Category Archives: 1. Knowledge

Apa itu gantt chart ? ​Manfaat utama Menggunakan Gantt Charts untuk Anda.

Posted on by
Reply

Jika Anda terlibat dalam banyak proyek di tempat kerja, Anda memerlukan cara untuk dapat sepenuhnya terorganisir, menyelesaikan pekerjaan dengan sebaik-baiknya, dan menyelesaikan proyek tepat waktu.

Bila anda dihadapi suatu project, anda harus tahu, kapan project itu akan selesai, bagaimana anda bisa memastikan kontrol terhadap project schedule tersebut. Ketika project sudah deadline, bagaimana cara anda bisa memangkas waktu project.

Jawabannya Anda bisa menambah resources atau melakukan parallel task yang ada dalam project tersebut.

Bagaimana kita bisa tahu bisa melakukan parallel bila urutan task, start activity, finish activity, duration, hubungan antar task kita tidak rancang dari awal.

Jadi, yang Anda butuhkan adalah mulai menggunakan Gantt Charts. Dan atasan dan klien Anda juga akan menyukai grafik Gantt karena betapa mudahnya memahami dalam presentasi.

Ini menunjukkan tugas setiap individu tanpa terlalu masuk ke dalam hal yang sangat technical.

Perencanaan project bukan hanya milik IT & Telecommunication, semua yang berhubungan dengan project, bisa menggunakannya, terlepas dari background yang anda miliki.

Gantt Charts adalah jenis bagan batang yang menggambarkan jadwal proyek, dinamai menurut penemunya, Henry Gantt (1861–1919), yang merancang bagan tersebut sekitar tahun 1910–1915.

Grafik Gantt modern juga menunjukkan hubungan ketergantungan antara aktivitas dan status jadwal.

Apa itu Gantt Charts?

Definisi Gantt chart.

Gantt chart, atau harmonogram, adalah jenis diagram batang yang menggambarkan jadwal proyek. Bagan ini mencantumkan tugas yang harus dilakukan pada sumbu vertikal, dan interval waktu pada sumbu horizontal.

Lebar bilah horizontal dalam grafik menunjukkan durasi masing-masing kegiatan.

Grafik Gantt menggambarkan tanggal mulai dan selesai kegiatan, juga ringkasan dari suatu proyek.

Elemen terminal dan elemen ringkasan merupakan struktur rincian kerja proyek.

Bagan Gantt modern juga menunjukkan hubungan ketergantungan antar aktivitas. Gantt chart dapat digunakan untuk menunjukkan status jadwal saat ini menggunakan persentasi pekerjaan yang telah selesai. (project percentage completed)

Gantt chart terkadang disamakan dengan bar chart.

Gantt chart biasanya dibuat pada awalnya menggunakan pendekatan waktu mulai awal, di mana setiap tugas dijadwalkan untuk segera dimulai ketika prasyaratnya selesai. Metode ini memaksimalkan floating time yang tersedia untuk semua tugas.

Nah, jika Anda bukan ahli dalam manajemen proyek, Anda mungkin tidak terbiasa dengan grafik ini. Tapi begitu Anda membiasakan diri dengan mereka, Anda akan bertanya-tanya bagaimana Anda bisa menyelesaikan proyek tanpa mereka.

Jadi, mari kita mulai dengan membicarakan tentang apa itu sebenarnya Gantt Chart.

  • Bagan Gantt/ gantt chart adalah teknik manajemen proyek yang membantu Anda merencanakan aktivitas dan melacak semua jadwal proyek.
  • Ini adalah cara yang hebat untuk dapat menampilkan semua tugas yang terkait dengan proyek tertentu dari waktu ke waktu.
  • Pada dasarnya, ini adalah bagan sederhana yang memberi tahu Anda apa yang perlu Anda lakukan dan kapan Anda harus melakukannya.
  • Sisi kiri bagan menunjukkan tugas yang perlu diselesaikan, dan sisi kanan digunakan sebagai garis waktu / time line.
  • Setiap aktivitas ditampilkan pada garis waktu oleh sebuah bar yang menunjukkan berapa lama aktivitas harus dilakukan.

Gantt chart itu mudah, anda jangan terkecoh dengan istilahnya, ada banyak software aplikasi yang bisa membantu kita. Gantt chart adalah bagian dari alat perencanaan, kontrol manajemen proyek Anda – itu bukan menjadi solusi keseluruhan untuk project management.

Manfaat Menggunakan Gantt Charts

Ada beberapa manfaat menggunakan Gantt Charts, dan semuanya membuat pekerjaan Anda jauh lebih mudah.

Di sini, kita akan membahas manfaat utama menggunakan grafik ini untuk membantu Anda menyelesaikan proyek tepat waktu.

  • Menuangkan isi Pikiran Anda secara terstruktur.
  • Ini adalah cara terbaik untuk dapat menjaga pemikiran Anda tetap teratur saat Anda mengerjakan proyek.
    • Bila Anda bisa mengatur pemikiran, Anda dapat mengelompokkan berbagai bagian dari setiap proyek, dan ini membuat lebih mudah menyelesaikan sesuatu.
    • Anda bisa melakukan hal-hal kecil satu demi satu dan melihat hasilnya, daripada memusatkan perhatian pada segala hal sekaligus dan tidak menyelesaikan apa-apa.
    • Merampingkan proses kerja.
    • Melihat project secara Big Picture.
  • Melacak project progress Anda
  • Bila Anda memiliki Bagan Gantt untuk dilihat, Anda dapat melihat seberapa banyak kemajuan yang Anda buat pada proyek yang sedang Anda kerjakan.
    • Anda dapat menggunakan nya untuk tugas dgn prioritas tingkat paling tinggi dan mengalokasikan tugas tsb ke Pic dgn target waktu sehingga Anda bisa menyelesaikan task satu demi satu dgn tepat.
    • Anda akan selalu tahu apakah Anda berada di jalur / on track dan apa yg masih perlu dilakukan.
  • Menetapkan waktu yg Realistis
  • Karena sisi kanan Gantt Chart adalah garis waktu, Anda akan dapat melihat apa yang Anda lakukan, ketika tugas tertentu perlu dilakukan, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas Anda.
    • Pastikan saat Anda menetapkan kerangka waktu , Anda juga pertimbangkan hal-hal lain yang perlu dilakukan dalam jangka waktu yang sama.
    • Ini akan membantu Anda mempersiapkan atau menghindari interupsi dalam pekerjaan Anda yang dapat mencegah Anda menyelesaikan sesuatu.
  • Resource utilization dan prioritas.
  • Menampilkan Hal yang Jelas, clear simple tanpa multi tafsir.
    • Seringkali, diagram dan grafik bisa lebih mudah dibaca daripada informasi paragraf.
    • Gantt Charts memberi Anda informasi yang Anda butuhkan dalam diagram dan bagan formulir sehingga Anda dapat melihat keseluruhan gambar dan memahaminya sepenuhnya.
    • Ini jauh lebih jelas daripada harus mengumpulkan satu demi satu informasi dan mencari tahu semuanya sendiri.
  • Menginformasikan ke Tim Anda, satu pandangan, satu tujuan, focus.
  • Saat Anda menempatkan Gantt Chart di area di mana seluruh tim Anda dapat melihatnya, semua orang dapat tetap berada di puncak dan menyelesaikan proyek dengan lebih cepat.
  • Gantt Chart akan membiarkan semua orang tahu apa tujuannya, kapan tugas harus diselesaikan, dan proses yang akan Anda gunakan untuk menyelesaikannya.
  • Ini akan membuat perbedaan besar dalam kinerja tim Anda, dan proyek akan selesai dengan lebih baik dan lebih cepat.
  • Time line proyek Anda
  • Apa tugas proyek itu
  • Siapa yang mengerjakan tugas-tugas ini
  • Durasi tugas
  • Urutan di mana tugas harus diselesaikan
  • Bagaimana tugas-tugas proyek ini tidak tumpang tindih dan terhubung bersama
  • Menjadwalkan tugas Anda, mengisi tenggat waktu, menemukan dependensi tugas, dan menugaskannya kepada anggota tim yang tepat.
  • Manajer yang berpengalaman bahkan dapat menggunakan struktur rincian kerja untuk membagi pekerjaan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan menetapkan hasil yang sesuai untuk setiap bagian Gantt.
  • Kemudian, setelah Anda selesai dengan perencanaan proyek, beralihlah ke timeline atau tampilan Gantt untuk melihat bagaimana semuanya saling terhubung.
  • Dengan Gantt, Anda akan melihat:
    • Penghadang jalan potensial.
      • Bagian dari proyek yang berisiko dan tertinggal.
      • Masalah yang perlu ditangani
      • Identifikasi jalur kritis untuk bergerak maju.
      • Alternatif dan cara menemukan solusi.
  • Manfaat lain membuat grafik Gantt adalah cara Anda bisa memvisualisasikan dependensi. Bagan Gantt menunjukkan kepada Anda bagaimana masing-masing bagian proyek terkait.
  • Sangat mudah untuk membuat kegiatan bergantung pada orang lain, tetapi jika Anda memiliki beberapa tugas yang bergantung pada satu orang, itu bisa dengan mudah membuat hilang kendali atas target project, bila ada hal terjadi terhadap orang tersebut.

Berikut adalah beberapa istilah Gantt Chart penting yang harus Anda ketahui:

  • Task atau activity
    • Ini adalah paling dasar, didalam project anda harus mengerti activity-activity apa saja yang harus dilakukan.
  • Durasi activity atau waktu setiap kegiatan.
    • Berapa lama waktu dari setiap aktifitas yang harus dilakukan.
  • Urutan dan hubungan antar aktifitas.
    • Ada banyak hubungan, Finish to start, Finish to Finish, Start to start, Start to finish, yang paling umum adalah Finish to Start.
  • Milestone (tonggak waktu)
    • Ini menunjukkan tanggal-tanggal penting dan peristiwa penting dari suatu proyek. Misalnya Kickoff meeting, Detail Engineering Design completed dll.
  • Struktur Perincian Kerja (WBS/ Work Breakdown Structure)
    • WBS memecah tugas-tugas proyek menjadi potongan-potongan kecil berdasarkan jenis pekerjaan yang mereka lakukan sesuai WBS tersebut. Menentukan ini adalah komponen penting dari sebuah proyek, karena membelah struktur membuat pekerjaan proyek lebih mudah dikelola. Apa yang harus dilakukan dan berapa lama untuk melakukan.
  • Critical Point
    • Ini adalah urutan kegiatan dalam rencana proyek yang harus diselesaikan agar proyek selesai pada tanggal jatuh tempo. Ini dapat membantu Anda menentukan tugas mana yang akan diprioritaskan jika Anda kekurangan waktu.

Apa Software Management yang bisa membantu kita?

Software Gantt chart Berbayar yang sering digunakan:

  • Microsoft Project

Software Gantt chart Gratis Terbaik di tahun 2020:

  • ClickUp
  • GanttProject
  • TeamGantt
  • Bitrix24 Gantt chart

Berikut adalah salah satu perangkat lunak Gantt chart gratis terbaik yang dapat Anda gunakan untuk mengelola proyek:

 ClickUp

Fitur Utama:

A. Bagikan Tugas dengan banyak penerima tugas.

ClickUp Memungkinkan Anda menetapkan tugas dengan banyak penerima. Dengan cara ini, Anda dapat langsung menggunakan timeline grafik Gantt Anda untuk mengalokasikan tugas ke orang yang tepat.Tentukan jumlah orang yang dibutuhkan dan tetapkan untuk tugas itu – semudah itu,

B. Filter.

Anda bahkan dapat mengatur tugas-tugas Anda di timeline Anda. Ini sangat berharga untuk bekerja dengan klien.  Anda dapat melihat bagaimana semua tugas klien itu terhubung di tampilan timeline.

C. Kontrol yang Kuat.

Tanggal Mulai dan Jatuh Tempo, memastikan Anda mengerjakan tugas yang tepat pada waktu yang tepat. Menggunakan Kalender ClickUp, Anda juga dapat melihat secara visual kapan tugas-tugas tertentu perlu dikerjakan.

D. Ketergantungan Tugas.

Tampilan grafik Gantt ClickUp membuatnya sangat mudah untuk membuat grafik Gantt online dan memvisualisasikan dependensi tugas.

E. Persentase Kemajuan

ClickUp memberi Anda persentase kemajuan proyek, Ini dilakukan dengan membagi tugas yang diselesaikan dengan jumlah tugas di bagan Gantt Anda.

F. Perhitungan Jalur Kritis.

Jalur kritis menentukan rantai tugas mana yang penting untuk penyelesaian proyek Anda. Ini memberi Anda gambaran tentang tugas individu mana yang dapat dijadwal ulang tanpa mempengaruhi kemajuan keseluruhan proyek Anda.

G. Milestone.

Tonggak sejarah digunakan dalam manajemen proyek untuk menandakan akhir dari sekelompok besar tugas, Mereka sering direpresentasikan sebagai bentuk berlian untuk membantu Anda melihat jelas kegiatan penting yang perlu diselesaikan dalam timeline proyek Anda.

H. Pelacakan Waktu

Anda mendapatkan banyak opsi pelacakan waktu dengan ClickUp.

Apa itu  Scrum master? Suatu Posisi Kunci  untuk project sukses

Posted on by
2

 

Dgn agile menjadi trend  standar di sebagian besar perusahaan, master scrum sangat diminati. Berikut adalah overview  peran master Scrum, sertifikasi yang relevan, gaji yang diharapkan, dan daftar pekerjaan.

 

 

Scrum adalah satu dari project management methology berbasis agile,

Agile adalah responsif terhadap perubahan, ada proses yang bergerak berbarengan tanpa tergantung dgn proses lain, agile lahir utk mengutamakan result dan berpacu utk sesuai dgn target waktu yg ditetapkan.

Scrum adalah kerangka kerja untuk menerapkan proses agile dalam pengembangan perangkat lunak dan proyek lainnya. Kerangka kerja yang sangat bagus ini menggunakan iterasi kerja singkat, yang disebut sprint, dan pertemuan harian, yang disebut scrums, untuk menangani bagian terpisah dari sebuah proyek secara berturut-turut sampai keseluruhan proyek selesai.

Scrum proses: Product backlog, sprint backlog, daily sprint, increment

Product backlog adalah requirement dr product yang akan didelivery, istilah sederhananya adlh to do list.

Sprint, adalh pengaturan, pembagian tugas , pelaksanaan tugas dan hasil nya  yg dilakukan setiap hari.

 

Prinsip dasar : to do list, doing, done

 

Increment adalah result dlm setiap proses/task yg sudah dikerjakan dan disepakati.

 

 

Ada tiga peran kunci dalam Scrum: master scrum, pemilik produk, dan anggota tim Scrum.

Apa itu scrum master?

Sebagai pemimpin dari tim Scrum, champion master Scrum dr sebuah proyek, memberikan panduan kepada tim dan pemilik produk, dan memastikan semua praktik diikuti oleh anggota tim. Master Scrum tidak hanya membahas semua aspek proses pengembangan tangkas namun juga melayani bisnis, pemilik produk, tim, dan individu, dengan cara berikut:

 

  • Di tingkat bisnis, master Scrum menciptakan lingkungan pengembangan yang kreatif, memastikan project berjalan sesuai yg direncanakan, produktif dan mendukung serta memungkinkan kolaborasi multi arah.
  • Pada tingkat pemilik produk/product owner, master Scrum memfasilitasi perencanaan dan membantu pemilik produk memahami dan mematuhi teknik dan praktik scrum.
  • Di tingkat tim, master Scrum memberikan panduan, pembinaan, dukungan dan fasilitasi, dan membantu menghilangkan rintangan yang mungkin dihadapi tim di sepanjang jalan.
  • Pada tingkat individu, master Scrum mendukung usaha individu, menangani masalah apa pun yang muncul, dan menghilangkan hambatan untuk membantu individu terfokus dan produktif.

Scrum master training and certifications

Two well-recognized organizations, Scrum Alliance and Scrum.org, offer Scrum training and certifications.

Scrum Alliance

Scrum Alliance, established in 2001, is one of the more influential organizations in the agile community. It is a nonprofit association with more than 500,000 certified practitioners worldwide. The Scrum Alliance offers the following Scrum certifications:

  • Certified ScrumMaster (CSM):CSMs “act as ‘servant leaders,’ helping the rest of the Scrum team work together and learn the Scrum framework.”
  • Certified Scrum Product Owner (CSPO):CSPOs are “individuals who are closest to the ‘business side’ of the project. They are charged by the organization to ‘get the product out’ and are expected to do the best possible job of satisfying all the stakeholders.”
  • Certified Scrum Developer (CSD):The CSD certification “exposes students to the most important tools and techniques that need to be applied in order to build good software in the iterative and incremental fashion that Scrum requires.”
  • Certified Scrum Professional (CSP):A CSP “challenges Scrum teams to improve the way Scrum and other Agile methods are implemented for every project.”

Scrum.org

Scrum.org was founded in 2009 as a “global organization, dedicated to improving the profession of software delivery by reducing the gaps, so the work and work products are dependable.”

Scrum.org offers Professional Scrum Master (PSM) certifications at three levels:

  • PSM I:PSM I certificate holders “prove they understand Scrum as described in the Scrum Guide and the concepts of applying Scrum.”
  • PSM II: PSMIIcertificate holders “prove that they have an understanding of the underlying principles of Scrum and can effectively apply Scrum in complex, real-world situations.”
  • PSM III: PSMIIIcertificate holders “have a deep understanding of the application and practices of Scrum and the Scrum Values in a variety of complex team and organizational situations.”

Scrum master salaries

Based on findings by the Project Management Institute’s “Earning Power: Project Management Salary Survey, Ninth Edition,” project manager’s working in Agile/interactive/incremental project management/Scrum earn:

Years experience Percent 25th percentile Median 75th percentile Mean
None 39% $105,000 $129,000 $160,000 $135,597
1 to 5 47% $110,000 $135,000 $165,000 $142,816
6 or more 14% $135,000 $158,000 $188,000 $164,593

Scrum master jobs

Since Scrum can be applied to virtually any organization, Scrum masters are in high demand as companies continue to look for ways to get their projects completed and their products to market faster. In fact, according to LinkedIn’s “Most promising jobs of 2017,” job openings (by year over year growth) for Scrum masters is up 104%, and the career advancement score is 8 out of 10. These findings are based on the potential for career advancement, job growth, and salary. Project Management Offices (PMOs) or product development departments within many business sectors hire Scrum Masters to streamline their development process. This can include software, healthcare, aviation, technology, engineering, construction, real estate, publishing, financial, marketing, manufacturing, education, insurance, government, and others.

Apa yg berubah dalam PMBOK 6 edition 2017

Posted on by
Reply

Apa yg berubah dalam PMBOK 6 edition 2017,

Apa perbedaan PMBOK 5th edition 2013 dgn PMBOK 6th edition 2017 ?

  1. Knowledge areas :

Ini jumlahnya tetap 10 Knowledge area tapi ada perubahan nama utk 2 knowledge  areas sbb:

2013 2017 remarks
Project Integration Management Project Integration Management
Project Scope Management Project Scope Management
Project Time Management Project Schedule Management Kita tidak mengatur waktu, tapi mengatur schedule
Project Cost Management Project Cost Management
Project Quality Management Project Quality Management
Project Human Resources Management Project Resources Management Resources bukan hanya manusia, tapi juga physical resources seperti material dll.
Project Communication Management Project Communication Management
Project Risk Management Project Risk Management
Project Procurement management Project Procurement management
Project Stakeholder management Project Project Stakeholder management Project
  1. Project management processes description

ada 3  processes  baru ( project management processes description) :

  • Manage Project Knowledge is part of the Executing Process Group and Project Integration Management knowledge area.
  • Implement Risk Responses is part of the Executing Process Group and Project Risk Management knowledge area.
  • Control Resources is part of the Monitoring and Controlling Process Group and Project Resource Management knowledge area.

Sementara Ada 1 yg didelete yaitu :

The function of the Close Procurement process has now been captured within Control Procurements and Close Project or Phase.

Jadi dimana PMBOK 5 2013 berjumlah 47 Processes, utk pmbok 6 2017 berjumlah menjadi 49 Processes.

Kemudian ada perubahan nama sbb:

PMBOK 5th Edition PMBOK 6th Edition
Perform Quality Assurance Manage Quality
Plan Human Resource Management Plan Resource Management
Control Communications Monitor Communications
Control Risks Monitor Risks
Plan Stakeholder Management Plan Stakeholder Engagement
Control Stakeholder Engagement Monitor Stakeholder Engagement
  1. Section baru dlm setiap knowledge area
    • Key Concepts
    • Trends and Emerging Practices
    • Tailoring Considerations
    • Considerations for Agile/Adaptive Environments
  1. Project adalah link antara strategy dgn team,  project berhasil bila sesuai dgn business values,   karena itu di  PMBOK 2017 ini ditekan kan pentingnya strategy dan business dlm keberhasilan project itu sendiri,  Greater emphasis on strategic and business knowledge, with a discussion of project management business documents.
  1. Satu bab baru yg khusus membahas Project manager di bab 3,

the role of the project manager, including the PMI Talent Triangle®—technical, leadership and strategic and business management.

Ini dulu dibahas sedikit di bab3 Pmbok2013.

Utk bab 1, bab 2, bab 3 2013 , digabung dlm 2 bab di 2017

Tema utama PMBOK 2017 adalah dari project manager untuk Project Manager

  1. New appendix

An appendix on agile practices.

Agile sangat menambah warna dlm PMBOK 2017 ini.

7. Lesson learned

Lesson learned yg di pmbok 5 ditempatkan di akhir project, di pmbok 6 ini ditempatkan tdk menunggu project close, ini sangat membantu perbaikan ke arah hal yg baik terutama project2 yg berjalan ber iringan sehingga tdk terperosok kelubang yg sama.

Membangun Remote team , tips utk Project manager.

Posted on by
Reply

Remote team adalah trend dlm business perusahaan, menempatkan beberapa team member project dgn langsung on site bersama customer utk implementasi project.
Hal yg melatari adalah saving cost ,

PRofit and loss, competition.

Tentu memanage team yg setiap hari bersama dgn kita dan remote sangat berbeda , pada awalnya.
Bila kita membangun dr awal , ada hal hal yg perlu diterapkan, sebagai project manager  :

  • Pertama attitude dan track record team.
  • Value sangat penting, skill dan behaviour
  • Feasibility study utk project tsb, 
  • List risk identification
  • Ini sangat penting ,communication, manfaatkan semua channel yg ada, skype face to face communication sangat berguna.
  • Progress report dan informasi hrs lancar, benar, tepat dan periodik.
  • Team lead dan pm , harus saling available, jgn merasa yg di on site seakan berjuang sendiri. Sebalikny jgn seakan yg di HQ merasa terus was was.
  • trust, inilah delegasi, kepercayaan dan mampu balik mewujudkan harapan
  • Culture, ini kondisi yg perlu dibangkitkan, culture ,common experienced dr team member, how the works get done. Krn di depan customer dan jauh dr pantauan , perlu commitment tinggi, penting bagi kita utk memancing, apa yg ingin kita raih dlm karir, dgn memberikan service terbaik seiring gapaian tinggi cita cita kita.
  • Engagement dgn team dan customer kita, jalin komunikasi erat dgn semua stakeholder dan anda akan meraih informasi penting tak terduga.

Download Excel, summary Prince2, PRojects IN Controlled Environments

Posted on by
Reply

PRINCE2 Definition

PRINCE2 (an acronym for PRojects IN Controlled Environments) is a  process-based method for effective project management.

Used extensively by the UK Government, PRINCE2 is also widely recognized and used in the private sector, both in the UK and internationally. The PRINCE2 method is in the public domain, and offers non-proprietorial best practice guidance on project management

sample : for completed, just download  managing-successful-projects-with-prince-version-2-2009

Level 0 Level 1 Level 2 Level 3 Level 4
Managing Successful Projects with PRINCE2 2009
1. Introduction
1.1 The purpose of this manual
Describe PRINCE2 method
Source of reference on PRINCE2
1.2 The importance of projects
Need to balance
Maintain business as usual
Business change
Projects introduce change
1.3 What makes projects different?
Project
Temporary organization
Deliver business products
According to agreed Business Case
Characteristics
Introduce change
Have defined start and end
Are cross-functional
Are unique
Are more risky