer ke activity di project schedule anda, dikolom resource name.lakukan asignmnet utk semua task.

lalu di view gant chart,

insert column sebagai berikut:
baseline cost, ACWP,BCWS,CPI,SPI

hubungan baseline cost dgn EVM adalah menu file, option, advanced, lihat agak kebawah -lihat earned value option for this project,
pilihlah baseline for earned value calculation.

cukup semua, belumm.

ingat EVM bisa diukur ketika project sudah berjalan,
artinya, project schedule anda, harus di confirmasi,

misal double click, task/ activity anda, hingga muncul summary task information, di percent complete, set hingga 100%.

ketika semua kita isikan dgn benar sesuai diatas, value SPI,CPI akan muncul.