Cara Meningkatkan Kemampuan Komunikasi dalam mendengarkan

 

Mendengarkan adalah pondasi penting komunikasi, komunikasi adalah dua arah, bila anda ingin yang anda sampaikan sesuai yang anda maksud, maka anda harus bisa mendengarkan.

Sering kali orang berkata komunikasi dgn seseorang sangat susah, pertanyaannya apakah anda sudah bisa menangkap apa yang mereka sampaikan ?

 

Kiat tentang cara meningkatkan kemampuan Anda untuk tidak hanya mendengar apa yang dikatakan orang, tetapi untuk benar-benar mendengarkan. :

 

Pemahaman

Banyak kesalahpahaman dapat dihindari dengan beberapa pertanyaan sederhana. Jika Anda tidak yakin seratus persen apa yang dikatakan seseorang, cobalah untuk ulang kata-katanya dan tanyakan apakah itu yang mereka maksud.

Anda tidak akan terlihat bodoh

 

Image result for pinterest  team goal gif

Matikan Ponsel Anda

Ini adalah dasar kesopanan, jika seseorang berbicara dengan Anda dan Anda sibuk update Instagram,

Sederhana, Anda tidak benar benar memperhatikan.

Mendengarkan bukan hanya telinga, menangkap, tapi lebih dari itu , itu perlu sikap,perhatian.

Sebagian besar komunikasi kita berasal dari lebih dari kata-kata,dan Anda tidak cukup memperhatikan seseorang untuk mendapatkan subteks.

Bahkan ketika berkomunikasi lewat ponsel

 

 

 

Tahan memaksakan opini anda.

 

“Mendengarkan membantu Anda menangani konflik, mengekspresikan rasa hormat dan menjadi pemimpin yang lebih baik,”. “Sayangnya, kebanyakan orang tidak ingat karena mereka tidak mendengarnya sejak awal.”

Tetapi ketika Anda mendiskusikan sesuatu, Anda tidak akan benar-benar dapat menerima apa yang dikatakan orang lain jika Anda tidak dapat melepaskan ide-ide Anda tentang apa yang mereka katakan lebih dulu.

Ada beberapa pendapat pribadi yang tidak pernah ingin lepaskan, tetapi jika Anda ingin benar-benar memahami sudut pandang seseorang, duduk di ujungnya tanpa mengganggu akan membantu.

Sampaikan pendapat anda, setelah mereka selesai bicara, “secara sadar memutuskan untuk memberi masukan.”

Anda memimpin seseorang sehingga Anda dapat mempelajari lebih lanjut,

Jangan biarkan keinginan Anda untuk mendominasi

Dalam situasi yang tepat, menahan diri bisa sama kuatnya.

 

 

Dengarkan keheningan.

Hal lain yang disebutkan oleh Psychology Today adalah pentingnya memperhatikan apa yang tidak dikatakan.

Mereka memberikan contoh berbicara dengan seseorang yang tidak pernah ingin mendiskusikan hubungan pribadi, tetapi selalu mau mengobrol tentang pekerjaan.

Itu semacam bendera merah jika Anda sedang berkencan, tetapi bagus jika Anda mencari mitra bisnis. Dan jika, katakanlah, Anda adalah reporter investigasi, Anda mungkin akan memperhatikan topik yang terus dihilangkan oleh subjek Anda — dan mendorong lebih keras ke arah itu.

Sebagian besar dari kita tidak melakukan interogasi, tetapi masih banyak yang harus dipelajari tentang seseorang berdasarkan pada apa yang mereka hindari untuk dibicarakan.

 

 

Justifikasi

Setelah memahami fakta, Anda perlu memahami alasan seseorang untuk membagikannya.

menganalisis apa yang mereka katakan saat ini, tetapi bukannya menanggapi dengan pendapat saya sendiri,

“Kamu telah mengatakan A dan B. Apakah itu berarti kamu percaya C?”

Itu memberi mereka kesempatan untuk mengklarifikasi, atau setuju.

Orang jarang menceritakan sebuah kisah tanpa alasan. Mencari tahu apa alasannya adalah tantangannya.

 

Terus mencoba

Ini semua terdengar melelahkan. Ini!

Mendengarkan dengan aktif adalah keterampilan yang diasah, dan yang dapat Anda gunakan atau tidak.

Ada juga seluruh kursus tentang mendengarkan, karena tidak semua orang yang Anda dengarkan adalah pembicara yang baik.

Terkadang orang-orang membosankan, berkelok-kelok, dan terganggu. Tetapi terkadang mereka memiliki informasi yang berguna. Anda harus tahu cara mengekstraknya.

 

Tahu Kapan Untuk Berhenti

Terkadang Anda tidak bisa mendengarkan! Saya tidak bisa memperhatikan seseorang ketika saya hangar, lelah atau stres, dan ketiga hal itu dapat muncul dalam pembicaraan panjang. Sunny Sea Gold menulis dalam Scientific American bahwa dia telah dituduh sebagai pendengar yang buruk oleh suaminya. Dia mewawancarai peneliti psikologi John Stewart, penulis U & Me: Berkomunikasi di Saat-Saat Itu, dalam upaya untuk meningkatkan. Stewart mengatakan bahwa sangat penting untuk mengetahui kapan Anda tidak dapat lagi memperhatikan:

 

“Mendengarkan dengan tulus membutuhkan kerendahan hati dan rasa ingin tahu — dan tidak dapat berhasil dipalsukan,” kata Stewart. Jika Anda merasa tidak enak badan, jika Anda terburu-buru, terburu-buru atau terlalu stres, Anda tidak akan dapat benar-benar bisa mendengar dan bisa selalu ingin tahu selama percakapan,

Meyakinkan seseorang bahwa sudah waktunya untuk berhenti adalah keterampilan yang sangat berbeda dari mendengarkan, tetapi inilah sesuatu yang dapat Anda katakan: “Saya pikir percakapan ini penting, tapi saya butuh waktu sehingga saya bisa memberikan perhatian saya yang tak terbagi.” Dan jika seseorang tidak mendapatkan itu, merekalah yang perlu bekerja untuk mendengarkan.

Kenapa Project tidak semudah yang dibayangkan?

Ketika Anda melihat project jutaan dolar yang sukses dan berhasil,

Anda mungkin berpikir itu semua mudah, yang penting ada uang semua beres, namun semuanya tak semudah yang dibayangkan

Prosesnya rumit dan membutuhkan rencana yang rumit untuk dieksekusi.

 

Kenyataan: 70% project gagal.

Apa yang lebih buruk? 17% dari kegagalan project IT yang bernilai besar  mengancam keberadaan perusahaan.

Anda pasti tidak ingin menjadi bagian dari statistik di atas.

 

 

Apakah Anda merasa manajemen project Anda menyebalkan?

Apakah Anda mencoba mengidentifikasi cara untuk membuatnya berfungsi? Berikut adalah alasan yang mungkin, dan apa yang dapat Anda lakukan.

 

  1. Anda tidak menggunakan tool yang tepat, project management information system

Apakah Anda melakukan manajemen project di Excel? Apakah Anda hanya menggunakan pena dan kertas? Jika Anda melakukan salah satu dari ini, itu benar-benar menyebalkan.

Jika Anda menggunakan perangkat lunak manajemen project, apakah Anda yakin Anda memilih yang tepat untuk Anda?

Project yang bagus sama bagusnya dengan alatnya.

Alat yang salah mengacaukan project yang berpotensi sukses.

Sulit untuk bekerja dengan tim yang menggunakan perangkat lunak yang tidak ramah pengguna dan tidak kolaboratif.

 

Solusi: Dapatkan platform terpadu yang baik yang membantu Anda mengelola project Anda dengan lancar. Fitur penting dari alat yang berharga termasuk perencanaan project, penjadwalan, pelaporan, pelacakan waktu, penganggaran project dan penagihan. Alat-alat tersebut akan membantu project yang sukses untuk menangani banyak tanggung jawab yang mereka miliki dengan sempurna.

 

  1. Anda tidak meletakkan fondasi untuk sukses, blue print, feasibility study.

Mari jujur. Sebelum Anda membangun rumah, cetak biru harus dilakukan dengan benar. Pondasi harus solid. Strategi manajemen project Anda mungkin menyedot karena Anda tidak merencanakan dengan benar. Anda mungkin mulai secara prematur tanpa menyelesaikan semua detail project. Dengan cara ini, tujuan yang ditetapkan tidak jelas dan tidak ada kriteria keberhasilan yang terukur.

 

Solusi: Buat rencana pemenangan  sebelum Anda memulai project. Dapatkan masukan dari semua pemangku kepentingan. Luangkan waktu Anda untuk meneliti alat dan metodologi apa yang paling berhasil saat itu. Pastikan seluruh tim memahami apa yang diharapkan. Rencana induk ini harus rinci dan tujuan dapat diukur. Tunjukkan tanggal dan garis waktu realistis yang ditunjukkan. Tentu, beberapa hal bisa berubah. Tetapi dengan rencana yang bagus, lebih mudah untuk menyesuaikan.

 

  1. Masalah Project Team

Salah satu hal yang dapat membuat Anda sakit kepala menyengat adalah memiliki tim yang salah. Ini adalah masalah besar yang dapat membuat project Anda gagal total. Masalah tim kerja termasuk komitmen, skill, komunikasi yang buruk, pemborosan waktu, pengiriman berkualitas rendah, kurangnya profesionalisme dan prioritas yang berubah.

Gambar terkait

Beberapa orang mungkin berakhir dengan melewatkan atau mengacaukan tugas-tugas penting karena mereka menganggapnya berlebihan. Akan sangat merepotkan jika beberapa orang bahkan tidak mengerti apa keseluruhan project ini.

 

 

Solusi: Ini dapat dikurangi dengan hati-hati memilih anggota tim yang harus menjalankan project. Biarkan mereka semua mengerti dan berkomitmen pada tujuan. Buat alur kerja yang tepat dan beri setiap orang daftar tugas yang jelas. Di sinilah pemantauan project datang. Ini memastikan semua metrik project bergerak dengan lancar. Anda dapat mengidentifikasi masalah apa pun yang mengacaukan ruang lingkup project, anggaran, dan tenggat waktu. Anda dapat menggunakan aplikasi yang memungkinkan semua anggota untuk melihat apa yang dilakukan oleh kolaborator lain. Ini dapat mengurangi jumlah pertemuan yang dibutuhkan.

 

  1. tidak siap untuk perubahan, antisipasi

Apa yang terjadi pada Nokia? Bagaimana dengan MySpace? Memotret dgn kodak? Anda mendapatkan arus. Untuk melangkah jauh, Anda harus terus-menerus menerima perubahan. Suatu masalah mungkin muncul di tengah project dan mengancam untuk membawa semuanya jatuh. teknologi superior dapat muncul yang dapat mempercepat kecepatan implementasi project Anda. Beberapa proses project dapat menjadi benar-benar berlebihan karena banyak hal berubah. Jika Anda tidak merangkul perubahan, Anda akan segera menjadi bahan tertawaan bagi pesaing Anda.

 

Solusi: Untuk memperbaikinya, pertahankan detail project Anda dengan jelas, terdokumentasi dan terkontrol. Fokus pada tujuan akhir. Jika sesuatu muncul yang membuktikan, tanpa keraguan, akan meningkatkan kelayakan project, berikan kesempatan. Tidak ada yang tahu masa depan. Tetapi kemampuan untuk memprediksi dan beradaptasi dengan cerdas dapat membuat Anda bergerak lebih cepat daripada pesaing Anda.

 

Anda harus menggunakan alat yang tepat, meletakkan fondasi untuk sukses, menghindari masalah kerja tim dan mengantisipasi perubahan. Ketika dilaksanakan dengan baik, Anda akan mencapai tingkat yang Anda rencanakan. Tidak, itu tidak akan mudah. Tetapi dengan kerja keras dan dedikasi, semuanya akan sepadan.

Global collaboration, watch to the time synchronization

now, world is small, across countries  work together to achieve a company objectives,

but do not forget to understand enterprise environmental factor, this is primary condition for each countries, included unique local time,

how to understand are makes your work more faster,

you sleep, the other are do works, but dont invited them to joint conf call meeting, if their countries still dark.

 

hence use some tool of time converter will be great affected result to collaboration,

 

manteb kan bro..

example

 

https://www.worldtimebuddy.com/

worldtime buddy

 

 

Tiga terbesar masalah dalam Manajemen Proyek

Bagaimana Memperbaiki Tiga Masalah terbesar dalam Manajemen Proyek  yang dihadapi Bisnis Anda
Oleh Maren Hogan

Ketika kantor cabang pertama kali dimulai, saya adalah satu-satunya manajer proyek. Saat itu, staf saya tidak cukup berkembang untuk mengelola proyek sendiri. 
Tapi seiring bisnis telah berkembang, begitu juga kebutuhan saya untuk mendelegasikan.

 Bisnis lain mungkin terkait dengan ini, karena 97% organisasi percaya bahwa manajemen proyek sangat penting bagi kesuksesan dan kinerja bisnis organisasi. 

Sesuatu yang sangat penting bagi kesuksesan,  usaha kecil tidak boleh dianggap enteng, dan proses manajemen proyek yang salah dapat menghancurkan pertumbuhan bisnis secara keseluruhan.

Masalah Nomor 1: Tim Anda Tidak Mengerti Proyek

Salah satu masalah yang paling jelas terjadi saat tim Anda tidak mengerti proyeknya.
 Ini adalah hasil dari kurangnya komunikasi antara manajemen puncak, manajer proyek dan Anda. 
Sebagai pemilik perusahaan, adalah tugas Anda untuk memastikan tim manajemen dan manajer proyek Anda (PM) dilengkapi dengan alat yang mereka butuhkan untuk mendapatkan informasi yang akurat mengenai proyek tersebut.
  Anda perlu memastikan bahwa mereka memiliki semua yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan proyek.
 Apakah mereka memerlukan akses ke file, faktur, proposal klien, informasi anggaran atau jaminan komunikasi klien, pastikan PM Anda mengetahui cara mengakses informasi yang sesuai.

Soal No. 2: Manajer Proyek  Terlalu Santai Atau Tegang
Tidak semua orang bisa menjadi manajer proyek, dan memiliki seseorang yang terlalu lemah tentang tenggat waktu atau pekerjaan yang perlu dilibatkan membuat tim Anda menganggur dan frustrasi. 
Di sisi lain, seorang manajer proyek yang terlalu kaku dan micromanaging bisa membanjiri dan mendemotivasi tim Anda. 
Jika Anda memiliki pemula manajemen proyek, pastikan untuk memberikan evaluasi rekan sebaya yg lbh senior,
 Ini akan memberi Anda pandangan 360 derajat tentang bagaimana tim benar-benar tampil bersama, terutama PM.

 Pertanyaan yang harus Anda tanyakan meliputi:

Apakah manajer proyek Anda membantu dan bersedia membantu informasi yang tidak dapat Anda temukan sendiri?

Apakah manajer proyek Anda positif dan optimis tentang proyek ini?

Apakah mudah bagi Anda untuk menghubungi dan berkomunikasi dengan manajer proyek Anda?

Ajukan pertanyaan terbuka dan mintalah anggota tim untuk membagikan pengalaman mereka. 
Informasi ini akan membantu Anda menetapkan proyek masa depan, dan Anda akan melihat bahwa setiap PM memiliki gaya mereka sendiri – yang dapat bekerja dengan baik dengan gaya proyek yang spesifik.

Masalah No. 3:  target Waktu   yg Tidak realistik
Jika PM Anda tidak dapat membayangkan gambaran besarnya dan memahami beban kerja tim, maka proyek tidak akan selesai pada batas akhir. 
PM harus dapat melihat bahwa setiap anggota tim berkontribusi pada setiap proyek yang sedang berjalan dan meramalkan hasil akhirnya. 
Saya melihat perubahan yang paling banyak terjadi dalam jadwal proyek, dan memasuki praktik mendorong tenggat waktu kembali bisa menjadi mimpi buruk bagi produktivitas tim (dan pada akhirnya reputasi perusahaan Anda).
Meskipun Anda membutuhkan cukup waktu untuk memberikan pekerjaan yang melebihi harapan klien Anda, Anda juga perlu tahu di mana dan bagaimana Anda bisa mendapatkannya. 
Mintalah bantuan perangkat lunak manajemen proyek  yang memungkinkan manajer proyek menetapkan tugas, menetapkan tenggat waktu dan memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Karyawan kemudian dapat melacak waktu mereka, dan PM dapat memperoleh laporan terperinci mengenai setiap proyek untuk melihat apakah perkiraan tersebut terlalu tinggi (atau meremehkan) proyek tertentu.
Jika Anda sudah memiliki atau berpikir untuk mendelegasikan manajemen proyek, waspadalah terhadap ketiga isu ini. Jadilah proaktif dalam memperbaiki masalah ini, dan pertimbangkan bagaimana perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu Anda. 

Jangan lupa untuk melakukan peer review setelah proyek selesai, dan berikan akses PM Anda ke semua informasi penting yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
 Bagaimanapun, kesuksesan bisnis Anda pada akhirnya tergantung pada kinerja tim Anda.

Dasar project management , manajemen proyek dasar.

Manajer Proyek yang sukses,
 sekaligus harus dapat mengatur empat elemen dasar sebuah proyek: 

1. ruang lingkup/scope, 

2. sumber daya/resources, 

3. schedule, dan 

4. uang. 

Unsur-unsur ini saling terkait dan harus dikelola bersama sehingga proyek dan manajer proyek bisa menjadi sukses.

Lingkup: hasil dari proyek, tujuan,
Sumber daya: Orang, peralatan, material
Schedule: Jangka waktu tugas,target,dead line, ketergantungan dgn aktivity lain, critical path.
Money/uang: Biaya, kontinjensi, keuntungan.

Mari Kita bahas lbh detail,

Elemen Paling Penting, adalah: Ruang Lingkup / scope.
Lingkup proyek adalah definisi dari apa yang seharusnya dicapai dan anggaran (waktu dan uang) yang telah dibuat untuk mencapai tujuan ini.
 Sangat penting bahwa setiap perubahan pada lingkup proyek memiliki perubahan yang sesuai dalam anggaran, waktu dan / atau sumber daya. 

Jika lingkup proyek adalah membangun sebuah bangunan untuk menampung tiga widget dengan anggaran sebesar $ 100.000, 
manajer proyek diharapkan melakukan hal itu. 
Namun, jika ruang lingkupnya diubah menjadi bangunan untuk empat widget,

 manajer proyek harus memperoleh tambahan waktu, uang dan sumber daya yang tepat.

Sumber daya
Ada 3 aspek untuk memahami dan mengelola sumber daya:
People, Equipment, Material
Manajer Proyek yang sukses harus secara efektif mengelola sumber daya yang ditugaskan pada proyek, termasuk anggota tim proyek, staf penjual, dan subkontraktor. 

Anda harus memastikan bahwa karyawan Anda memiliki keterampilan dan alat yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, dan Anda harus terus memantau apakah Anda memiliki cukup banyak orang untuk menyelesaikan proyek dengan tenggat waktu.

Ini akan menjadi tugas Anda untuk memastikan bahwa setiap orang memahami tugasnya dan tenggat waktu proyek.

Bila Anda mengelola karyawan langsung, anggota senior dari setiap kelompok karyawan melapor kepada Anda.

 Karyawan juga mungkin memiliki manajer lini yang memberikan arahan teknis. 

Dalam situasi manajemen matriks, seperti tim proyek, tugas Anda adalah juga  memberikan report informasi jelas proyek kepada manajer lini.

 
Mengelola subkontrak tenaga kerja biasanya berarti mengelola tim yang memimpin pekerja subkontrak, yang pada gilirannya mengelola pekerja tersebut.
Seorang manajer proyek sering harus menyediakan peralatan dan bahan dan mengatur penggunaannya, sehingga tim beroperasi dengan efisien. 
Anda bertanggung jawab untuk memiliki peralatan dan bahan yang sesuai di lokasi yang benar pada waktu yang tepat.
Waktu/schedule
Ada 3 elemen untuk manajemen waktu yang berhasil:
Tasks, Schedule, Critical Path
Buat jadwal proyek dengan mencantumkan atribut deskripsi informasi yg jelas dan tepat, dalam urutan  yg sesuai, pastikan ada semua daftar tugas yang perlu diselesaikan – beberapa harus dilakukan secara berurutan, yang lain dapat tumpang tindih atau dilakukan bersamaan.

 Tetapkan durasi untuk setiap tugas. Alokasikan sumber daya yang dibutuhkan Tentukan pendahulunya/ predecessor (tugas apa yang harus diselesaikan sebelumnya) dan penerusnya/successor (tugas yang tidak bisa dimulai sampai setelah) setiap tugas.

Perangkat lunak manajemen proyek dapat menyederhanakan tugas untuk menciptakan dan mengelola jadwal proyek.

Beberapa tugas memiliki sedikit fleksibilitas pada tanggal awal dan akhir yang mereka butuhkan. Ini disebut float.
 Tugas lainnya tidak memiliki fleksibilitas, floatnya nol . 
Sebuah garis melalui semua tugas dengan float nol disebut jalur kritis / critical path.

 Semua tugas di jalur ini, dan bisa ada banyak, jalan paralel harus selesai tepat waktu jika proyek dapat selesai tepat waktu.

Tugas manajemen tugas utama Manajer Proyek adalah mengelola jalur kritis.

Uang
Ada 3 pertimbangan dalam mengelola uang:
Biaya, Kontenensi/buffering, Profit.
Setiap tugas memiliki biaya, entah itu biaya jam kerja pemrogram komputer atau harga beli dari halaman kubik beton.
 Dalam menyusun anggaran proyek, masing-masing biaya tersebut diperkirakan dan kemudian dihitung.

 Beberapa dari perkiraan ini akan lebih akurat daripada yang lain. Dengan demikian, anggaran proyek harus mencakup tunjangan kontinjensi. Ini adalah uang yang disisihkan dalam anggaran “untuk berjaga-jaga” biaya sebenarnya dari barang tersebut sangat berbeda dari perkiraan.
Keuntungan adalah uang yang ingin dihasilkan perusahaan dari project ini.
Ini diletakkan di atas biaya.
Jadi anggaran proyek terdiri dari perkiraan biaya, ditambah kontinjensi, ditambah keuntungan apapun.

Tugas manajer proyek adalah menjaga biaya aktual  di bawah perkiraan biaya dan untuk memaksimalkan keuntungan yang diperoleh perusahaan dalam proyek.
Seni dan Ilmu Pengetahuan
Manajemen proyek yang sukses adalah kombinasi antaran  seni dan sains yang membutuhkan latihan.
 Gagasan yang disajikan di atas dapat memberi Anda pemahaman dasar tentang manajemen proyek, namun anggap ini hanya permulaan. 

Jika pekerjaan atau jalur karier Anda mencakup manajemen proyek, dan Anda ingin meningkatkan kemampuan Anda, bicaralah dengan manajer proyek yang berhasil, baca, dan praktikkan.

 Manajemen proyek bisa menjadi karir yang sangat memuaskan.