Category Archives: 1. Project Management

Pelajari Dasar-Dasar membuat Email secara Efektif

Posted on by
Reply

Walaupun banyak media Komunikasi yang saat ini ada seperti chat, phone, video conference, namun email tetap sangat vital digunakan dalam berkomunikasi terutama untuk formal.

Trend dalam bisnis, setiap orang dituntut untuk productive, artinya ketika kita melakukan sesuatu harus tepat, tujuannya bisa diraih maksimal dengan waktu yang singkat.

Menulis email adalah hal basic yang harus kita pahami dan terapkan dalam kegiatan kerja kita.

Terlebih, bekerja dari jarak jauh adalah bagian dari rutinitas rutin banyak orang, kemampuan Anda untuk berkomunikasi memegang peranan sangat lebih penting daripada sebelumnya. Meskipun komunikasi memiliki banyak bentuk, email tetap menjadi cara populer untuk terhubung dengan orang lain.

Email yang efektif adalah:

  • Dapat ditindaklanjuti: Setelah membacanya, Penerima paham, tahu apa yang harus dilakukan selanjutnya, dan kapan deadlinenya.

Kebiasaan kita setiap menerima email, setiap ditanya hanya memberikan jawaban sudah dibaca artinya kita akan membaca lagi, dan baru akan follow up.

  • Email yang efektif adalah Anda tidak perlu membaca ulang. Mereka sampai pada intinya.
  • Mudah dibaca: ditulis dengan cara percakapan.
  • Tulis Subjek atau judul Email Anda dengan tepat.

Tulis Subjek atau judul Email Anda dengan tepat.

Baris subjek email Anda adalah peluang terbaik pertama Anda untuk menjadi efektif. Jika baris subjek email tidak efektif tidak jelas, orang akan tidak termotivasi untuk membaca email secara keseluruhan.

contoh:

Tidak effectiveEffective
RequestReview: Proposal for Project Zs (due 6/1)
Approval RequestApproval Needed: Contract for Project QW (due 2 June 2020)
Kerja BaktiKerja Bakti: Perapihan Lingkungan (3 aug 2918)
  • Penting! Jangan Mulai Setiap Subjek Email dengan “Penting!” atau Urgent.

Anda harus menyimpan “Penting!” untuk email yang benar-benar penting. Jika Anda terlalu sering menggunakan ini di baris subjek email Anda, orang tidak akan lagi menganggap email Anda penting, dan menganggap semua email anda adalah biasa saja.

  • Pendek: Singkat, tidak mengandung detail yang tidak perlu.

Singkat, jelas, padat. Jangan menggunakan bahasa yang bertele, dan susah dipahami. Gunakan bahasa umum, langsung pada titik utama points yg ingin disampaikan

Email yang panjang tidak bisa dibaca, tidak peduli seberapa bagus tulisannya. Email yang baik mengikuti struktur dasar ini:

• Pendahuluan: Siapa Anda

• Konteks: Mengapa Anda menulis email

• Ajakan untuk bertindak: Apa yang Anda butuhkan dan kapan Anda membutuhkannya

Misalnya:

Hi Bonnie,

(Siapa anda)

Semoga anda dalam keadaan sehat, Perkenalkan saya dari bagian Marketing.

(Konteks.)

Kami akan mengadakan event marketing di Plaza X, untuk itu kami meminta waktu membahas detail apa yang kami butuhkan untuk hal itu.

(Call to action)

Event itu akan kami selenggarakan tanggal 2 June 1020, kami harapkan dua minggu sebelum hari H semua sudah siap persiapannya, Kami ingin bertemu anda lusa untuk memulai persiapannya. Terimakasih banyak sebelumnya untuk supportnya

Best regards,

  • Email Panjang
    • Terkadang , Anda perlu menulis sesuatu yang lebih panjang. Tetapi itu tidak berarti bahwa email Anda harus sulit diurai. Jika email Anda panjang, cobalah kiat ini untuk memandu pembaca Anda melalui konten:
      • Pisahkan setiap bagian, gunakan cara yang menarik yang bisa memikat orang.
      • Pemformatan: Gunakan huruf tebal, miring, garis bawah, atau ukuran font untuk menarik perhatian.
      • Emoji: Gunakan satu atau dua emoji. Jangan berlebihan — sedikit demi sedikit. Dan pilih emoji yang sesuai dan terjemahkan dengan baik, seperti bintang, jam, atau tanda centang.
    • Saat ini, banyak email dibaca di perangkat seluler, yang membuat paragraf panjang lebih sulit dibaca. Oleh itu buat email Anda lebih mudah diurai: anda bisa tes dengan mengirim ke email anda, lalu anda coba baca di gadget anda.

  • Berikan email dengan cara human, mudah dipahami, bukan seperti bahasa mesin.
    • Bahasa formal dan kaku adalah cara termudah untuk mengasingkan pembaca Anda. Selalu sampaikan apresiasi dan permintaan terimakasih, Atau  mereka tidak akan membaca email Anda, atau menanggapi permintaan Anda.

Jadi bagaimana Anda bisa membuat tulisan Anda kurang formal dan lebih manusiawi?

• Bacalah dengan lantang: Dengarkan bunyinya. Jika kedengarannya terlalu kaku, ubahlah menjadi lebih baik, Tulis dengan cara menarik: Jadilah percakapan dan otentik. Orang merespons keaslian.

• Hapus jargon dan singkatan yang berlebihan.

Misal seperti dibawah, gunakan bahasa yang lebih mudah, untuk semua orang, tidak berarti tidak boleh, anda bisa gunakan bila anda mengenal benar audience anda.

Buy-inAgreement; support; approval
Deep diveAnalysis; detailed description
All on the same pageAgree; understand; align
Circle backCome/get back to this; revisit
DeliverableOutput; product; result; document; work product
Double clickSee next level of detail
Drill downGet more details; learn more; inspect or explore
Ducks in a rowPrepared; organized; assemble
  • Sampaikan Email dengan Profesional dan memenuhi Etika
    • Anda harus paham siapa yang anda kirim, Jangan mengunakan kata kata yang terlalu akrab walaupun anda sekalipun sangat dekat, Email adalah bahasa formal dalam bisnis, hormati secara benar benar dan sampaikan secara tepat, isi email mencerminkan kadar professional anda.
    • Bila anda ingin non formal, gunakan media Komunikasi lain seperti Wa, ms teams dll.
  • Kirim email secara tepat.
    • Fokus  pada sasaran: Jangan kirim email kepada semua orang, Mulailah dengan yang terpenting.
    • Menangani email massal dengan hati-hati: Saat Anda mengirim email ke grup besar, gunakan daftar distribusi terbatas, di mana hanya orang-orang tertentu yang dapat membalas seluruh grup, atau letakkan seluruh daftar distribusi di BCC, untuk mencegah orang orang reply ke  semua orang.
    • Jangan balas reply to all, pilih ke orang yang anda anggap tepat, untuk anda balas.
    • Pilih to,cc,bcc  dalam email yang anda kirim dengan tepat, jangan misalnya satu email group yang tidak berkaitan anda kirim juga, ingat email punya resiko keamanan data yg terbatas, orang bisa bebas mem forward ke orang lain, competitor dll. Selain itu mengirim email ke banyak orang akan membuat orang terganggu bila tdk berkepentingan, karena mereka telah menggunakan waktunya utk membaca namun tidak ada hubungannya, mengirim email kebanyak orang juga akan menyibukkan anda, bila ada yang me reply all, dan membuat arah email bisa kemana mana, tidak fokus.
    • Selalu cc atasan atau superior anda, agar tidak merasa dilewati dan juga bisa mengawasi cara kerja kita.

Tips dan cara lebih Produktif saat bekerja dari Rumah / Work from home.

Posted on by
Reply

Bagi orang-orang di seluruh dunia, realitas kita sehari-hari telah berubah secara dramatis karena COVID-19. Namun sejatinya, sebenarnya sudah banyak perusahaan besar terkemuka memberikan kesempatan bagi karyawannya untuk bisa bekerja dari rumah.

Tidak semua bisa digantikan dengan bekerja dari rumah, akan tetapi bekerja di rumah harus di akui lebih tidak stress, bisa flexible dan bisa memberikan lebih banyak kebahagiaan, terutama karena bisa lebih dekat dengan keluarga.

Untuk itu anda harus bersyukur bila masih diberi kesempatan untuk bekerja, berikan apa yang bisa terbaik anda persembahkan.

Tips untuk lebih produktif bekerja dari Rumah:

• Temukan Ruang Khusus untuk Bekerja

Buat ruangan kerja yang nyaman, ergonomis saat bekerja rumah Anda, sesuai anggaran Anda.

Idealnya ini adalah ruangan yang tertutup, namun tidak selalunya demikian,

Ketika Anda bekerja dari rumah, salah satu hal paling utama dan penting adalah menciptakan lingkungan kerja yang nyaman bagi Anda.

Situasi rumah setiap orang berbeda. Beberapa dari Anda mungkin memiliki ruang tambahan yang dapat Anda gunakan, sementara yang lain mungkin perlu menemukan sudut yang cocok di ruang tamu atau kamar tidur mereka.

Jangan terlalu memaksa diri, manfaatkan seoptimal mungkin ruangan anda, yang penting disini, ada meja, anda bisa duduk dengan nyaman dan berkonsentrasi.

Case khusus berlaku ketika anda sedang meeting dan anda butuh ruangan yang kedap suara, mau tidak mau anda harus mencari tempat yang tertutup.

Berikut hal hal yang bisa menjadi pertimbangan:

  • Apakah saya perlu kamar dengan pintu yang bisa saya tutup?
  • Jika saya bekerja dari area ini, apa yang akan terlihat dari webcam saya?
  • Apakah saya memiliki akses internet yang memadai di bagian rumah saya ini?
  • Apakah saya memiliki colokan listrik yang cukup di dekat sini? Pastikan koneksi listrik, internet semua sudah tercukupi.
  • Apakah ada sinar matahari langsung yang dapat menyebabkan silau layar dan ketegangan mata?
  • Apakah ada gangguan dalam ruang ini yang akan mencegah saya bekerja?

Situasi Anda mungkin tidak ideal, dan Anda mungkin harus melakukan yang terbaik untuk membuatnya bekerja.

Ruangan yang mempunyai jendela juga bisa membantu anda dengan sirkulasi udara atau pemandangan tanaman yang rindang bisa memberikan kenyamanan dalam bekerja.

Anda bisa bekerja dari kamar tidur tapi tidak dari tempat tidur, karena anda bisa tergoda untuk tidur daripada bekerja, lebih dari itu, tempat tidur juga buruk untuk badan anda, saat anda mengetik atau bekerja posisi tubuh tidak optimal sehingga bisa membuat salah urat dan sebagainya.

Jika ruang yang Anda pilih adalah ruang bersama, Anda mungkin perlu bernegosiasi dengan penghuni ruangan lainnya sesuai jadwal ketika Anda dapat memiliki privasi untuk bekerja tanpa gangguan.

Optimalkan Lingkungan Kerja di Rumah Anda

Setelah Anda memiliki ruang kerja, hal selanjutnya yang harus dilakukan adalah mengatur peralatan yang direkomendasikan berikut ini.

• Headset dengan mikrofon.

Mikrofon default laptop Anda tidak selalu bisa diandalkan, karena sering kali menangkap suara latar dan kualitas audionya buruk. Ini juga dapat menyebabkan orang yang Anda temui mendengar gema di ujung mereka.

Headset dengan mikrofon adalah yang terbaik bagi Anda.

• Ponsel atau layanan telepon online

Ponsel adalah cadangan yang bagus jika internet Anda turun pada waktu yang penting — seperti di tengah rapat. Dalam situasi ini, Anda biasanya dapat menggunakan ponsel Anda untuk melakukan panggilan kembali ke rapat.

• Koneksi internet — setidaknya 10 Mbps, atau 20 biasanya disarankan untuk rapat online, namun diingat saat kondisi sibuk, walaupun anda berlangganan 30Mbps anda tidak bisa dijamin terus mendapat kecepatan puncak.

• Perhatikan Ergonomis

Untuk menghindari rasa sakit dan nyeri, ada beberapa tips ergonomis sederhana untuk diikuti. Pertama, pastikan Anda memiliki permukaan kerja yang solid pada ketinggian yang baik. Kedua, berinvestasi dalam kursi yang dapat disesuaikan untuk memastikan postur yang baik. Terakhir, jangan lupa periferal penting seperti monitor eksternal, keyboard, dan mouse, jika anggaran Anda memungkinkan.

Berurusan dengan Kondisi yang Kurang Ideal,

Terkadang ada yang salah, bahkan ketika Anda sudah melakukan yang terbaik untuk mengatur semuanya begitu saja. Anda mungkin kehilangan koneksi Wi-Fi Anda dan putus saat rapat penting.

Seseorang yang tinggal bersama Anda – mungkin anak atau hewan peliharaan – mungkin berjalan ke ruang kerja Anda saat Anda sedang menelepon.

Suara-suara dari ruangan lain bisa mengganggu Anda.

Ruang bersama yang terlihat di webcam Anda mungkin terlihat sedikit berantakan. Anda mungkin juga melakukan pekerjaan rumah sambil mengerjakan tanggung jawab pekerjaan Anda.

Cobalah untuk mengingat bahwa ini adalah situasi baru, dan Anda melakukan yang terbaik untuk membuatnya berfungsi. Ingat juga bahwa orang lain mungkin mengalami hal serupa.

Gunakan kenyataan baru ini untuk melatih anda lebih baik untuk diri sendiri dan orang lain. Anda mungkin menemukan bahwa Anda memiliki kesamaan dengan kolega atau pelanggan, atau berbagi tawa tentang hal-hal lucu yang terjadi ketika kita semua menyesuaikan

• Fokus

Jauhi hal hal tidak produktif, matikan Tv dan jangan tergoda melakukan streaming video, chatting yang tidak berhubungan dengan pekerjaan

Bila anda mempunyai anak kecil, berikan pengertian kepada mereka, berikan penghargaan bila mereka tidak mengganggu kita, misalnya makanan atau hal yang mereka sukai lainnya.

Bila anda mempunyai binatang peliharaan, pastikan semuanya sudah di kontrol sebelum mulai bekerja, membersihkan kotoran, memberikan makanan dll.

• Bangun pagi dan disiplin.

Tidak berarti di rumah lalu anda bisa bebas lebih banyak tidur, berikan balasan atas kepercayaan perusahaan dengan lebih awal bekerja, selalu ada pekerjaan, selalu akan ada yang bisa kita pelajari, bangun pagi siapkan sedini mungkin apa yang harus dikerjakan, dan anda akan lebih terasa bersemangat dan produktif.

• Koneksi Internet

Ini adalah faktor vital, gunakan provider terkemuka yang bisa memberikan jaringan internet yang reliable, jaringan fiber optic selalu bisa menjadi pilihan utama, selain unlimited juga kecepatan nya lebih stabil.

Gunakan juga backup dengan cellular, bila terjadi kabel putus atau maintenance anda tetap bisa terkoneksi dengan Internet

Koneksi internet idealnya 20Mbps terutama saat anda teleconference ini akan sangat berpengaruh.

Salah satu masalah paling umum yang dihadapi orang saat bekerja dari rumah adalah koneksi internet yang buruk.

Jika Anda mengalami masalah internet yang lambat, lakukan hal berikut.

  • Tutup jendela yang tidak perlu di browser Anda.
  • Nonaktifkan sementara aplikasi perangkat lunak yang tidak Anda gunakan.
  • Batalkan aktivitas yang memakan memory besar, seperti mengunduh file besar.
  • Periksa jaringan, modem, router. Reset bila perlu.
  • Gunakan Backup Internet anda, bila anda sudah break atau istirahat, check lagi koneksi internet utama, dan laporkan ke customer service bila keadaan semakin memburuk. Dalam keadaan urgent anda bisa menggunakan ponsel Anda untuk memanggil dan bergabung kembali dengan rapat.

• Tool untuk bekerja dari jauh

Karena ini remote working, pastikan anda paham apa yang harus di kerjakan melalui media yang berhubungan dengan tersebut, contohnya Microsoft team, cara berkomunikasi, sharing folder atau integrasi dengan CRM, ERP.

Untuk CRM misalnya salesforce dari pengalaman tidak masalah bila akses internet tidak tinggi dari cellular pun sudah cukup, lain kalau ERP misalnya SAP ECC akan perlu efford resources yang cukup tinggi.

Perhatikan juga tool yang digunakan dalam internal perusahaan, mungkin ada Jira, Timesheet, HRD portal, dan lain sebagainya.

VPN  kadang perlu digunakan saat mengakses dari rumah, tergantung masing2 perusahaan.

Pastikan juga laptop anda dilengkapi anti virus dan rajin update applikasi terbaru untuk menutup celah celah malware atau ancaman virus.

Tidak semunya berbayar anda bisa gunakan aplikasi yang free yang umumnya banyak dipakai, tetap perhatikan keamanan data dan privacy.

Skype masih ada, google hang out juga, Slack, Monday.com, github, banyak sekali yang bisa digunakan, pilih yang perlu saja, fokus kebutuhan, terlalu banyak yang dipakai juga malah akan membingungkan.

• Etika dan professionalism bekerja dari rumah

.

1. Patuh dan Ikuti policy, itu professionalisme anda.

Attitude sangat penting misal Pakaian, Jika Anda bekerja dari rumah, tahan keinginan untuk tetap memakai piyama.

Lakukan rutinitas pagi Anda seperti yang akan Anda lakukan jika Anda menuju ke kantor.

Buatlah sarapan Anda, kenakan sesuatu yang membuat Anda merasa luar biasa, dan ikuti ritual pagi Anda.

Berpegang teguh pada rutinitas rutin Anda dapat membantu Anda tetap membumi, dan pada saat Anda masuk untuk hari itu, Anda akan merasa seperti diri normal seperti Anda yang biasa.

Ikuti benar benar policy dari masing masing kantor, jam kerja, performance, reporting dan lain lain, jangan pernah merasa bebas dan tidak diawasi,

Ijin dan cuti bila anda berhalangan, jangan pernah mencuri waktu, anda akan rugi sendiri kelak.

2. Etika Rapat Jarak Jauh

Jika Anda baru mengenal rapat virtual, berikut adalah beberapa kiat untuk diperhatikan.

• Webcam aktif: Nyalakan webcam Anda dan biarkan orang melihat Anda. Ini bagus untuk komunikasi dan koneksi tatap muka. Namun, jika koneksi internet Anda lemah, matikan webcam Anda untuk membebaskan bandwidth. Cukup jelaskan kepada kolega Anda bahwa Anda mematikan kamera untuk meningkatkan konektivitas Anda.

• Mikrofon: Mute atau Bisukan saat Anda tidak berbicara. Kebisingan dari latar belakang dapat membuat sulit untuk didengar dan menggangu konsentrasi.

• Hindari interupsi: Secara umum, kita harus saling mendengarkan dan tidak menyela, ini sangat penting selama pertemuan virtual, karena ketika dua orang berbicara, Anda tidak dapat benar-benar mendengar siapa pun.

• Batasi percakapan sampingan: Sekali lagi, ketika lebih dari satu orang berbicara selama pertemuan virtual, tidak ada suara yang terdengar. Bicara satu per satu.

3. Jangan Lupa Bahagia, cukup beristirahat dan Jangan Makan saat tengah bekerja

Pastikan anda sudah dipenuhi gizi, jangan makan atau sarapan saat anda bekerja, apalagi saat meeting karena itu akan mempengaruhi profesional anda.

Saat Anda bekerja dari rumah, mudah terpaku pada kursi Anda. Anda mungkin tidak selalu memperhatikannya, tetapi Anda kehilangan banyak jeda dan gangguan alami yang terjadi ketika Anda berada di kantor.

 Itu bagus karena anda berhasil fokus dan konsentrasi, tetapi buruk untuk hal-hal lain, seperti suasana hati, energi, jangka panjang, dan kesejahteraan fisik Anda.

Jadi lakukan hal-hal yang membantu menyegarkan Anda secara mental dan fisik. Anda dapat bisa berdoa, lebih religius, olahraga ringan untuk meminta diri Anda mengambil nafas secara berkala, atau hanya melakukan peregangan.

Lebih baik lagi, buat istirahat menjadi hari Anda, memberi sinyal kepada diri sendiri bahwa hari kerja Anda telah selesai dan waktu pribadi Anda telah dimulai.

Namun Ingat jangan ketika jam lima teng, lalu semuanya berakhir, atur sesuai kondisi pekerjaan, terkadang bekerja dari rumah lebih molor dari bekerja dari kantor, ada plus minusnya, minusnya kadang ada pimpinan yang sangat agresif sehingga jam kerja bisa kapan saja, ini harus diantisipasi jangan sampai malah lebih stress,

Bila nature anda project atau operation, anda memang harus siap karena dikantor atau tidak, pekerjaan kadang dilakukan di dini hari atau tidak tentu, waktunya seperti misal nya ada incident, problem, outage atau interrupted services.

Cara terbaik untuk Mempengaruhi Orang Lain dalam Pekerjaan

Posted on by
Reply

Apa manfaat dari mempengaruhi?

Bila ada bisa secara efektif mempengaruhi orang, meyakinkan pendapat anda, anda akan bisa lebih mudah mengembangkan karir anda, Bayangkan saat anda menyampaikan proposal penting, semua orang tanpa perlu lama-lama menyetujui rancangan anda, semua orang membantu anda dalam pelaksanaan, berapa banyak hasil berlipat yang akan dapat?

Tentu tak semudah membalik tangan, perlu tahapan awal sebelum semua bisa diraih secara maksimal, jangan menunggu waktu yang tepat, pelajari sedini mungkin dan jemput kesempatan itu.

Anda harus mempunyai dasar-dasar sebagai berikut:

Empati

Memberikan perhatian adalah cara mudah menarik perhatian, perhatikan keseharian mereka, berikan kata2 sentuhan yang sangat dekat dengan mereka.

Membangun Reputasi

Semua tidak datang tiba2, akan datang dimana semua sudah sesuai dengan yang akan dikondisikan. Reputasi adalah hal yg menantang, begitu anda mendapatkan jangan pernah anda korbankan dengan materi.

Proactive

Tidak hanya bertanya, tapi juga aktif melakukan inisiative,  selalu ada dimana orang membutuhkan, senang membantu dan knowledgeable.

Communication,

Cara kita menyampaikan pandangan,pendapat dari mulai listening skill, gesture, serta penyajian.

Cara anda menyampaikan pendapat harus membuat orang nyaman, anda tidak bisa memuaskan setiap orang, namun setiap usaha akan selalu berbeda hasilnya.

Sabar dan tanpa pamrih.

As simple person, Doesnt mean We just only wait and hope, Kesabaran bukan pasrah akan keadaan, justru sabar dan ikhlas, adalah hal yang sangat berharga saat ini.  Pekerjaan bukan segala galanya, hubungan sesama manusia akan melampaui dari target, penghargaan atas nilai manusia, networking yang lebih dari hanya antar urusan pekerjaan.

Kemudian ketika anda akan bergerak, penting bagi kita untuk memperhatikan hal hal dibawah ini:

  • Sasaran atau objectives
  • Situasi
  • Pemangku kepentingan atau stakeholder
  • Culture, budaya perusahaan
  • Cara mempengaruhi yang akan digunakan

Cara untuk mempengaruhi inilah  yang akan kita kupas lebih dalam, Untuk mencapai hal itu dibutuhkan strategy, yang secara garis besar sebagai berikut:

  • Identifikasi gaya atau cara mempengaruhi dari diri anda, gunakan yang anda yakin bisa maksimal.
  • Tentukan kapan harus menggunakan gaya pengaruh terbaik.
  • Pelajari strategi untuk mempengaruhi secara efektif.
  • Bangun rencananya

Cara atau gaya mempengaruhi:

Kolaborasi

  • Pintar mengajukan pertanyaan untuk memahami kebutuhan orang lain
  • Fokus pada sasaran bersama
  • Bekerja sama dengan orang lain untuk menemukan solusi yang tepat.

Assertive

  • Menggunakan wewenang Anda untuk menyatakan sudut pandang Anda.
  • Membela dan mempertahankan posisi yang Anda yakini benar.
  • Memastikan ide-ide Anda didengar orang lain.

Analitik

  • Menggunakan logika, data dan fakta secara objektif.
  • Menyimpulkan berdasar data dan bukti.
  • Menyajikan pro dan kontra, keuntungan dan kerugian dari setiap solusi.

Mengakomodasi

  • Melakukan barter untuk mencapai hasil.
  • Mencari jalan tengah di mana semua sependapat.
  • Mencari solusi yang dapat diterima oleh kedua belah pihak

Menginspirasi

  • Memilih cara yang menarik, mudah diingat, dan menarik untuk menyajikan berdasar sudut pandang Anda.
  • Membangkitkan semangat dan motivasi.
  • Pandai membuat ilustrasi dan cerita yang menarik.
  • Mengomunikasikan posisi Anda dengan optimisme dan antusiasme.
Planet Pluto

Mari kita lihat kapan dan bagaimana Anda bisa menggunakan setiap cara di atas untuk mempengaruhi.

Dengan menggunakan secara tepat anda bisa mendapatkan hasil yang di inginkan,

Kolaborasi,

Menjadi kolaboratif membutuhkan waktu. Tidak bisa dibangun dari satu dua hari, anda harus membangun sedini mungkin, bahkan sebelum masalah itu tiba.

 Kondisi,

  • Anda ingin masukan dari orang lain untuk mengidentifikasi opsi / solusi dari suatu masalah, brainstrorming, gathering data.
  • Anda memerlukan penyelarasan, dukungan, dan dukungan orang / tim lain
  • Diperlukan solusi bersama yang memenuhi semua kebutuhan pihak

Yang perlu dilakukan,

  • Siapkan list pertanyaan, ajukan setiap pertanyaan untuk mengungkap kebutuhan / tujuan orang lain
  • Terbuka atas sudut pandang lain
  • Membuka diri atas semua kritik yang membangun
  • Identifikasi semua kemungkinan, fokus pada hal yang dasar.
  • Tentukan opsi yang memenuhi kebutuhan paling penting dari orang lain

Tetapi bagaimana jika ada keadaan urgensi yang membutuhkan waktu lebih cepat?

Pendekatan asertif akan lebih efektif.

Gunakan ketika:

  • Diperlukan tindakan cepat dan tegas (mis. Situasi mendesak, keadaan darurat)
  • Tindakan yang tidak populer perlu diimplementasikan (mis. Pemotongan biaya)
  • Anda tahu paham benar dan masalah ini sangat penting untuk memenuhi tujuan perusahaan (mis. Perubahan harga yang diperlukan)
  •  Tunjukkan kepercayaan, otoritas, keahlian, dan / atau pengetahuan Anda tentang situasi tersebut
  • Nyatakan keputusan dengan jelas dan langsung
  • Pastikan orang lain tahu bahwa keputusan dibuat dan perubahan tidak mungkin dilakukan

Bersikap asertif dapat menggerakkan berbagai hal dengan cepat. Sangat penting untuk menjadi jelas dan langsung dalam suatu keadaan specific. Itulah yang dilakukan para pemimpin. Namun, tentu bisa jadi  ada konsekuensi yang tidak diinginkan jika Anda tidak meminta input saat Anda seharusnya. Mengandalkan gaya ini terlalu sering atau menggunakannya dalam situasi yang salah dapat mengikis kepercayaan dalam hubungan Anda.

Jika Anda perlu menggunakan gaya asertif, Anda harus siap mendukung keputusan Anda dengan data dan fakta.

Di situlah menggabungkan pendekatan Anda dengan gaya analitis yang dapat membantu.

Gunakan ketika:

  • Anda memiliki informasi dan fakta yang lengkap.
  • Ada risiko mengambil tindakan yang salah
  • Ada arah logis yang jelas yang harus diambil
  • Sajikan kesimpulan dan fakta serta bukti.
  • Buat argumen yang objektif dan jelas untuk arahan Anda
  • Identifikasi opsi dengan pro dan kontra berbasis fakta

Mungkin sulit untuk membantah data “obyektif”, kan?

Kumpulkan semua fakta yang Anda butuhkan untuk membuat pendekatan analitis bekerja.

Mari kita lihat kapan harus menggunakan gaya yang lebih akomodatif.

Gunakan ketika:

  • Anda memerlukan keputusan yang dianggap adil di atas segalanya
  • Mempertahankan hubungan yang kuat adalah sangat penting dan Anda perlu membangun dan mempertahankan kepercayaan, fokus pada kepentingan jangka panjang.
  • Ketika berkompromi pada aspek solusi Anda tidak akan memiliki dampak negatif yang signifikan dalam mencapai tujuan Anda
  • Ajukan pertanyaan untuk mendapatkan kejelasan tentang kebutuhan orang lain sambil mencari titik temu untuk menemukan solusi yang akan bekerja untuk kedua belah pihak
  • Fokus pada pengidentifikasian tujuan dan minat bersama alih-alih mendukung Anda
  • Fokus pada membangun kepercayaan dengan kompromi pada hal-hal yang pada akhirnya mengarah pada kemenangan bagi kedua belah pihak

Mengakomodir bisa menjadi cara yang bagus untuk menjembatani kesenjangan atas suatu masalah, terutama ketika ada posisi dan emosi yang kuat. Seperti negosiasi yang baik, Anda ingin mencoba mengenal kebutuhan orang lain sehingga Anda dapat menawarkan solusi yang berfungsi untuk kedua belah pihak. Tentu saja, berhati-hatilah untuk tidak berkompromi pada hal-hal yang tidak dapat dinegosiasikan, hanya flexible di mana Anda timbang itu bisa.

Pada titik ini, Anda mungkin berpikir, “Saya sudah mencoba semua gaya ini, tetapi saya masih belum bisa menerobos!” Terkadang Anda perlu melakukan sedikit lebih banyak untuk memenangkan hati dan pikiran orang lain.

Di situlah gaya inspiratif dapat membantu.

Gunakan ketika:

  • Mereka memiliki tujuan dan sasaran yang sama dengan tujuan Anda
    • Anda perlu membuat tim lain bersemangat dan antusias tentang pendekatan Anda
    • Anda ingin membuat hubungan emosional
    • Anda ingin mendapatkan keterlibatan dan keterlibatan mereka di sekitar tujuan atau perubahan yang berani
    • Mengajukan banding ke hubungan emosional pihak lain dengan apa yang Anda diskusikan — optimis dan antusias
    • Gunakan kisah-kisah inspirasional, metafora, dan komunikasi untuk membujuk orang lain
    • Fokus pada kemungkinan menarik yang akan datang dari solusi yang Anda usulkan

Menggunakan gaya inspirasional untuk memengaruhi orang lain bisa terasa hebat. Jangan menyerah dengan sentimen seperti, “Aku hanya tidak cukup karismatik untuk melakukan ini!” atau “Mengilhami orang lain bukan bagian dari kepribadian saya.”

Dengan cara unik dan autentik Anda sendiri, Anda dapat melukiskan gambaran menarik tentang masa depan yang menginspirasi orang lain untuk ikut bersama Anda. Selama Anda merasa bergairah tentang apa yang Anda bicarakan, inspirasi Anda akan muncul.

Metode komunikasi dalam project management

Posted on by
Reply

Informasi adalah content yang ingin di sampaikan.

Komunikasi tidak hanya informasi tapi juga satu kesatuan dengan media atau channel dalam penyampaian.

Encoding, transmit dan decoding.
Prinsip dasar sederhana bagaimana komunikasi di sampaikan.

Jika pesan yang didekodekan yang diterima sama dengan yang dimaksudkan pengirim, komunikasi akan berhasil.

Untuk meningkatkan probabilitas bahwa komunikasi yang berhasil akan terjadi, sebuah pesan harus dikodekan sedemikian rupa sehingga pengalaman pengirim tentang bagaimana sinyal harus diterjemahkan diterjemahkan setara dengan pengalaman penerima tentang cara seharusnya diterjemahkan.

Dalam situasi ini, probabilitas lebih tinggi bahwa penerima akan menginterpretasikan sinyal sebagaimana dimaksud oleh pengirim.

Dalam prakteknya ada byk hal untuk memastikan komunikasi adalah berhasil.

Menjadi sangat komplek ketika era Omni channels seperti saat ini.

Sama informasi, beda channels akan menyasar target yang berbeda.

Sama informasi beda penyampaian akan beda persepsi.

Apalagi beda informasi.

Oleh itu Pesan harus benar benar tepat arti nya dan kemudian feedback, respons harus sesuai yang di inginkan.

Manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk berpikir secara logis dan berkomunikasi secara efektif.

Komunikasi interpersonal ada tiga bentuk: verbal/lisan, nonverbal, dan tertulis (atau grafik).

Komunikasi lisan.

Kemampuan kita untuk berbicara — untuk mengemukakan gagasan dan penekanan emosi dengan menggunakan simbol yang dipahami bersama — adalah jenis komunikasi yang kuat.

Dalam manajemen proyek, seperti di tempat lain, digunakan untuk mengirimkan informasi, penjelasan, dan instruksi dalam waktu singkat atau dalam situasi yang sangat interaktif.

Negosiasi, misalnya, sering dilakukan secara lisan sebelum diselesaikan, dan melalui komunikasi verbal pihak negosiasi dapat saling memahami masalah dan posisi masing-masing.

Dalam komunikasi verbal, pilihan kata dan kejelasan ekspresi penting untuk menyampaikan makna yang tepat dan mencapai dampak yang diinginkan.

Komunikasi verbal efektif dalam lingkungan proyek karena memungkinkan:

* Pertukaran informasi yang tepat waktu
• Umpan balik yang cepat
• Transmit pesan yang segera

Namun, ada beberapa kelemahan komunikasi verbal, terutama dalam proyek-proyek kompleks di mana jargon teknis membuatnya sulit untuk dipahami oleh orang luar dan personel nonteknis.

Manajer proyek harus mengenali keterbatasan komunikasi verbal ketika berkomunikasi dengan publik, pemangku kepentingan eksternal, tenaga pemasaran dan manajemen puncak, dan menggunakan bahasa yang sesuai atau jenis komunikasi alternatif. Gunakan bahasa yang paling mudah di pahami, hindari istilah2 teknik yang membuat salah paham.

Make simple things to understand. Breakdown complex issues into simple understanding things.

Presentasi atau komunikasi verbal / lisan yang efektif biasanya berisi tiga tahap atau bagian, masing-masing memiliki tujuan tertentu:

• Pendahuluan
(Beri tahu mereka apa yang akan Anda katakan)
• Penjelasan (Beri tahu mereka)
• Ringkasan (Katakan apa yang Anda katakan).

Rencana penulisan ini kadang-kadang disebut sebagai format “ABC”: Abstrak (pengantar), Badan (penjelasan) dan Kesimpulan (ringkasan).

Setiap tahap dapat dipecah menjadi berbagai kegiatan yang harus dilakukan.

Komunikasi nonverbal.

Ini merujuk pada penyandian pesan tanpa menggunakan kata-kata.
Gerakan, nada suara, ekspresi wajah, dan bahasa tubuh.
Secara umum, interpretasi penerima terhadap pesan didasarkan tidak hanya pada kata-kata dalam pesan, tetapi juga pada perilaku nonverbal pengirim.

Dalam situasi komunikasi interpersonal dalam proyek. faktor nonverbal umumnya memiliki pengaruh lebih besar terhadap dampak total suatu pesan daripada faktor verbal.

Dinamika ini diekspresikan dalam formula yang dikembangkan oleh Albert Meharabian:

Selain nada vokal dan ekspresi wajah, gerakan, jenis kelamin, dan pakaian juga dapat memengaruhi dampak pesan verbal.

Untuk mencapai komunikasi interpersonal yang sukses, manajer proyek harus menggunakan bahan nonverbal untuk melengkapi bahan pesan verbal.

Manajer proyek dapat menggabungkan faktor verbal dan nonverbal tetapi harus berhati-hati agar keduanya tidak menyajikan pesan kontradiktif.

Misalnya, dalam pertemuan proyek, jika kata-kata manajer proyek menyiratkan persetujuan tetapi faktor nonverbal menyatakan ekspresi ketidaksetujuan.

Merencanakan Presentasi Anda.

Konsep modern saat ini adalah memulai dengan bercerita, cerita akan memberikan pandangan menarik tentang isi yang anda sampaikan.

Langkah 1: Beri tahu mereka apa yang akan Anda beri tahu mereka
(Pendahuluan atau Abstrak) Dapatkan perhatian audiens.

Bangkitkan minat mereka.
Perkenalkan diri Anda, Ide Anda, dan tujuan Anda.

Langkah 2: Beri tahu mereka
(Penjelasan atau Badan)
Kembangkan ide Anda secara logis: gunakan contoh.
Beritahu audiens Anda bagaimana Ide berhubungan dengan mereka.
Gunakan bahasa yang bisa dipahami audiens Anda.

Tetap dalam jalur; singkat.

Gunakan alat bantu visual.
Undang pertanyaan dan komentar (umpan balik).

Langkah 3: Katakan apa yang Anda katakan kepada mereka (Ringkasan atau Kesimpulan)
Nyatakan ulang ide Anda: ingatkan audiens bagaimana manfaatnya atau
mempengaruhi mereka.

Ajukan pertanyaan: ajukan juga pertanyaan untuk memverifikasi bahwa
audiens memahami Anda.

Buat panggilan untuk bertindak.
Semua adalah ujung ujungnya untuk bergerak, apa yang anda sampaikan baru akan bermakna apabila ada tindakan.

Dan tindakan membutuhkan metode komunikasi yang tepat untuk memacu produktifitas , kualitas serta reputasi.

Meningkatkan Komunikasi interpersonal dalam project management.

Posted on by
Reply

Komunikasi memegang peranan penting dalam segala lini kehidupan, sukses atau tidaknya hubungan bergantung bagaimana komunikasi di jalin.

Bahkan dalam hubungan keluarga, pasangan dan teman, komunikasi menjadi hal utama.

Komunikasi Bukan saja apa yang Anda katakan, tapi bagaimana Anda mengatakannya.

Cara, ekspresi memberikan makna yang sangat berbeda.

Komunikasi adalah upaya dua arah, yang melibatkan transmisi informasi dan pemahaman dari satu orang atau kelompok ke orang lain melalui penggunaan bahasa yang saling dimengerti.

Simbol umum ini dapat berupa verbal atau nonverbal, tertulis, grafik, atau multimedia.

Dan itu dipengaruhi culture, budaya, gaya hidup.

Komunikasi menunjukkan pemimpin yang sebenar nya. Dalam keadaan genting, urgent situation, decisions, cara dan gaya menunjukkan komitment dari pemegang kekuasaan.

Informasi yang diwakili oleh simbol-simbol — yang dinyatakan sebagai pikiran, ide, subjects— hanya berguna jika cara menyampaikan, serta makna atau pengetahuan yang dipahami oleh penerima.

Oleh karena itu, baik pengirim dan penerima harus mencari saling pengertian yang tepat ketika berkomunikasi.

Dengan menggunakan keterampilan komunikasi, manajer proyek membantu merencanakan, mengarahkan, mengendalikan, dan mengoordinasikan operasi mereka sepanjang siklus hidup proyek atau project life cycle.
Dari persiapan, initiasi, mulai, pelaksanaan, monitoring, controlling, sampai project selesai.

Sebagian besar kegiatan komunikasi manajer proyek melibatkan komunikasi interpersonal dan komunikasi proyek, berbagi informasi dengan anggota tim proyek lain dan stakeholders atau pemangku kepentingan.

Pakar management, Peter Drucker menekankan pentingnya komunikasi bagi para manajer, dan menunjukkan bahwa kemampuan berkomunikasi sangat penting untuk kesuksesan.

Dia menyatakan bahwa efektivitas seseorang ditentukan oleh kemampuan seseorang untuk menjangkau orang lain melalui kata-kata yang diucapkan atau ditulis, dan kemampuan ini mungkin yang paling penting dari semua keterampilan yang harus dimiliki seseorang.

Dalam manajemen proyek, pentingnya komunikasi ditekankan oleh Sievert, yang mengatakan bahwa persentase tinggi dari gesekan, frustrasi dan ketidakefisienan dalam hubungan kerja dapat dilacak dari komunikasi yang buruk.

Dalam hampir setiap kasus, salah tafsir dari gambar desain, urutan perubahan yang disalahpahami, tanggal pengiriman yang terlambat, atau kegagalan untuk melaksanakan instruksi adalah hasil dari masalah dalam ber komunikasi.

Bahkan insinyur dan tenaga teknis biasanya menghabiskan 50-75 persen waktu mereka dalam berkomunikasi secara lisan — meskipun sebagian besar mengabaikan pentingnya aspek pekerjaan mereka ini.

Tujuan komunikasi interpersonal.

Semua komunikasi harus ditujukan untuk menghasilkan satu atau lebih tanggapan ini:

• Memahami makna dan maksud orang lain dengan tepat.

• Dipahami oleh orang lain.

• ide-ide atau pendapat yang berkualitas, dan dengan waktu yang tepat.

• Menghasilkan tindakan atau perubahan.

Semua tujuan ini menunjukkan bahwa, untuk memastikan bahwa pesan diterima dan dipahami dengan jelas, komunikasi dua arah diperlukan.

Ketika berkomunikasi dalam lingkungan proyek, baik pengirim dan penerima memiliki tugas untuk mencari pemahaman bersama — untuk dipahami dan dipahami.

Untuk mencapai pemahaman ini, setiap orang harus tahu arti dan niat orang lain.Ini membutuhkan umpan balik.

Satu atau kedua pihak tidak paham harus mengajukan pertanyaan untuk menentukan dengan tepat apa yang orang lain maksudkan.

Pengirim mungkin mendapatkan umpan balik ke pesan dengan meminta penerima dengan cara yang sopan dan professional (seperti apa yang dia pahami, daripada apakah dia mengerti) dan meminta penerima untuk merespons dengan cara yang akan mengungkapkan apakah pemahaman bersama telah tercapai atau tidak.

Simple tapi dalam praktek pelaksanaan sering diabaikan.

Culture, pengalaman, environment, pendidikan serta background industry sangat berpengaruh.

Kuncinya, aktif, proactive, sense of urgency dan memegang komitment tinggi.

Penghargaan kepada orang lain, berpikir positive juga sangat mempengaruhi anda menyampaikan komunikasi.