Author Archives: bonny

Tiga terbesar masalah dalam Manajemen Proyek

Posted on by
Reply

Bagaimana Memperbaiki Tiga Masalah terbesar dalam Manajemen Proyek  yang dihadapi Bisnis Anda
Oleh Maren Hogan

Ketika kantor cabang pertama kali dimulai, saya adalah satu-satunya manajer proyek. Saat itu, staf saya tidak cukup berkembang untuk mengelola proyek sendiri. 
Tapi seiring bisnis telah berkembang, begitu juga kebutuhan saya untuk mendelegasikan.

 Bisnis lain mungkin terkait dengan ini, karena 97% organisasi percaya bahwa manajemen proyek sangat penting bagi kesuksesan dan kinerja bisnis organisasi. 

Sesuatu yang sangat penting bagi kesuksesan,  usaha kecil tidak boleh dianggap enteng, dan proses manajemen proyek yang salah dapat menghancurkan pertumbuhan bisnis secara keseluruhan.

Masalah Nomor 1: Tim Anda Tidak Mengerti Proyek

Salah satu masalah yang paling jelas terjadi saat tim Anda tidak mengerti proyeknya.
 Ini adalah hasil dari kurangnya komunikasi antara manajemen puncak, manajer proyek dan Anda. 
Sebagai pemilik perusahaan, adalah tugas Anda untuk memastikan tim manajemen dan manajer proyek Anda (PM) dilengkapi dengan alat yang mereka butuhkan untuk mendapatkan informasi yang akurat mengenai proyek tersebut.
  Anda perlu memastikan bahwa mereka memiliki semua yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan proyek.
 Apakah mereka memerlukan akses ke file, faktur, proposal klien, informasi anggaran atau jaminan komunikasi klien, pastikan PM Anda mengetahui cara mengakses informasi yang sesuai.

Soal No. 2: Manajer Proyek  Terlalu Santai Atau Tegang
Tidak semua orang bisa menjadi manajer proyek, dan memiliki seseorang yang terlalu lemah tentang tenggat waktu atau pekerjaan yang perlu dilibatkan membuat tim Anda menganggur dan frustrasi. 
Di sisi lain, seorang manajer proyek yang terlalu kaku dan micromanaging bisa membanjiri dan mendemotivasi tim Anda. 
Jika Anda memiliki pemula manajemen proyek, pastikan untuk memberikan evaluasi rekan sebaya yg lbh senior,
 Ini akan memberi Anda pandangan 360 derajat tentang bagaimana tim benar-benar tampil bersama, terutama PM.

 Pertanyaan yang harus Anda tanyakan meliputi:

Apakah manajer proyek Anda membantu dan bersedia membantu informasi yang tidak dapat Anda temukan sendiri?

Apakah manajer proyek Anda positif dan optimis tentang proyek ini?

Apakah mudah bagi Anda untuk menghubungi dan berkomunikasi dengan manajer proyek Anda?

Ajukan pertanyaan terbuka dan mintalah anggota tim untuk membagikan pengalaman mereka. 
Informasi ini akan membantu Anda menetapkan proyek masa depan, dan Anda akan melihat bahwa setiap PM memiliki gaya mereka sendiri – yang dapat bekerja dengan baik dengan gaya proyek yang spesifik.

Masalah No. 3:  target Waktu   yg Tidak realistik
Jika PM Anda tidak dapat membayangkan gambaran besarnya dan memahami beban kerja tim, maka proyek tidak akan selesai pada batas akhir. 
PM harus dapat melihat bahwa setiap anggota tim berkontribusi pada setiap proyek yang sedang berjalan dan meramalkan hasil akhirnya. 
Saya melihat perubahan yang paling banyak terjadi dalam jadwal proyek, dan memasuki praktik mendorong tenggat waktu kembali bisa menjadi mimpi buruk bagi produktivitas tim (dan pada akhirnya reputasi perusahaan Anda).
Meskipun Anda membutuhkan cukup waktu untuk memberikan pekerjaan yang melebihi harapan klien Anda, Anda juga perlu tahu di mana dan bagaimana Anda bisa mendapatkannya. 
Mintalah bantuan perangkat lunak manajemen proyek  yang memungkinkan manajer proyek menetapkan tugas, menetapkan tenggat waktu dan memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Karyawan kemudian dapat melacak waktu mereka, dan PM dapat memperoleh laporan terperinci mengenai setiap proyek untuk melihat apakah perkiraan tersebut terlalu tinggi (atau meremehkan) proyek tertentu.
Jika Anda sudah memiliki atau berpikir untuk mendelegasikan manajemen proyek, waspadalah terhadap ketiga isu ini. Jadilah proaktif dalam memperbaiki masalah ini, dan pertimbangkan bagaimana perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu Anda. 

Jangan lupa untuk melakukan peer review setelah proyek selesai, dan berikan akses PM Anda ke semua informasi penting yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
 Bagaimanapun, kesuksesan bisnis Anda pada akhirnya tergantung pada kinerja tim Anda.

Apakah anda menginginkan Ferrari?

Posted on by
Reply

10 Hambatan Antara Anda dan Memiliki Ferrari
Oleh Tim Denning

Apakah anda menginginkan Ferrari? Yah, mereka tidak mudah, dan Anda harus menambahkan nilai lebih dari orang lain untuk mendapatkannya. 

Ingat, Anda bisa memiliki mainan mengkilap namun memiliki sesungguhnya Ferrari sangat lah sulit, dan Anda harus melawan apa di dalam pikiran Anda sendiri untuk mendapatkannya.

 Karena di benak Anda ada kesuksesan yang terjadi. Anda tahu bagaimana menambahkan nilai yang sangat besar, dan mencari tahu bagaimana cara mendapatkan uang untuk masuk ke dealer Ferrari lokal Anda dan memberi tahu salesman “Saya akan memiliki yang merah di sana.”

 Saya tidak berbicara tentang menyewakannya. Saya berbicara tentang membayar cash uang tunai ! .

Saya tidak berbicara tentang mobil sport sejati di sini. Alih-alih berfokus pada barang material Ferrari, biarkan mobil menjadi metafora untuk apa yang mungkin dan apa yang bisa Anda capai.

 Sudah waktunya untuk meletakkan kepala Anda, dan mempelajari apa yang akan saya katakan kepada Anda. Berikut adalah sepuluh rintangan yang berdiri di antara Anda dan kesuksesan – dan  Ferrari:

1. Anda tidak memiliki pola pikir.

Pola pikir yang Anda miliki saat ini ditentukan oleh gagasan dan sikap yang membentuk cara Anda berpikir. Jika pola pikir Anda menyebalkan, maka saatnya untuk mendapatkan seperangkat sikap baru dan serangkaian ide baru ke dalam spons yang kita sebut otak Anda. Menguasai pikiran dan Anda akan mendapatkan Ferrari. 

2. Anda tidak percaya apapun itu mungkin.

Jika Anda memiliki keyakinan konyol tentang bagaimana dunia bekerja, maka Anda akan mendapatkan hasil yang menggelikan. Hasil itu bisa sangat luar biasa atau sangat menggelikan. Apa yang Anda yakini adalah pilihan Anda. Pria yang melaju melewati Anda di pagi hari mengendarai Ferrari merah baru hanya percaya bahwa mungkin untuk memilikinya. Dia tidak lebih cerdas darimu. Yang dia punya hanyalah keyakinan kuat yg terwujud.

3. Anda malas

Jika Anda telah membaca artikel saya saat bangun pukul 4 pagi dan berkata “Saya akan bangun jam 4 pagi seperti yang dia katakan dan menaklukkan mimpiku. “Kemudian, Anda berhenti bermimpi. Alarm jam sebenarnya berbunyi, dan Anda mengatakan pada diri sendiri bahwa Anda memerlukan beberapa menit lagi. Keputusan ini adalah keputusan yang sama.  itu memilih Anda untuk tidak memiliki Ferrari dan ditakdirkan untuk mendapatkan nilai minimum. Keputusan pertama yang Anda buat setiap hari menentukan sisa hari itu.

4. Anda berpikir bahwa Anda tidak perlu bekerja keras.

Aku akan membiarkan Anda dalam sebuah rahasia kecil. Tidak ada orang yang mengendarai Ferrari yang mendapatkannya dengan melakukan minimal. Mereka tidak berangkat kerja jam  siang. atau menjilat ke atasan mereka.
 Mereka keluar pagi pagi , bekerja keras.
 Mereka membaca setiap buku non-fiksi yang mereka bisa sampai mata mereka berwarna merah ceri seperti Ferrari yang sangat Anda inginkan.

5. Anda menghabiskan waktu melihat orang lain sukses.
Jika Anda menghabiskan malam terakhir di Instagram melihat semua orng sempurna yang telah disaring dengan warna yang sama dengan smoothie oranye, kemungkinan Anda berfokus pada kesuksesan orang lain dan bukan kesuksesan Anda sendiri. Kesuksesan yang Anda lihat ada pada orang lain adalah imajinasi Anda. Sebagian besar Instagram ini, influencer wannabe tidak nyata dan hampir tidak bisa terbangun di pagi hari karena mabuk semua kesalahan yang mereka poskan malam sebelumnya.
Fokus pada kesuksesan Anda dan kebiasaan sehari-hari yang perlu Anda terapkan untuk menggabungkan hasil Anda dan membangun momentum.

 Sukses adalah hasil dari langkah-langkah kecil setiap hari yang membangun momentum menuju kesejahteraan.

6. Anda berbisnis dengan nyaris tidak bernafas.
Dalam bisnis, ada orang-orang dengan gairah dan mereka yang hampir tidak bernafas. Yang Anda ingin bekerja dengan adalah orang yang memiliki hasrat mengalir keluar dari mata mereka.

 Zombie “semua tentang saya” yang terobsesi dengan membayar hipotek dan tidak dengan pekerjaan hidup mereka berdiri di jalan. 

Jadilah terkenal karena berurusan dengan pemasok terbaik, perekrut terbaik dan merekrut orang-orang terbaik. Jadilah dikenal karena menjadi yang terbaik dalam keahlian Anda.

7. Anda pikir dunia ini keluar untuk mendapatkan Anda.
Begitu pikiran Anda memasuki keadaan paranoia tentang dunia, impian Ferrari Anda secara resmi telah mati dan dikubur bersamaan dengan impian kewirausahaan Anda. Tidak ada yang keluar untuk menangkapmu dan Skynet tidak mencoba mengambil alih dunia dan mencuri informasi Anda. Anda tidak perlu melepas telepon, dan tidak ada yang mendengarkan. Setiap bentuk paranoia akan menempatkan dinding setinggi 40 kaki antara Anda dan memiliki Ferrari. 
Alam semesta ingin Anda berhasil. . Bagaimana Anda berurusan dengan mereka terserah Anda.

8. Anda tidak benar-benar mengikuti hasrat Anda.

Anda tidak bisa memalsukan hasrat. Terkadang kita memikat diri kita ke dalam kehidupan yang nyaman dengan mengatakan pada diri kita kebohongan tentang apa yang kita lakukan untuk mencari nafkah. Sampai Anda tahu apa hasrat Anda dan apa yang membuat jantung Anda berdetak sedikit lebih cepat, Anda akan terus terjebak seperti beruang yang tersandung pada perangkap beruang. Anda akan tahu kapan Anda menghidupkan gairah Anda setiap hari karena tidak akan terasa seperti bekerja, dan Anda akan berhenti menantikan akhir pekan ini. Setiap hari Anda bangun, akan terasa seperti akhir pekan. Alasan Anda untuk mendorong melampaui hambatan kesuksesan akan menjadi lebih jelas, dan Anda tidak akan hidup dalam ketakutan lagi.

9. Ego Anda tidak terkendali.

Hanya karena Anda memiliki sedikit tapi sukses dalam sesuatu, jangan berpikir itu memberi Anda hak untuk menjadi punk dan berbicara kepada orang-orang. Ego Anda adalah musuh Anda, bukan teman Anda. Ego Anda membuat Anda berpikir bahwa Anda tak terkalahkan, dan ini menghentikan Anda dari menerima nasehat yang mungkin memberi Anda strategi yang Anda butuhkan untuk mendapatkan Ferrari.

10. Anda tidak  memulai sekarang.

Bicara itu murah, dan semua orang membicarakan permainan yang bagus. Tindakan adalah apa yang menghentikan Anda dari mendapatkan Ferrari. Lakukan tindakan yang konsisten dan bersiaplah untuk gagal dan belajar banyak. Dengan setiap kesalahan datang kesempatan untuk melakukannya lebih baik lain kali. Warren Buffett tidak bangun suatu hari dan menjadi investor jenius. Dia bermain di pasar selama bertahun-tahun dan yang terpenting, dia memainkan permainan panjang. Dia tidak berusaha menghasilkan satu juta dolar semalam. Dia menggunakan kesabaran, kekuatan negosiasi dan kesombongan untuk memanfaatkan posisinya. Semakin banyak Anda berbicara tentang apa yang akan Anda lakukan, semakin banyak pesaing Anda yang akan mengalahkan Anda di setiap aspek.
Apa yang menghalangi keberhasilan Anda?

Dasar project management , manajemen proyek dasar.

Posted on by
Reply

Manajer Proyek yang sukses,
 sekaligus harus dapat mengatur empat elemen dasar sebuah proyek: 

1. ruang lingkup/scope, 

2. sumber daya/resources, 

3. schedule, dan 

4. uang. 

Unsur-unsur ini saling terkait dan harus dikelola bersama sehingga proyek dan manajer proyek bisa menjadi sukses.

Lingkup: hasil dari proyek, tujuan,
Sumber daya: Orang, peralatan, material
Schedule: Jangka waktu tugas,target,dead line, ketergantungan dgn aktivity lain, critical path.
Money/uang: Biaya, kontinjensi, keuntungan.

Mari Kita bahas lbh detail,

Elemen Paling Penting, adalah: Ruang Lingkup / scope.
Lingkup proyek adalah definisi dari apa yang seharusnya dicapai dan anggaran (waktu dan uang) yang telah dibuat untuk mencapai tujuan ini.
 Sangat penting bahwa setiap perubahan pada lingkup proyek memiliki perubahan yang sesuai dalam anggaran, waktu dan / atau sumber daya. 

Jika lingkup proyek adalah membangun sebuah bangunan untuk menampung tiga widget dengan anggaran sebesar $ 100.000, 
manajer proyek diharapkan melakukan hal itu. 
Namun, jika ruang lingkupnya diubah menjadi bangunan untuk empat widget,

 manajer proyek harus memperoleh tambahan waktu, uang dan sumber daya yang tepat.

Sumber daya
Ada 3 aspek untuk memahami dan mengelola sumber daya:
People, Equipment, Material
Manajer Proyek yang sukses harus secara efektif mengelola sumber daya yang ditugaskan pada proyek, termasuk anggota tim proyek, staf penjual, dan subkontraktor. 

Anda harus memastikan bahwa karyawan Anda memiliki keterampilan dan alat yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, dan Anda harus terus memantau apakah Anda memiliki cukup banyak orang untuk menyelesaikan proyek dengan tenggat waktu.

Ini akan menjadi tugas Anda untuk memastikan bahwa setiap orang memahami tugasnya dan tenggat waktu proyek.

Bila Anda mengelola karyawan langsung, anggota senior dari setiap kelompok karyawan melapor kepada Anda.

 Karyawan juga mungkin memiliki manajer lini yang memberikan arahan teknis. 

Dalam situasi manajemen matriks, seperti tim proyek, tugas Anda adalah juga  memberikan report informasi jelas proyek kepada manajer lini.

 
Mengelola subkontrak tenaga kerja biasanya berarti mengelola tim yang memimpin pekerja subkontrak, yang pada gilirannya mengelola pekerja tersebut.
Seorang manajer proyek sering harus menyediakan peralatan dan bahan dan mengatur penggunaannya, sehingga tim beroperasi dengan efisien. 
Anda bertanggung jawab untuk memiliki peralatan dan bahan yang sesuai di lokasi yang benar pada waktu yang tepat.
Waktu/schedule
Ada 3 elemen untuk manajemen waktu yang berhasil:
Tasks, Schedule, Critical Path
Buat jadwal proyek dengan mencantumkan atribut deskripsi informasi yg jelas dan tepat, dalam urutan  yg sesuai, pastikan ada semua daftar tugas yang perlu diselesaikan – beberapa harus dilakukan secara berurutan, yang lain dapat tumpang tindih atau dilakukan bersamaan.

 Tetapkan durasi untuk setiap tugas. Alokasikan sumber daya yang dibutuhkan Tentukan pendahulunya/ predecessor (tugas apa yang harus diselesaikan sebelumnya) dan penerusnya/successor (tugas yang tidak bisa dimulai sampai setelah) setiap tugas.

Perangkat lunak manajemen proyek dapat menyederhanakan tugas untuk menciptakan dan mengelola jadwal proyek.

Beberapa tugas memiliki sedikit fleksibilitas pada tanggal awal dan akhir yang mereka butuhkan. Ini disebut float.
 Tugas lainnya tidak memiliki fleksibilitas, floatnya nol . 
Sebuah garis melalui semua tugas dengan float nol disebut jalur kritis / critical path.

 Semua tugas di jalur ini, dan bisa ada banyak, jalan paralel harus selesai tepat waktu jika proyek dapat selesai tepat waktu.

Tugas manajemen tugas utama Manajer Proyek adalah mengelola jalur kritis.

Uang
Ada 3 pertimbangan dalam mengelola uang:
Biaya, Kontenensi/buffering, Profit.
Setiap tugas memiliki biaya, entah itu biaya jam kerja pemrogram komputer atau harga beli dari halaman kubik beton.
 Dalam menyusun anggaran proyek, masing-masing biaya tersebut diperkirakan dan kemudian dihitung.

 Beberapa dari perkiraan ini akan lebih akurat daripada yang lain. Dengan demikian, anggaran proyek harus mencakup tunjangan kontinjensi. Ini adalah uang yang disisihkan dalam anggaran “untuk berjaga-jaga” biaya sebenarnya dari barang tersebut sangat berbeda dari perkiraan.
Keuntungan adalah uang yang ingin dihasilkan perusahaan dari project ini.
Ini diletakkan di atas biaya.
Jadi anggaran proyek terdiri dari perkiraan biaya, ditambah kontinjensi, ditambah keuntungan apapun.

Tugas manajer proyek adalah menjaga biaya aktual  di bawah perkiraan biaya dan untuk memaksimalkan keuntungan yang diperoleh perusahaan dalam proyek.
Seni dan Ilmu Pengetahuan
Manajemen proyek yang sukses adalah kombinasi antaran  seni dan sains yang membutuhkan latihan.
 Gagasan yang disajikan di atas dapat memberi Anda pemahaman dasar tentang manajemen proyek, namun anggap ini hanya permulaan. 

Jika pekerjaan atau jalur karier Anda mencakup manajemen proyek, dan Anda ingin meningkatkan kemampuan Anda, bicaralah dengan manajer proyek yang berhasil, baca, dan praktikkan.

 Manajemen proyek bisa menjadi karir yang sangat memuaskan.

Apa itu gantt chart ? ​Manfaat utama Menggunakan Gantt Charts untuk Anda.

Posted on by
Reply

Jika Anda terlibat dalam banyak proyek di tempat kerja, Anda memerlukan cara untuk dapat sepenuhnya terorganisir, menyelesaikan pekerjaan dengan sebaik-baiknya, dan menyelesaikan proyek tepat waktu.

Bila anda dihadapi suatu project, anda harus tahu, kapan project itu akan selesai, bagaimana anda bisa memastikan kontrol terhadap project schedule tersebut. Ketika project sudah deadline, bagaimana cara anda bisa memangkas waktu project.

Jawabannya Anda bisa menambah resources atau melakukan parallel task yang ada dalam project tersebut.

Bagaimana kita bisa tahu bisa melakukan parallel bila urutan task, start activity, finish activity, duration, hubungan antar task kita tidak rancang dari awal.

Jadi, yang Anda butuhkan adalah mulai menggunakan Gantt Charts. Dan atasan dan klien Anda juga akan menyukai grafik Gantt karena betapa mudahnya memahami dalam presentasi.

Ini menunjukkan tugas setiap individu tanpa terlalu masuk ke dalam hal yang sangat technical.

Perencanaan project bukan hanya milik IT & Telecommunication, semua yang berhubungan dengan project, bisa menggunakannya, terlepas dari background yang anda miliki.

Gantt Charts adalah jenis bagan batang yang menggambarkan jadwal proyek, dinamai menurut penemunya, Henry Gantt (1861–1919), yang merancang bagan tersebut sekitar tahun 1910–1915.

Grafik Gantt modern juga menunjukkan hubungan ketergantungan antara aktivitas dan status jadwal.

Apa itu Gantt Charts?

Definisi Gantt chart.

Gantt chart, atau harmonogram, adalah jenis diagram batang yang menggambarkan jadwal proyek. Bagan ini mencantumkan tugas yang harus dilakukan pada sumbu vertikal, dan interval waktu pada sumbu horizontal.

Lebar bilah horizontal dalam grafik menunjukkan durasi masing-masing kegiatan.

Grafik Gantt menggambarkan tanggal mulai dan selesai kegiatan, juga ringkasan dari suatu proyek.

Elemen terminal dan elemen ringkasan merupakan struktur rincian kerja proyek.

Bagan Gantt modern juga menunjukkan hubungan ketergantungan antar aktivitas. Gantt chart dapat digunakan untuk menunjukkan status jadwal saat ini menggunakan persentasi pekerjaan yang telah selesai. (project percentage completed)

Gantt chart terkadang disamakan dengan bar chart.

Gantt chart biasanya dibuat pada awalnya menggunakan pendekatan waktu mulai awal, di mana setiap tugas dijadwalkan untuk segera dimulai ketika prasyaratnya selesai. Metode ini memaksimalkan floating time yang tersedia untuk semua tugas.

Nah, jika Anda bukan ahli dalam manajemen proyek, Anda mungkin tidak terbiasa dengan grafik ini. Tapi begitu Anda membiasakan diri dengan mereka, Anda akan bertanya-tanya bagaimana Anda bisa menyelesaikan proyek tanpa mereka.

Jadi, mari kita mulai dengan membicarakan tentang apa itu sebenarnya Gantt Chart.

  • Bagan Gantt/ gantt chart adalah teknik manajemen proyek yang membantu Anda merencanakan aktivitas dan melacak semua jadwal proyek.
  • Ini adalah cara yang hebat untuk dapat menampilkan semua tugas yang terkait dengan proyek tertentu dari waktu ke waktu.
  • Pada dasarnya, ini adalah bagan sederhana yang memberi tahu Anda apa yang perlu Anda lakukan dan kapan Anda harus melakukannya.
  • Sisi kiri bagan menunjukkan tugas yang perlu diselesaikan, dan sisi kanan digunakan sebagai garis waktu / time line.
  • Setiap aktivitas ditampilkan pada garis waktu oleh sebuah bar yang menunjukkan berapa lama aktivitas harus dilakukan.

Gantt chart itu mudah, anda jangan terkecoh dengan istilahnya, ada banyak software aplikasi yang bisa membantu kita. Gantt chart adalah bagian dari alat perencanaan, kontrol manajemen proyek Anda – itu bukan menjadi solusi keseluruhan untuk project management.

Manfaat Menggunakan Gantt Charts

Ada beberapa manfaat menggunakan Gantt Charts, dan semuanya membuat pekerjaan Anda jauh lebih mudah.

Di sini, kita akan membahas manfaat utama menggunakan grafik ini untuk membantu Anda menyelesaikan proyek tepat waktu.

  • Menuangkan isi Pikiran Anda secara terstruktur.
  • Ini adalah cara terbaik untuk dapat menjaga pemikiran Anda tetap teratur saat Anda mengerjakan proyek.
    • Bila Anda bisa mengatur pemikiran, Anda dapat mengelompokkan berbagai bagian dari setiap proyek, dan ini membuat lebih mudah menyelesaikan sesuatu.
    • Anda bisa melakukan hal-hal kecil satu demi satu dan melihat hasilnya, daripada memusatkan perhatian pada segala hal sekaligus dan tidak menyelesaikan apa-apa.
    • Merampingkan proses kerja.
    • Melihat project secara Big Picture.
  • Melacak project progress Anda
  • Bila Anda memiliki Bagan Gantt untuk dilihat, Anda dapat melihat seberapa banyak kemajuan yang Anda buat pada proyek yang sedang Anda kerjakan.
    • Anda dapat menggunakan nya untuk tugas dgn prioritas tingkat paling tinggi dan mengalokasikan tugas tsb ke Pic dgn target waktu sehingga Anda bisa menyelesaikan task satu demi satu dgn tepat.
    • Anda akan selalu tahu apakah Anda berada di jalur / on track dan apa yg masih perlu dilakukan.
  • Menetapkan waktu yg Realistis
  • Karena sisi kanan Gantt Chart adalah garis waktu, Anda akan dapat melihat apa yang Anda lakukan, ketika tugas tertentu perlu dilakukan, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas Anda.
    • Pastikan saat Anda menetapkan kerangka waktu , Anda juga pertimbangkan hal-hal lain yang perlu dilakukan dalam jangka waktu yang sama.
    • Ini akan membantu Anda mempersiapkan atau menghindari interupsi dalam pekerjaan Anda yang dapat mencegah Anda menyelesaikan sesuatu.
  • Resource utilization dan prioritas.
  • Menampilkan Hal yang Jelas, clear simple tanpa multi tafsir.
    • Seringkali, diagram dan grafik bisa lebih mudah dibaca daripada informasi paragraf.
    • Gantt Charts memberi Anda informasi yang Anda butuhkan dalam diagram dan bagan formulir sehingga Anda dapat melihat keseluruhan gambar dan memahaminya sepenuhnya.
    • Ini jauh lebih jelas daripada harus mengumpulkan satu demi satu informasi dan mencari tahu semuanya sendiri.
  • Menginformasikan ke Tim Anda, satu pandangan, satu tujuan, focus.
  • Saat Anda menempatkan Gantt Chart di area di mana seluruh tim Anda dapat melihatnya, semua orang dapat tetap berada di puncak dan menyelesaikan proyek dengan lebih cepat.
  • Gantt Chart akan membiarkan semua orang tahu apa tujuannya, kapan tugas harus diselesaikan, dan proses yang akan Anda gunakan untuk menyelesaikannya.
  • Ini akan membuat perbedaan besar dalam kinerja tim Anda, dan proyek akan selesai dengan lebih baik dan lebih cepat.
  • Time line proyek Anda
  • Apa tugas proyek itu
  • Siapa yang mengerjakan tugas-tugas ini
  • Durasi tugas
  • Urutan di mana tugas harus diselesaikan
  • Bagaimana tugas-tugas proyek ini tidak tumpang tindih dan terhubung bersama
  • Menjadwalkan tugas Anda, mengisi tenggat waktu, menemukan dependensi tugas, dan menugaskannya kepada anggota tim yang tepat.
  • Manajer yang berpengalaman bahkan dapat menggunakan struktur rincian kerja untuk membagi pekerjaan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan menetapkan hasil yang sesuai untuk setiap bagian Gantt.
  • Kemudian, setelah Anda selesai dengan perencanaan proyek, beralihlah ke timeline atau tampilan Gantt untuk melihat bagaimana semuanya saling terhubung.
  • Dengan Gantt, Anda akan melihat:
    • Penghadang jalan potensial.
      • Bagian dari proyek yang berisiko dan tertinggal.
      • Masalah yang perlu ditangani
      • Identifikasi jalur kritis untuk bergerak maju.
      • Alternatif dan cara menemukan solusi.
  • Manfaat lain membuat grafik Gantt adalah cara Anda bisa memvisualisasikan dependensi. Bagan Gantt menunjukkan kepada Anda bagaimana masing-masing bagian proyek terkait.
  • Sangat mudah untuk membuat kegiatan bergantung pada orang lain, tetapi jika Anda memiliki beberapa tugas yang bergantung pada satu orang, itu bisa dengan mudah membuat hilang kendali atas target project, bila ada hal terjadi terhadap orang tersebut.

Berikut adalah beberapa istilah Gantt Chart penting yang harus Anda ketahui:

  • Task atau activity
    • Ini adalah paling dasar, didalam project anda harus mengerti activity-activity apa saja yang harus dilakukan.
  • Durasi activity atau waktu setiap kegiatan.
    • Berapa lama waktu dari setiap aktifitas yang harus dilakukan.
  • Urutan dan hubungan antar aktifitas.
    • Ada banyak hubungan, Finish to start, Finish to Finish, Start to start, Start to finish, yang paling umum adalah Finish to Start.
  • Milestone (tonggak waktu)
    • Ini menunjukkan tanggal-tanggal penting dan peristiwa penting dari suatu proyek. Misalnya Kickoff meeting, Detail Engineering Design completed dll.
  • Struktur Perincian Kerja (WBS/ Work Breakdown Structure)
    • WBS memecah tugas-tugas proyek menjadi potongan-potongan kecil berdasarkan jenis pekerjaan yang mereka lakukan sesuai WBS tersebut. Menentukan ini adalah komponen penting dari sebuah proyek, karena membelah struktur membuat pekerjaan proyek lebih mudah dikelola. Apa yang harus dilakukan dan berapa lama untuk melakukan.
  • Critical Point
    • Ini adalah urutan kegiatan dalam rencana proyek yang harus diselesaikan agar proyek selesai pada tanggal jatuh tempo. Ini dapat membantu Anda menentukan tugas mana yang akan diprioritaskan jika Anda kekurangan waktu.

Apa Software Management yang bisa membantu kita?

Software Gantt chart Berbayar yang sering digunakan:

  • Microsoft Project

Software Gantt chart Gratis Terbaik di tahun 2020:

  • ClickUp
  • GanttProject
  • TeamGantt
  • Bitrix24 Gantt chart

Berikut adalah salah satu perangkat lunak Gantt chart gratis terbaik yang dapat Anda gunakan untuk mengelola proyek:

 ClickUp

Fitur Utama:

A. Bagikan Tugas dengan banyak penerima tugas.

ClickUp Memungkinkan Anda menetapkan tugas dengan banyak penerima. Dengan cara ini, Anda dapat langsung menggunakan timeline grafik Gantt Anda untuk mengalokasikan tugas ke orang yang tepat.Tentukan jumlah orang yang dibutuhkan dan tetapkan untuk tugas itu – semudah itu,

B. Filter.

Anda bahkan dapat mengatur tugas-tugas Anda di timeline Anda. Ini sangat berharga untuk bekerja dengan klien.  Anda dapat melihat bagaimana semua tugas klien itu terhubung di tampilan timeline.

C. Kontrol yang Kuat.

Tanggal Mulai dan Jatuh Tempo, memastikan Anda mengerjakan tugas yang tepat pada waktu yang tepat. Menggunakan Kalender ClickUp, Anda juga dapat melihat secara visual kapan tugas-tugas tertentu perlu dikerjakan.

D. Ketergantungan Tugas.

Tampilan grafik Gantt ClickUp membuatnya sangat mudah untuk membuat grafik Gantt online dan memvisualisasikan dependensi tugas.

E. Persentase Kemajuan

ClickUp memberi Anda persentase kemajuan proyek, Ini dilakukan dengan membagi tugas yang diselesaikan dengan jumlah tugas di bagan Gantt Anda.

F. Perhitungan Jalur Kritis.

Jalur kritis menentukan rantai tugas mana yang penting untuk penyelesaian proyek Anda. Ini memberi Anda gambaran tentang tugas individu mana yang dapat dijadwal ulang tanpa mempengaruhi kemajuan keseluruhan proyek Anda.

G. Milestone.

Tonggak sejarah digunakan dalam manajemen proyek untuk menandakan akhir dari sekelompok besar tugas, Mereka sering direpresentasikan sebagai bentuk berlian untuk membantu Anda melihat jelas kegiatan penting yang perlu diselesaikan dalam timeline proyek Anda.

H. Pelacakan Waktu

Anda mendapatkan banyak opsi pelacakan waktu dengan ClickUp.

​Bermain Politik di Kantor Tanpa Menjual diri Anda

Posted on by
Reply

Politik adalah kata kotor. Tapi politik kantor tak terhindarkan; seperti ungkapan Aristoteles, “manusia pada dasarnya adalah binatang politik.”

Entah Anda berpartisipasi di dalamnya atau tidak, politik memiliki pengaruh besar terhadap apa yang terjadi pada Anda, proyek Anda, dan tim Anda, jadi sulit untuk bersikap acuh tak acuh terhadap mereka.

Menurut ilmuwan politik, Harold Laswell, politik kantor dapat dipahami sebagai peraturan tidak tertulis yang menentukan siapa yang mendapatkan apa, kapan, dan bagaimana – sebuah promosi, anggaran untuk sebuah proyek, keputusan penting dll.

 Inilah sebabnya mengapa kita sama sekali tidak menyukai politik: ketika takdir kita bergantung pada peraturan tidak tertulis – terutama ketika mereka bertentangan dengan peraturan resmi dan menyatakan bahwa sistem tersebut tampaknya dicurangi atau paling tidak munafik – hal-hal pasti tampak sewenang-wenang dan tidak adil.

Tidak mengherankan, penelitian menunjukkan bahwa ketika karyawan menganggap tempat kerja mereka lebih politis, mereka kurang terlibat, kurang produktif.

 Namun, cara yang lebih efektif dalam menangani politik kantor adalah melibatkan mereka – bermain dlm permainan itu sendiri, alih-alih mengeluh tentang hal itu.

 Untungnya, tidak semua politik itu buruk, dan ada cara untuk bermain game tanpa menjual diri anda.

Sebagian besar dari apa yang kita maksud dengan “budaya” perusahaan memberi petunjuk untuk memahami politik kantor.
 Budaya adalah permadani asumsi, nilai, kepercayaan, norma, dan kebiasaan yang diambil-untuk-diberikan, yang menentukan “cara kita melakukan sesuatu di sekitar sini.” 

Beberapa aspek budaya adalah ciri yang diinginkan bahwa organisasi bangga untuk memproklamasikan (“Kami adalah organisasi berkinerja tinggi. “” Kami membela keragaman dan inklusi. “). Yang lainnya tidak (“Kami menghindari konflik.”). 

Istilah “politik” digunakan untuk menggambarkan aspek-aspek tertentu dari sisi gelap budaya ini.

 Belajar untuk memecahkan kode, dan berbicara, bahasa organisasi rahasia ini sangat penting bagi kelangsungan karir Anda dan menjadi pemain utama di tempat kerja.

Lalu apa perbedaan antara politik baik dan buruk?
Politik buruk cukup mudah dikenali.

 Mereka termasuk nya pertarungan, manuver, penjilat, backstabbing, dan perayu rumor  isu yang digunakan untuk memajukan diri dengan mengorbankan orang lain atau organisasi.

 Politik buruk adalah, semua tentang mempromosikan diri dengan segala cara yang diperlukan.

 Dan politik yang benar-benar buruk adalah menjadi licik, bahkan mungkin menjadi Machiavellian atau tidak bermoral, dengan sengaja menyakiti orang lain untuk keuntungan pribadi.

Politik yang baik, di sisi lain, melibatkan memajukan kepentingan seseorang tapi tidak mengabaikan kepentingan orang lain yang menjadi kepentingan sah organisasi. 

Politik yang baik termasuk cara yang dapat diterima untuk mendapatkan pengakuan atas kontribusi Anda, mengingat gagasan Anda dianggap serius, dan mempengaruhi pemikiran orang lain dan keputusan apa yang dibuat.

 Mereka mungkin juga melibatkan gosip tentang rekan kerja yang egois, malas, atau tidak dapat dipercaya yang melemahkan kebaikan yang lebih besar.

 Selama itu utk melayani tujuan yang lebih tinggi, tidak ada salahnya memajukan kepentingan Anda sendiri juga. 

Ungkapan umum untuk memainkan politik yang baik termasuk cerdas, menjalin network  , atau pintar, bersosialisasi, dan mengelola pemangku kepentingan

Ilmu sosial memiliki banyak hal untuk dikatakan tentang mempraktikkan politik yang baik.

 Penelitian oleh Gerald Ferris dan rekan menunjukkan bahwa keterampilan politik dapat dibagi menjadi empat dimensi:
Astuteness sosial: kemampuan membaca orang lain dan kesadaran diri untuk mengerti bagaimana mereka melihat Anda. 

Kebanyakan orang menganggap kesadaran diri sebagai introspeksi, namun intinya sebenarnya adalah kesadaran lainnya; Artinya, mengetahui bagaimana orang lain melihat Anda dan bagaimana perilaku Anda mempengaruhi mereka.
Pengaruh interpersonal: kemampuan meyakinkan untuk mempengaruhi bagaimana dan apa yang dipikirkan orang lain. Ini melibatkan, pertama, memahami mereka dan preferensi dan agenda mereka, dan kemudian mempersonalisasikan pesan Anda untuk menarik tujuan mereka.
Kemampuan jaringan: kemampuan untuk membentuk hubungan yang saling menguntungkan dengan beragam orang. Orang-orang sinis mungkin mengatakan bahwa hanya ada perbedaan satu huruf antara jaringan dan tidak bekerja, namun memiliki pengaruh signifikan seringkali memerlukan koalisi dukungan. Dan seperti pepatah lama, “kontak berarti kontrak.
“Ketulusan yang jelas: sepertinya jujur, terbuka, dan terus terang. Tidak cukup jujur ​​saja; Kesungguhan ada di mata yang melihatnya. Seberapa jujur ​​yg Anda pikir jauh lebih penting daripada seberapa jujur ​​orang lain memikirkan Anda.
Akumulasi penelitian menunjukkan bahwa berdiri tinggi pada dimensi ini meningkatkan kinerja, pengaruh, kepemimpinan, dan kemajuan. Terlebih lagi, keterampilan politik ini memengaruhi karir Anda terlepas dari kepribadian dan kecerdasan Anda. 

Di satu sisi, keterampilan politik bisa memberi kompensasi karena kurang bersikap keluar atau tidak menjadi orang terpintar di ruangan itu. Di sisi lain, defisit keterampilan politik dapat menggagalkan orang yang cerdas, jujur, dan pekerja keras.
Keterampilan politik ini juga mengeja perbedaan antara bos yang sombong dan orang yang dihargai karena mengetahui harapan dan langsung dengan umpan balik. 

Satu studi menemukan bahwa manajer yang kurang cerdas secara politis memiliki dampak pada karyawan saat mereka memberi tahu mereka apa yang harus dilakukan dan memberikan umpan balik atas kinerja mereka.

 Sebaliknya, karyawan yang melaporkan kepada manajer yang lebih terampil secara politis melihat perilaku serupa ini dalam cahaya yang jauh lebih menguntungkan.

 Singkatnya, bukan hanya apa yang Anda lakukan sebagai manajer, tapi bagaimana Anda melakukannya – dan orang yang cerdas secara politis lebih mampu mengelolanya tanpa tampil sebagai bos atau diktator.
Kunci untuk tampil berpengaruh daripada licik, egois, atau manipulatif adalah komponen dlm ketulusan keterampilan politik yang nyata. 

Pikirkan Eddie Haskell dari serial TV klasik, Leave It to Beaver, yang berusaha keras untuk membuat orang tua tidak membodohi siapa pun. Orang akan lebih percaya dan percaya diri pada Anda dan akan lebih bersedia untuk mempertimbangkan gagasan Anda sejauh mereka tidak merasakan agenda tersembunyi.

 Dan ini kembali pada perbedaan utama antara politik yang baik dan buruk.
Apakah mencuci tangan politik Anda dengan kemurnian tinggi atau meremas tangan Anda dengan jijik,

 memilih untuk tidak memainkan permainan politik di tempat kerja tidak hanya naif, tapi juga membuat Anda berada pada posisi yang kurang menguntungkan.

  Ada cara untuk menggunakan peraturan tak tertulis untuk berkontribusi pada kebaikan yang lebih besar, memajukan minat Anda, dan menjaga kehormatan dan martabat Anda.