Tag Archives: project managementapproach

cara simple membuat to do list action, perencanaan diri, mengatur waktu

Posted on by
Reply

To do list,

Ceritanya  Sebagai seorng project manager, pertama yg perlu dilakukan adlh bgmn bisa menata diri sendiri,

Self organized,

Mulai dr yg kecil menuju ke lebih kompleks,

A simple kanban board ,basic from to do list.

Mulailah..

 

Setiap hari biasakan,

Dgn notepad, excel,onenote atau apapun

Mulailah hari dgn create to do list,

 

Simple tapi perlu pembiasaan,

 

Konsepnya adalah:

 

Tgn kita terbatas

Pekerjaan yg dilakukan buanyak

Waktu kita dibatasi timeline , work in process

Setiap hr ada target

Setiap hr dituntut harus efektif efisien

 

Mulailah

Buatlah perencanaan task/activity yg harus kita lakukan, focus dgn deliverable

Dan urutkan dgn urgency lalu importance

 

Misal:.

Buat weekly report project status

Call vendor

Invite weekly meeting

Meeting with procurement, beauty contest

Create email reminder fsd review

Create project closure

Learn princev2

 

List semua kegiatan yg anda rencanakan hr ini,

Ingat urgency dan importancy

Urgency yg harus dilakukan segera.

Importancy , penting utk dilakukan tp bisa menunggu.

 

Order by :

1.yg urgent dan penting

2.yg urgent

3. Aktifity yg penting

4.aktifity learning atau self improvement

Setelahny segera lakukan  task list yg sdh anda buat, : Plan,Doing,DONe

bila sdh bergeser ke doing atau done, berilah tanda, jgn ragu utk memberi catatan

Bila blm selesai hr itu, segera selesaikan hr berikutnya

Jgn pernah menunda pekerjaan.

 

 

 

 

 

Cara taktis Pemecahan masalah secara sistematis, Problem solving management,

Posted on by
Reply

 

Pemecahan masalah secara sistematis, / Problem solving management,
Masalah selalu ada dimana dan kapan saja,
Setiap hariny kita di challenge untuk melakukan problem solving secara cepat dan benar lagi,

Step2 scr sederhana digambarkan sebagai berikut:

1. Problem definition:
a. Problem definisi, apa sih problem nya? Apa effect/ impact nya, apa saja penyebabnya?
b. Didlm problem ada masalah technical atau socially , secara socially mereka tahu dan bisa tapi tdk mau , 
c. Anda harus definisikan secara jelas masalahnya.
2. Collecting data,
a. Kumpulkan data yang cukup, ingat pareto, 20 % adalah memberikan impact 80% pengaruh.
b. Kumpulkan data, dari yg terpercaya, dari tier satu, dari langsung sumbernya, jangan katanya katanya dan pikirkan scr objectives. Jangan berprasangka
3. Create option, solusi,
a. Ambil langkah2 solusi nya, list kan apa saja yg mungkin utk solusinya
b. Don’t wait the best idea, soon implement the better idea
c. Masing2 option, buatlah advantage dan disadvantage (plus minu, pro contra dll) , beri bobot utk yg mana paling menguntungkan utk diambil. Urutkan lah berdasar nilai tsb.
4. Select option, pilih option yg paling baik
a. Ambil keputusan secara bersama2 dgn pihak terkait,pilih yg terbaik
b. Ketika sudah dipilih, segera diimplementasikan

5. Monitor, review, bila tdk tepat jangan ragu utk memodifikasi
a. Ambil rentang waktu tertentu, utk mengamati hasil dari option tersebut,
b. Reviewlah, bila berlangsung baik, formalkanlah, socialization dan buatkan secara tertulis utk penerapannya.

Menata awal lebih baik dgn , Project management.

Posted on by
Reply

 

Menata awal lebih baik dgn , Project management.
Project management adalah culture,/budaya, culture adalah ditentukan pengalaman umum yg dilalui team member, organization,
Bila pengalamannya baik, akan lebih mudah penerapan project management, namun bila tdk ada atau kurang pengalaman, project management hanyalah sebagai penambah kerjaan, tdk mau dimonitor, ingin bekerja sesuai moodnya, dan bila ada kesalahan, rajin melempar alasan,
Bagaimana membuat pengalaman dan kesan yg baik dlm memanage project dgn project management,
Penerapan Antara satu perusahaan dgn perusahaan lain akan berbeda,

 

What works well in one company
may not work equally well in another.
Personality conflicts can occur at any time, with anyone, and over anything

Jangan pesimis, dlm lini hidup semua ada tantangan,
Yang pertama, adalah doing something, contribution, active, tutup telinga, bersihkan dari prasangka dan ikhlas,
Kemudian jauhilah jargon2 technically, berikan presentasi2 yg menarik,
• make sure the recipients know what the  mean and how they are used.

Presenting them in non-project management terms to project sponsors and other key stakeholders. This is much easier than training stakeholders on “project management speak” (whether they want it or not).
Contohnya anda manfaatkanlah feature timeline di ms project,

Sangat sederhana, tapi pesan yg anda sampaikan akan lebih masuk,
Berikan visual yg lebih menarik, tekankan dgn gambar.warna berbeda utk lebih menarik perhatian.

 

timeline

Utk membuat sangat mudah,
Buat project schedule anda,
Lalu view gant chart, right click , pilih add to time line
Di view time line,
Anda bisa customize sesuai kebutuhan,
Misal, ingin dlm bentuk default atau anda bisa Tarik dlm bentuk call out, anda tinggal, click hold ,lalu Tarik keluar.

cara sederhana mengukur KPI Cost & Schedule dalam Project

Posted on by
Reply

COST – Schedule Performance, mengukur KPI Cost & Schedule dalam Project

Project performance adalah cara utk kita mengukur, measurement utk project , tidak bisa semua ujug2
dlm artian hanya mengandalkan proses, tanpa controlling.

konsep sederhananya, bahasa awamnya seperti ini:

Where are we now?
saat ini kita ada dimana,
Where do we want tobe?
Target yg telah dicanangkan, compare current vs target

How to we get there?
dgn cara apa menuju ke sana, bila, current vs target – blm tercapai

How to check we got there?
measurement utk memastikan, kita menuju sasaran tepat, sesuai yg telah disepakati.

keberhasilan project dpt kita lihat dari kombinasi byk faktor, istilah PMBOK nya balancing the competing of project constrain:

project on time/ on schedule,
approved budget,
On scope
On resources
on quality, comply dgn requirement, fullfill dgn requiremne
customer satisfaction
project team happy
on risk.

earned value management adalah salah satu cara utk mengukur kesuksesan project UTK Project COST & Schedule,

Earned Value can change quickly and actual costs and project progress rarely occur as budgeted. However, Earned Value does serve as an excellent early-warning system, and looking at Earned Value trends can provide very useful data. It is most common to report Earned Value weekly, but this could be more frequent for a shorter project.
Customer Satisfaction and Quality are not captured within Earned Value calculations. While Earned Value is helpful for measuring project performance relative to schedule and budget

tidak perlu khawatir , bila anda belum paham, langkah pertama adalah membaca dulu 🙂 :
————–
earned value,
value yang diperoleh : dr kegiatan yg telah dilakukan, dengan BUDGET YG telah disetujui.
, bukan activity yg masih belum dilakukan, bukan actual cost tp didasarkan dgn budget plan diawal.

karenanya earned value sering disebut BudgetED Cost WORK performED
pronuncation ed, menunjukkan past, yg telah dilakukan.
dlm bahasa yg mudah dicerna,

earned value adalah utk mengukur performance project dari sisi COST & Schedule,

EVM atau earned value, tdk bekerja sendirian, indikator yg utama yg dihasilkan dari EVM adalah SPI dan CPI,

SPI adalah schedule Performance: > 1, ahead schedule, < 1 adlh below schedule, =1 adlh on schedule , ( bila on schedule sja bagus, apalagi ahead schedule, slesai sebelum target waktu)
CPI adalah Cost Performance: > 1, under budget, < 1 adlh over budget, =1 adlh meet budget.

ketika kita misalnya renovasi rumah, target biaya kita 1000 usd,
bila actual 900 uSD : tentu bagus utk biaya, krn dibawah target. bayangkan kalau lebih,
dimana kita harus mencari sumber pembiayaaan lain. ini utk hal yg sederhana, dan kita ketahui di akhir project,
tujuan KPI Prject ini, adalah utk segera mungkin mengukur performance project ketika sedang berlangsung,
jadi bila ada trend over budget, kita segera melakukan langkah2 antisipasi.

kemudian,

bila scr plan harusnya kita mengeluarkan biaya 1000 di akhir project, tetapi EVM melebihi dari plan , misalnya 1200USD,
apakah ini bagus ataukah jelek?

EVM atau BCWP, perlu teman2 lainnya utk diukur.

siapakah teman2nya itu:

BCWS
ACWP

lalu anak2nya: SPI dan CPI

kita ulas sederhana:

BCWS: Budgeted cost work Schedule
ACWP: actual cost work performed

SPI: schedule performance index,
dari hasil hubungan : BCWP(EVM) / BCWS

CPI: cost performance index :
dr hasil hubungan, : BCWP (EVM) / ACWP

apa bedanya BCWS sgn baseline cost,
baseline cost, adalah total budget, tdk tergantung, waktu kita melihat, pokoknya total budget.
sementara BCWS adalah total budget, tergantung DGN dimana waktu kita melihat.

sederhananya,
satu project ditargetkan selesai dlm satu bulan dgn budget cost : 1000 USD, ( 1000 usd adlh baseline cost)
ketika dlm waktu 15 hari, berjalan, BCWS nya adalah 1/2 X budget cost dlm satu bulan. 500 USD

contoh:

dlm project plan : 5 hari workdays (satu minggu), target perhari menanam 10 pohon, dgn budget 100 USD per pohon,

setelah 3hari berjalan,:

kita ingin melihat performance project nya,

EVM/BCWP, :

data yg diperlukan, hari dimana kita ingin melihat performance, setelah berjalan 3 hari,
target pohon 3 days X 10 pohon: 30 pohon,

BCWS= budget perpohon, 100 USD, utk 30 pohon jadi, 30X 100= 3000 USD,

data actual, dalam 3 hari, pohon yg telah ditanam, 40 pohon
BCWP= 40 pohon X budgeted perpohon= 40X 100 USD = 4000 USD
biaya actual yg telah dikeluarkan utk 40 pohon tsb : 3500 USD (ACWP)

SPI=BCWP/BCWS = 4000/3000 ( >1, yg berarti bagus)
CPI=BCWP/ACWP = 4000/3500 ( >1, yg berarti bagus)
yg dimaksud bagus, dlm 3 hari, bukan berarti bagus sampai akhir project, karenanya pengukuran performance ini harus kontinue,
memastikan sampai akhir project, nilai selalu bagus. Dan segera dilakukan perbaikan bila dibawah nilai standar.

Secara prakteknya, anda bisa terapkan ke dalam project schedule yg anda buat di microsoft project.

Buat project schedule,
lau create baseline, di menu project, set baseline

lalu masuk ke view resource sheet:
lengkapi resource anda, bisa material, work atau cost ( typenya)
utk basic, lengkapi dulu
Resource name, contoh developer, type pilih work, max 100%, yg paling penting disini STD RATe, isi rate nya bisa dlm jam atau hari. ( angkanya harus mendelati real, utk menjadikan cost accurate, amount bisa kita dapatkan dr HRD, per function ( average per funtion), jgn person, utk mencegah kecemburuan gaji,

kemudian assign resource, misal yg diatas developer ke activity di project schedule anda, dikolom resource name.lakukan asignmnet utk semua task.

lalu di view gant chart,

insert column sebagai berikut:
baseline cost, ACWP,BCWS,CPI,SPI

hubungan baseline cost dgn EVM adalah menu file, option, advanced, lihat agak kebawah -lihat earned value option for this project,
pilihlah baseline for earned value calculation.

cukup semua, belumm.

ingat EVM bisa diukur ketika project sudah berjalan,
artinya, project schedule anda, harus di confirmasi,

misal double click, task/ activity anda, hingga muncul summary task information, di percent complete, set hingga 100%.

ketika semua kita isikan dgn benar sesuai diatas, value SPI,CPI akan muncul.

Project management utk revenue yg lebih baik

Posted on by
Reply

 

 

Ketika kita dihadapkan banyaknya project, perlu ada nya prioritas, salah satunya adalah menampilkan, kondisi saat ini, as is, terutama kepada management, agar semua effort atau sumber daya yg kita kerahkan segera bisa menjadi revenue,
Cash flow,…
Ingat cash flow sangat penting, mulai dari bisnis yg sederhana, menuju bisnis yg lbh complex,

Prioritas, untuk mengerti titik crusial, yg menjadi foundation bagi arus revenue kita,
Bila dlm marketing ada segementasi, mengerti behavior, utk mengerti kebutuhan pelanggan kita, klasifikasi berdasar pattern, buying criteria, attitude n how they use our product. How we can improve within their opinion, how we can more competitive.
Didlm tulisan ini, ,saya akan menggambarkan , bagaimana memanage project –project , melakukan penerapan strategy, sehingga cash flow bisa berjalan , sehingga bisa memenuhi target dr management.
Dibawah hanya contoh sederhana , anda bisa mengembangkan ke tingkat lanjut, modifikasi tergantung tingkat kebutuhan.
Perlu pemahaman, program management, how to manage projects and operation to achieves program objectives,
Program management, adalah

  • how to manage project inter dependencies,
  • How to optimization manage among projects.
  • How to resolve common problems: Resources,budget,infrastructure,
  • How to align company strategy.

Terlalu teori ya .. wkkk.

Ingat dimanapun kita berada, semua problem hampir semua adalah sama, dari mulai yg kecil bisa kita hadapi, akan menjadi bekal menapak masa depan yg lbh baik.

Didalam project management , knowledge adalah sangat penting, implementasi dari knowledge akan mejadi performance, ditambah component dasar seorang management adalah, interpersonal skill, ( mendengar,mengerti , memahami people, led by example, leadership, communicative, negotiation, persuading, problem solving, persevering, persistence, patient, passion, anda harus mencintai pekerjaan anda, banyak orang yg bergantung, berharap, tanpa anda mencintai, hasil tak akan maksimal, yg anda lakukan tak bisa memberi kesan, yg terakhir adalah , praying, yes, praying, dalan project management, anda harus lbh byk mendekatkan diri, setiap detiknya, anda merasa harus bergantung dgn diatas, bergantung dgn melakukan yg terbaik yg bisa kita lakukan.

mainkan…

portfolio projects

 

Contoh diatas, adalah sampel sederhana, bagaimana mapping project sederhana, ingat hanya sample, anda bisa atur, modifikasi, sesuai term anda.
Tabel nya hanya sederhana, tapi maknany cukup dalam, cielahh…
List semua project yg ada, misal project A, Project B dsb
Lalu pilih parameter yg paling penting , disini saya contohkan, business value,gak perlu mumet2 , contoh bisa kita asumsikan, sales amount, atau profit/margin, uang yg akan kita dapat. Bayangin tentang uang wah kita lebih melek, semakin tinggi score misal 5, berarti margin percentage lebih besar.
Lalu Complexity, bisa bearti technology, atau bisa kita anggap time frame, waktu yg kita butuhkan utk implementasi, ingat ini hy contoh.

Anda harus memberi kriteria yg jelas dan disepakati dulu, score utk menggambarkan nilai real dilapangan,

Kalau kita baca grafik dibawah, ada project yg waktunya cepat tapi margin nya tinggi, ini lah yg jadi pundi2 kita, contoh dibawah project A.

Yg juga penting, anda lihat hasil revenue, account receivable kita, itu berasal dari mana saja,
Umumnya, project2 yg berdurasi pendek, dgn tingkat komplesitas medium, biasanya yg menjadi revenue kita,
Nah inilah yg harus dijaga, agar target penerimaan tepat,
Utk project2 durasi panjang, mungkin bisa dinegosiasikan dgn term pembayaran, schema yg win win solution, jadi bisa ada milstone terpisah yg jadi POC, percentage of completed, sebagai reference utk pembayaran.
Selain itu tertib administrasi sangat penting, komunikasi sangat penting, bisa project selesai, segeralah BAST kan, invoicekan, tagihkan, reminder kan, lagi, tutup project dgn sempurna dan tepat. Bila perlu project kan, byk kejadian account payable tinggi, tapi receivable nya rendah, How Come? Case yg byk terjadi adalah ketidak sinambungan internal /coordinasi lintas department, banyak kita berhasil utk project customer tp gagal utk membangun komunikasi dgn internal department.
Tdk kalah penting scope creep , batasilah scope anda, jangan tdk berujung, Causes of Scope Creep,:
• Poor understanding of requirements: This occurs when we accept or rush into a project without fully understanding what must be done.
• ◾ Poorly defined requirements: Sometimes the requirements are so poorly defined that we must make numerous assumptions, and as we get into the later stages of the project, we discover that some of the assumptions are no longer valid.
• ◾ Complexity: The more complex the project, the greater the impact of scope creep. Being too ambitious and believing that we can deliver more than we can offer on a complex project can be disastrous.
• ◾ Failing to “drill down”: When a project is initiated using only high-level requirements, scope creep can be expected when we get involved in the detailed activities in the work breakdown structure.
• ◾ Poor communications: Poor communication between the project manager and the stakeholders can lead to ill-defined requirements and misinterpretation of the scope.
• ◾ Misunderstanding expectations: Regardless of how the scope is defined, stakeholders and customers have expectations of the outcome of the project. Failure to understand these expectations up front can lead to costly downstream changes.
• ◾ Featuritis: This is also called gold-plating a project and occurs when the project team adds in their own often unnecessary features and functionality in the form of “bells and whistles.”
• ◾ Perfectionism: This occurs when the project team initiates scope changes in order to exceed the specifications and requirements rather than just meeting them. Project teams may see this as a chance for glory.

Anda bisa modif menjadi seperti ini:


:

Pertanyaannya bagaimana membuat grafik diatas, ternyata tdk sesederhana kelihatan nya , wkk.

 

yg pertama,

siapkan table dulu, yg sederhana saja, kalau sudah bisa, bisa ditambah lbh kompleks.

table

block table, insert chart, bisa dari rekomendasi atau pilih charts : pilih scatter

insert recommended chart

 

kemudian,

 

Design, dibawah kiri, pilih add chart element, pilih data label.

Muncul dibawah,
Cara lain,
Click kanan pilih add data label,
setelah itu click kanan lagi, pilih format data label,
Terutama dilabel option, utk excel versi terakhir, ada muncul value from cells, ( utk versi lama, tdk muncul)
Ini yg jadi utama utk memunculkan label/ nama projects.

Click dulu value from cells, lalu pilih data label range
Pilih data label range, sesuai table anda

Muncul lah berikut:
Utk menghilangkan nama complexity, untick lah series name, dilabel options:

Kemudian manual, buatlah seperti dibawah:
Data table , sederhana, tapi membuat grafiknya cukup melalui banyak tahapan.

, maaf capture gambarnya tdk urut, tp setidaknya anda bisa mencoba dgn tahapan by text diatas.

select point graph

add chart element

 

axis option